Не заканчиваются вовремя и малоэффективны: как проходят совещания в белорусских офисах
Фото: freepik.com
Исследовательское агентство «Информационный капитал» (ICRA Research Agency) решило узнать, как сотрудники белорусских офисов оценивают совещания, которые проходят у них с участием глав компаний. «ЭГ» узнала, какой формат для таких совещаний выбирает бизнес, влияют ли они на ключевые решения о развитии компаний и как сотрудники оценивают их эффективность.
Исследование проводилось в июне 2023 г. Участие в нем приняли 240 респондентов (54,2% из них – женщины, 45,8% – мужчины).
Что касается должностей, то на вопросы отвечали:
– специалисты (29,7%);
– линейные руководители (34,7%);
– топ-менеджеры (20,9%);
– собственники компании (14,6%).
Размер компаний, чьи сотрудники стали участниками опроса:
– до 15 человек – 25%;
– от 16 до 100 человек – 33,8%;
– от 101 до 250 человек – 16,7%;
– более 250 человек – 24,6%.
Наиболее популярными совещаниями в белорусских компаниях с участием первого лица компании являются:
– оперативные еженедельные совещания (70,83%);
– регулярные встречи в формате «1 х 1» с прямыми подчиненными/заместителями (42,5%);
– совещания по повышению эффективности бизнеса (41,67%).
Самые актуальные темы совещаний:
– развитие компании и эффективность ее функционирования (83%);
– работа с клиентами и продажи (62%);
– кадровые вопросы (35%).
Регулярность проведения совещаний с участием первого лица компании:
– раз в неделю (29,2%);
– раз в две недели (20,8%);
– раз в месяц (20,8%).
Чаще всего продолжительность проведения такого совещания составляет: от 1,5 часа до 4 часов (52,9%); 1 час (34,6%); до 30 минут (8,3%).
Примечательно, что в 4,2% компаний такие совещания длятся весь день.
Средняя продолжительность еженедельных совещаний с участием главы компании составляет около 2 часов.
В среднем, первое лицо и топ-менеджеры компаний проводят на совещаниях 142 часа (18 рабочих дней) в год.
При этом чаще всего на совещаниях с участием руководителей присутствует от 6 до 10 человек (54,2%); от 3 до 5 человек (29,2%); свыше 10 человек (12,5%). Средний состав участников совещаний с участием первого лица компании составляет 7 человек.
Формат проведения встреч:
– только оффлайн совещания (28,9%);
– 50% онлайн и 50% оффлайн (21,5%);
– только онлайн (20,7%).
Полезность совещаний с участием первого лица компании участники опроса оценили в 6,67 баллов. Это, по мнению исследователей, достаточно низкое значение.
В ходе проведения совещаний и по их итогу чаще всего в белорусских компаниях решения принимаются первым лицом компании после обсуждения (32%) и на основе консенсуса мнений всех участников совещания (29%).
В 25% компаний нет понятной и прозрачной процедуры принятия решений по результатам обсуждения на совещании.
Реже всего в белорусских компаниях используются следующие методы принятия решений по результатам обсуждения на совещании:
– голосование большинством в 2/3 голосов (3,75%);
– единоличное решение первого лица компании без обсуждения (5%).
Наивысшие оценки (по 10-бальной шкале) качества совещаний, проводимых в белорусских компаниях с участием первого лица, получили следующие параметры (более 7 баллов):
1. Приглашения к участию в совещании приходят заблаговременно – 9,96.
2. Ведущие совещания хорошо управляют дискуссией – 9,67.
3. Дискуссии проходят в уважительной манере – 7,75.
Наиболее проблемными зонами (менее 7 баллов) при подготовке и проведении совещаний с участием глав компаний являются:
1. Материалы по повестке совещания рассылаются участникам заранее – 5,00.
2. Совещания заканчиваются вовремя – 5,50.
3. Повестка совещания рассылается участникам заранее – 5,67.
В целом, оценка эффективности и результативности проведения совещаний в белорусских компаниях с участием первого лица оценивается участниками опроса на уровне 6,33 баллов.
