Персонифицированный учет: подача документов для регистрации

Можно ли не регистрироваться в системе персонифицированного учета?

Нет, если работаете, в том числе в качестве индивидуального предпринимателя.

Действие Закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования" распространяется на всех граждан, подлежащих государственному социальному страхованию.

А поэтому, если работаете по совместительству, по договору подряда, или вы работающий пенсионер, то обязаны быть зарегистрированы в Фонде социальной защиты населения (далее -- Фонд), органы которого осуществляют ведение персонифицированного учета.

Кроме того, готовится законодательство, которое предусматривает, что для назначения пенсии стаж и заработок определяются на основе сведений персонифицированного учета. Обойдя сегодня эту систему, Вам не избежать хлопот и неприятностей в последующем.

Где подаются документы для регистрации, если гражданин, имея основное место работы, работает и по совместительству или по договору подряда?

Документы представляются каждым работодателем, пока гражданин не получит свидетельство социального страхования и не сообщит страховой номер своего индивидуального лицевого счета остальным работодателям. Процесс первоначальной регистрации тем и характеризуется, что он длится определенное время, в течение которого необходимо зарегистрировать всех работающих граждан. Порядок такой -- если у работника нет свидетельства социального страхования, на него должны быть представлены в местный орган Фонда анкетные данные для регистрации.

По какому документу регистрируются иностранные граждане?

Для регистрации иностранных граждан и лиц без гражданства заполняются те же формы, что и для граждан Республики Беларусь. Только проставляются все сведения не из паспорта, а из вида на жительство или справки, выданной взамен вида на жительство.

Под какой фамилией регистрировать гражданку Украины, если у нее вид на жительство -- на девичью фамилию и она, выйдя замуж за белоруса, ее сменила? В отдел кадров она представила свидетельство о браке, дело под новой фамилией, в бухгалтерии -- новая фамилия. Справка ЖЭСа о прописке -- на новую фамилию.

Регистрировать необходимо под старой фамилией, той, которая указана в виде на жительство. Для замены паспорта необходимо обратиться в посольство Украины, затем на основании нового паспорта поменять вид на жительство. После получения нового вида на жительство -- представить форму ПУ-1 "Анкета застрахованного лица" (тип формы -- изменение анкетных данных) для изменения фамилии в индивидуальном лицевом счете. До получения свидетельства социального страхования с новой фамилией предприятие все сведения по этой работнице должно подавать в Фонд под девичьей фамилией.

Какую дату приема на работу ставить в форме ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении", если человек работает с августа 1971 г.?

Для всех граждан, принятых на работу до 1 января 2003 г., ставится дата "01.01.", означающая день и месяц, а год (2003) проставлен в реквизите "отчетный период".

Получается, что весь стаж до 2003 года не будет учтен?

В системе персонифицированного учета -- нет. При оформлении пенсии подтвердите его трудовой книжкой.

Следует ли регистрировать работника, у которого есть свидетельство?

Не следует, если это страховое свидетельство государственного социального страхования Республики Беларусь.

Если российское, украинское и т.п., то регистрировать обязательно.

А если работник говорит, что уже заполнял анкету на другом предприятии, надо ли еще раз ее заполнять?

В таком случае следует поинтересоваться наличием у него свидетельства социального страхования. Если его нет, то документы для регистрации заполняются.

Что делать, если Фонд передал свидетельство предприятию для выдачи работнику, а тот уже уволился?

Вернуть свидетельство в местный отдел Фонда, а в ведомости пометить, что работник уволен.

А нельзя ли в таком случае получить свидетельство специалисту отдела кадров, может, работник придет за ним?

Этого делать не стоит. Если он не придет, а в ведомости будет отметка о получении свидетельства социального страхования, то в индивидуальный лицевой счет занесется информация, что гражданин получил свидетельство. Любая попытка его регистрации другим работодателем завершится отказом.

Сколько же будет индивидуальных лицевых счетов, если гражданин работает на нескольких работах, да еще и меняет их, когда идет первоначальная регистрация всех работающих?

Индивидуальный лицевой счет будет только один (если у гражданина новый паспорт -- это 100% гарантия, старый паспорт -- если не было допущено никаких ошибок в анкетных данных). А вот свидетельств может быть изготовлено несколько. Даже если все их гражданин получил, индивидуальный лицевой счет все равно один, а пенсия не зависит от количества свидетельств, а только от тех сведений, которые будут в индивидуальном лицевом счете.

Что делать, если свидетельство утеряно?

Лучше, конечно, не терять. Все-таки на его изготовление потрачены материалы. Но если уж такое случилось, то требуется через работодателя представить в орган Фонда форму ПУ-1 "Анкета застрахованного лица" (тип формы -- восстановление свидетельства социального страхования).

Если на первом предприятии анкета заполнялась под девичьей фамилией, свидетельство не получено, а женщина уволилась, сменила фамилию, поменяла паспорт и пришла на работу на другое? Какую форму на нее заполнять?

Заполнять необходимо форму для регистрации (ПУ-1 или ПУ-2), но только если свидетельство не получено.

У работника паспорт старого образца, а он в длительной командировке в другой области. Кто подпишет форму ПУ-1 "Анкета застрахованного лица"?

В том месте, где ставится подпись, можно указать -- "командировка".

В I квартале 2004г. бухгалтерия должна представить форму ПУ-3 "Индивидуальные сведения". Сумма выплат, на которые начислены страховые взносы по всем формам, должна сходиться с суммой по всему предприятию, которая отражается в отчете "1-Фонд". Как быть, если работник уволился 31 декабря 2002 г., а премия выплачивается в январе 2003 г.? Она войдет в фонд зарплаты 2003 г. Где взять страховой номер, чтобы проставить его в ПУ-3?

О подготовке формы ПУ-3 "Индивидуальные сведения" будем говорить несколько позже. Но уже сейчас хочу предупредить: при выплате премии в 2003г. работникам, уволившимся в 2002г., берите с них обещание сообщить вам страховой номер. Это в их же интересах, иначе в индивидуальном лицевом счете не будет определенной суммы, которая должна быть учтена, а у бухгалтерии не сойдутся сведения по ПУ-3 и по форме "1-Фонд".

Если работник отдал документы на оформление паспорта, а на руках имеет соответствующую справку, как его регистрировать?

Следует подождать, пока он не получит паспорт, тогда и зарегистрировать.

Сейчас бухгалтерии добавляется много работы. А нельзя ли использовать индивидуальный учет при начислении пособий по больничным листкам?

Конечно, можно, только несколько позднее. Полагаю, что через пару лет Фонд избавит специалистов бухгалтерских служб от начисления пособий по временной нетрудоспособности и возьмет эти хлопоты на себя.