Работник задержался в командировке на выходные
Работник направлен в служебную командировку в пределах Беларуси на 3 дня с 16.05.2018 г. по 18.05.2018 г. (со среды по пятницу). Работник высказал пожелание остаться на выходные дни (суббота, воскресение) в месте командирования по завершению командировки.
Как документально оформить и рассчитать расходы при направлении работника в служебную командировку при условии, что срок командировки установлен по пятницу включительно, а работником по согласованию с нанимателем обратный билет из места командирования приобретен на воскресенье?
Порядок направления работников в командировки в пределах Беларуси регулируют:
1) Трудовой кодекс;
2) Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановление Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
3) постановление Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках».
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (ст. 93 ТК). При необходимости работнику выдается также командировочное удостоверение по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35.
Приказ является основанием для выдачи аванса и возмещения предусмотренных законодательством расходов работнику, направленному в служебную командировку (п. 2 Инструкции № 35).
Другими словами, конкретные условия и сроки командирования работника должны быть указаны в приказе (распоряжении) нанимателя.
Нормами ст. 95 ТК, п. 4 Инструкции № 35 предусмотрено возмещение нанимателем следующих расходов при направлении работника в служебную командировку:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
3) за проживание вне места жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или с ведома нанимателя расходы.
В рассматриваемой ситуации, когда работник возвращается из места командирования не в день окончания срока командировки, а в выходной (праздничный) день, следующий за днем окончания срока командировки, применяются нормы п. 6 Инструкции № 35, а именно: в случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
Следовательно, наниматель возмещает в полном объеме расходы по проезду из места служебной командировки обратно, но не начисляет и не выплачивает расходы по проживанию вне места жительства (суточные) за 2 выходных дня. Также за выходные дни не компенсируются расходы по найму жилого помещения, если они были.
Рассмотрим, как правильно документально оформить направление работника в командировку в такой ситуации.
Прежде всего необходимо издать приказ (распоряжение) о командировании. В нем стоит особо оговорить возвращение работника из командировки не в день ее окончания.
Пример приказа
ПРИКАЗ 14.05.2018 г. № 28/12
г. Минск О командировании В связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ: 1. ИВАНОВУ Анну Ивановну, специалиста по продажам, командировать в ООО «Ласточка» г. Гомель на 3 дня с 16.05.2018 г. по 18.05.2018 г. для проведения тренингов. 2. Разрешить выбытие из командировки Ивановой А.И. 20.05.2018 г. с возмещением расходов по проезду из г. Гомеля обратно, без начисления расходов по проживанию вне места жительства (суточных) и расходов по найму жилого помещения за 19.05.2018 г. и 20.05.2018 г. Директор Петров А.Н. С приказом ознакомлена Иванова А.И. «__»______ 2018 г. |
Обратим внимание на оформление командировочного удостоверения. Срок командировки в нем указывается в соответствии с приказом нанимателя (т.е. на 3 дня с 16.05.2018 г. по 18.05.2018 г.). Отметка о выбытии из места командирования должна быть произведена 18.05.2018 г. Отметка о прибытии на место работы производится в первый рабочий день после выходных, т.е. в рассматриваемой ситуации – 21.05.2018 г.
Таким образом, при надлежащем оформлении всех необходимых документов и предоставлении соответствующих первичных документов, подтверждающих понесенные расходы, работнику будут компенсированы:
1) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения за период 16.05.2018 г. – 18.05.2018 г.;
3) за проживание вне места жительства (суточные) за период 16.05.2018 г. – 18.05.2018 г.