Бронирование номера в гостинице считается предоставлением жилого помещения
Организация, находящаяся в Минске, направила гарантийное письмо в гостиницу Витебска с просьбой забронировать номер на проживание сотруднику, отбывающему в служебную командировку, стоимостью 43 руб. за сутки проживания. По прибытии из командировки сотрудник не представил подтверждающие документы на проживание и потребовал возместить расходы по найму жилого помещения из расчета 50 руб. за 1 ночь нахождения в командировке. В каком размере возместить расходы по найму жилого помещения, если по разъяснениям МНС бронирование нанимателем места в гостинице признается предоставлением либо оплатой направляющей стороной жилого помещения с необходимостью представления командированным работником подтверждающих документов?
Расходы по найму жилого помещения в этом случае работнику не возмещаются.
При направлении работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ч. 1 п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
Возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при командировании в пределах Беларуси осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (ч. 1 п. 15 Положения № 176).
При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится. Оплата командированным работником расходов по найму жилого помещения посредством выданной корпоративной дебетовой карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения, в т.ч. при временной остановке в пути (п. 17 Положения № 176).
Для областных центров (Витебск) норма расходов по найму жилого помещения установлена в приложении 1 к Положению № 176 в размере 50 руб.
В рассматриваемой ситуации, если бы работнику не выдавалась корпоративная карточка и оплата проживания не была бы произведена организацией напрямую на расчетный счет гостиницы Витебска (или не было бы предоставлено помещение для проживания), то работнику без подтверждающих документов по найму жилья была бы возмещена сумма из расчета количества ночей, проведенных в командировке в Витебске.
Но поскольку организация направила гарантийное письмо в гостиницу Витебска с просьбой забронировать номер на проживание командированному сотруднику, и при этом работнику выдана корпоративная карточка для оплаты гостиницы, то необходимо руководствоваться следующим.
Согласно письму МНС от 05.11.2019 № 2-1-10/02428 «О вычетах НДС при отражении в учете расходов по найму жилья командированными лицами» бронирование нанимателем места в гостинице, а также выдача работнику корпоративной дебетовой карточки, на которую предварительно организацией перечислены денежные средства для последующей оплаты командированным работником расходов по найму жилого помещения, признается предоставлением либо оплатой направляющей стороной жилого помещения с необходимостью представления командированным работником подтверждающих документов.
Поскольку организация забронировала гостиницу и выдала корпоративную карточку, расходы по найму жилого помещения должны возмещаться по фактическим расходам в пределах норм, установленных Положением № 176.
Соответственно при отсутствии подтверждающих документов либо при отсутствии расходования средств с корпоративной дебетовой карточки указанные расходы работнику не возмещаются.
