Расходы в командировке и командировочные расходы

Работник организации командируется за границу для участия в международной конференции по тематике, связанной с деятельностью предприятия. Рабочий язык конференции – английский, в связи с чем подготовленный для выступления на конференции доклад переводится на английский язык. Оплата перевода производится командируемым работником.

По месту командирования работник производит также оплату организационного взноса в размере 100 EUR, обеспечивающего покрытие расходов на публикацию тезисов докладов участников конференции и организационные расходы на проведение конференции.

Документы, подтверждающие оплату перевода и организационного взноса, представлены работником в бухгалтерию предприятия по возвращении из командировки.

Являются ли расходы работника на перевод доклада на язык конференции и на оплату организационного взноса командировочными расходами? Может ли предприятие возместить работнику произведенные им расходы на перевод доклада и оплату организационного взноса?

Возмещение расходов на перевод и оплату организационного взноса возможно при условии их обоснованности и соответствующего документального подтверждения.

Согласно ч. 1 ст. 91 Трудового кодекса служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам при служебных командировках за границу определяются Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить ему расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, по проживанию вне места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п. 8 Инструкции № 115).

Перечень иных расходов, которые могут производиться командированным работником, и порядок их возмещения приведены в гл. 6 Инструкции № 115.

Расходы, произведенные работником в связи с переводом доклада на английский язык и оплатой организационного взноса, обусловленного его участием в конференции, в гл. 6 Инструкции № 115 не поименованы. Следовательно, такие расходы к командировочным не относятся.

Вместе с тем если указанные расходы были произведены работником на основании решения нанимателя и в бухгалтерию в установленный срок представлен отчет об израсходованных в интересах организации суммах личных денежных средств с подтверждающими документами, полагаем, что организация вправе возместить работнику произведенные им расходы на оплату перевода текста его выступления на конференции на английский язык, а также организационного взноса, поскольку эти расходы обусловлены условиями участия в проводимой конференции.

Подтверждением обоснованности произведенных расходов на оплату перевода текста доклада на английский язык и оплату организационного взноса, по нашему мнению, являются:

– приглашение от организатора конференции на участие в конференции представителя (представителей) организации;

– программа конференции с указанием в ней:

а) рабочего языка конференции, обуславливающего необходимость перевода текста доклада на английский язык;

б) наименования выступления работника по соответствующей теме;

в) величины организационного взноса за очное участие в конференции для зарубежных участников;

– оригинальный текст доклада и его перевод на английский язык;

– документы, подтверждающие выполнение работ по переводу и их оплату работником;

– документы, подтверждающие оплату командированным работником организационного взноса.

Ответ: Нет, не являются.