Если топливо использовано в выходные дни не для нужд организации

Ситуация. На балансе ООО числятся в составе основных средств служебные легковые автомобили. Выходные дни на предприятии – суббота, воскресенье. Отпуск нефтепродуктов по электронным картам отражается в отчете поставщика за месяц.

Как правильно отразить в бухгалтерском учете ООО списание топлива в выходные дни по данным служебным легковым автомобилям, если отсутствует приказ на производственную необходимость?

Юридические вопросы, на которые важно обратить внимание

В вопросе организации не сказано, на каких правовых основаниях автомобиль организации используется в выходные дни не в производственных целях. Возможными видами сделок являются договор безвозмездного пользования, договор аренды. Передача оформляется, как вариант, актом приема-передачи.

Например, по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 643 ГК¹).

Право передачи вещи в безвозмездное пользование принадлежит ее собственнику и иным лицам, управомоченным на то законодательством или собственником (п. 1 ст. 644 ГК).

При этом важно отметить, что коммерческая организация не вправе передавать имущество в безвозмездное пользование лицу, являющемуся собственником имущества этой организации, ее учредителем, участником, руководителем, членом ее органов управления или контроля (п. 2 ст. 644 ГК).

От вида правоотношений зависит порядок бухгалтерского учета и налогообложения хозяйственных операций по использованию автомобиля в выходные дни не для нужд организации (учет амортизации, НДС).

Как можно предположить из вопроса, в выходные дни топливо используется в личных целях работников. Исходя из данного предположения рассмотрим, что нужно учитывать в такой ситуации.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН являются для работодателей и работающих граждан – выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем № 115², но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы, если иное не установлено Президентом (п. 1 ст. 4 Закона № 118-З³).

Объектом для начисления страховых взносов в Белгосстрах являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем № 115 (п. 2 Положения № 1297⁴).

В Перечень № 115 включены суммы средств работодателя, направляемые (возмещаемые) на оплату транспортных услуг по перевозке работников к месту работы и обратно, а также при исполнении работниками трудовых обязанностей (подп. 9.4 п. 9 Перечня № 115).

Таким образом, стоимость топлива, оплаченного за счет организации, использованного в личных целях работников в выходные дни, является объектом для исчисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Справочно: в п. 13 Перечня № 115 включены выплаты, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей, полученные работником в виде материальной и (или) иной помощи, оплаты стоимости путевок, билетов на культурные мероприятия, услуг физкультурно-оздоровительного характера, включая оплату абонементов, призов, подарков (за исключением выплат, указанных в подп. 9.6 п. 9 и п. 12 Перечня № 115), от работодателя:

– по основному месту работы, – в размере, предусмотренном в абз. 2 ч. 1 п. 23 ст. 208 НК, в течение календарного года (подп. 13.1 Перечня № 115);

– при работе по внешнему совместительству, – в размере (применительно к каждому работодателю), предусмотренном в абз. 3 ч. 1 п. 23 ст. 208 НК, в течение календарного года (подп. 13.2 Перечня № 115).

Подоходный налог

Согласно подп. 1.1 п. 1 ст. 196 НК⁵ объектом налогообложения подоходным налогом с физических лиц признаются доходы, полученные плательщиками от источников в РБ и (или) от источников за пределами РБ, – для физических лиц, признаваемых налоговыми резидентами РБ в соответствии со ст. 17 НК.

В п. 2 ст. 196 НК перечислены доходы, не признаваемые объектом налогообложения подоходным налогом с физических лиц.

При определении налоговой базы подоходного налога с физических лиц учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 199 НК).

Таким образом, стоимость топлива, оплаченного за счет организации, использованного в личных целях работников в выходные дни, является объектом для исчисления подоходного налога.

Справочно: освобождаются от подоходного налога с физических лиц не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в т.ч. в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением доходов, указанных в п.п. 12, 14, 29 и 30 ст. 208 НК), полученные от:

– организаций, индивидуальных предпринимателей, нотариусов, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в т.ч. полученные пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у индивидуальных предпринимателей, – в размере, не превышающем 2821 бел. руб., от каждого источника в течение налогового периода.

– иных организаций, индивидуальных предпринимателей, нотариусов, за исключением доходов, указанных в п. 38 ст. 208 НК, – в размере, не превышающем 186 белорусских рублей, от каждого источника в течение налогового периода (ч. 1 п. 23 ст. 208 НК).

НДС

Объектами налогообложения НДС признаются обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории РБ, включая обороты по безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), имущественных прав (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК) (за исключением случаев безвозмездной передачи, перечисленных в подп. 2.5 п. 2 ст. 115 НК).

При безвозмездной передаче приобретенных товаров налоговая база определяется исходя из цены их приобретения (п. 14 ст. 120 НК).

Бухгалтерский учет

Стоимость запасов, переданных безвозмездно, включается в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90‑10 «Прочие расходы по текущей деятельности») (абз. 1, 4 п. 13 Инструкции № 102⁶).

Таким образом, в бухгалтерском учете организации следует отразить:

Содержание операции	Д-т сч., субсч.	К-т сч., субсч.
Отражена стоимость приобретенного топлива	10-3 «Топливо»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражен «входной» НДС по топливу	18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена стоимость топлива, использованного работниками в личных целях	90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»	10-3 «Топливо»
Отражено начисление НДС	90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»	68 «Расчеты по налогам и сборам»
Отражено удержание страховых взносов в ФСЗН по ставке 1%*	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Отражено исчисление страховых взносов в ФСЗН для работодателя (28% + 6%)*	90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»	69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Отражено исчисление страховых взносов в Белгосстрах*	90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности»	76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»
Отражено исчисление подоходного налога*	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68 «Расчеты по налогам и сборам»

*Для определения необходимости отражения страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах, а также подоходного налога необходимо учесть информацию, приведенную в соответствующих разделах данной статьи.

¹Гражданский кодекс (далее – ГК).

²Перечень выплат, на которые не начисляются взносы на государственное социальное страхование, в том числе на профессиональное пенсионное страхование, в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утв. постановлением Совмина от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень № 115).

³Закон от 15.07.2021 № 118-З «О взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь».

⁴Положение о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совмина от 10.10.2003 № 1297 (далее – Положение № 1297).

⁵Налоговый кодекс (далее – НК).

⁶Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102.