Учет нотариальных услуг

При включении в состав затрат нотариальных расходов субъектам хозяйствования нужно руководствоваться следующими основными документами:

Законом "О бухгалтерском учете и отчетности" в редакции Закона от 2001-06-25г. N 42-З;

Порядком заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности, утв. Минфином от 2000-02-20г. N 23 с изменениями (далее -- Порядок);

Инструкцией по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утв. постановлением Минфина от 2001-12-20г. N 128 (далее -- Инструкция);

Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) и др.

За совершение нотариальных действий уполномоченными должностными лицами, а также за составление ими проектов сделок, заявлений, изготовление копий документов и выписок из них взимается пошлина в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления, взимания и зачисления в бюджет государственной пошлины (утв. постановлением ГНК от 2000-05-26г. N 47).

Пошлина взимается, как правило, путем перечисления денежных средств через банковское учреждение. Нотариус может принимать и наличные деньги. В этом случае он выписывает квитанцию установленного образца о приеме государственной пошлины и нотариального тарифа.

При безналичном перечислении госпошлины в платежном поручении предприятия зачастую не указывают, за какие нотариальные действия они производят оплату. Причем расходы списывают сразу же после перечисления денег без подтверждения факта оказания услуги нотариусом.

Последний же чаще всего указывает на платежном поручении лишь размер взятой пошлины без расшифровки своих услуг. Если же в выдаваемых нотариусом документах и приводится вид оказываемых услуг, то отсутствует запись, чьи копии документов заверяются.

Поэтому субъектам хозяйствования необходимо правильно оформлять произведенные нотариальные расходы и погашать их в зависимости от целевого назначения. Это может быть приказ или распоряжение директора и бухгалтерская справка, акт либо другой документ. Например, можно составить акт следующей формы:

Рассмотрим отражение в учете наиболее часто встречающихся ситуаций на примере нотариального заверения учредительных документов -- устава, договора.

Для приобретения лицензии на оптовую торговлю предприятие оплатило госпошлину за нотариальное заверение копии устава.

Согласно п. 5 Инструкции фактические затраты на приобретение нематериальных активов слагаются из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу), организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением и оценкой нематериальных активов, суммы вознаграждения, уплачиваемой посреднической организации, через которую приобретен объект нематериальных активов; таможенных пошлин, регистрационных сборов, государственных пошлин и других аналогичных платежей, произведенных в связи с приобретением (получением) прав на объект нематериальных активов, и иных платежей; иных затрат, непосредственно связанных с приобретением нематериальных активов.

Следовательно, уплата госпошлины за нотариальное заверение копии устава при приобретении лицензии относится на увеличение ее стоимости и учитывается в составе нематериальных активов:

д-т сч.08 -- к-т сч.76 -- оказаны нотариальные услуги;

д-т сч.04 -- к-т сч.08 -- включены расходы в стоимость лицензии.

При проведении перерегистрации в соответствии с Декретом Президента от 16.03.99г. N 11 ЗАО оплатило госпошлину за нотариальное заверение копии устава. Организационно-правовая форма собственности предприятия не изменялась (а), ЗАО преобразовано в унитарное предприятие (б).

Согласно п. 4.21.2 Порядка и п. 4.2 Инструкции расходы организации, связанные с возникающей в ходе ее функционирования необходимостью переоформления учредительных и других документов (расширение организации, изменение видов деятельности, представление образцов подписей должностных лиц и пр.), изготовления новых штампов, печатей и т.п. учитываются по дебету сч. 26 "Общехозяйственные расходы". Организация, изменяющая организационно-правовую форму, указанные расходы производит за счет прибыли, остающейся в ее распоряжении.

На основании этого в первом случае уплата госпошлины относится после перерегистрации на затраты: д-т сч.26 -- к-т сч.76 (а); во втором -- погашается за счет чистой прибыли: д-т сч. сч.81,88 -- к-т сч.76 (б).

Учредитель оплатил госпошлину за нотариальное заверение копии устава вновь создаваемого предприятия, что в соответствии с учредительными документами признано частью его вклада в уставный фонд.

Организационные расходы организации состоят из расходов, связанных с образованием юридического лица, включая расходы, признанные согласно учредительным документам вкладом участников (учредителей) в уставный фонд (капитал) (п. 4.2 Инструкции).

Поэтому вышеназванные расходы относятся к организационным по созданию предприятия и учитываются в составе нематериальных активов: д-т сч. 04 -- к-т сч.75.

ЗАО является учредителем ООО. В соответствии с учредительными документами ООО закрытое акционерное общество в счет вклада в уставный фонд производит организационные расходы -- оплатило госпошлину за нотариальное заверение копии устава создаваемого ООО.

У ЗАО эти расходы следует рассматривать как долгосрочные финансовые вложения в уставный фонд другого предприятия: д-т сч.06 -- к-т сч. 76. У ООО они списываются аналогично ситуации 3.

ЗАО оплатило госпошлину за нотариальное заверение копии устава другого предприятия -- ООО, по его просьбе, учредителем которого оно не является, с последующим возмещением последним данных сумм ЗАО.

Нотариальные услуги в этом случае отражаются с использованием счета расчетов с разными дебиторами и кредиторами: д-т сч.76 (ЗАО) -- к-т сч.76 (нотариус).

Директор ЗАО, как физическое лицо, учреждает унитарное предприятие. ЗАО с расчетного счета оплатило госпошлину за нотариальное заверение копий устава УП. Эта сумма должна рассматриваться как выданная для личных нужд руководителя. Корреспонденция счетов следующая:

-- если данные расходы будут удерживаться из зарплаты директора:

д-т сч.76 -- к-т сч.51 -- ЗАО оплатило нотариальные услуги;

д-т сч.70 -- к-т сч.76 -- произведены удержания из зарплаты директора;

-- если расходы не будут удерживаться из зарплаты директора, то их следует воспринимать как оказание ему материальной помощи с соответствующим налогообложением:

д-т сч.76 -- к-т сч.51 -- оплачены ЗАО услуги нотариуса;

д-т сч. сч.81,88 -- к-т сч.70 -- начислена директору материальная помощь в виде оплаты нотариальных услуг;

д-т сч.70 -- к-т сч.76 -- закрываются счета учета расчетов.