Командировочные расходы, понесенные за себя и другого работника

Ситуация. Согласно приказу руководителя 22 января 2024 г. в г. Гродно направлены два сотрудника организации. Аванс был перечислен на корпоративную дебетовую карту организации, доступ к ней был предоставлен одному сотруднику организации, который осуществил расходы за себя и другого сотрудника (оплату расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения).

Правомерны ли действия работника? Каким образом составить отчет об израсходованных суммах?

При направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается выдача под отчет денежных средств для осуществления оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения и иных командировочных расходов (в соответствии с законодательством о труде) одному из командированных работников за другого работника, направленного в данную служебную командировку, с письменного согласия работника, не обеспеченного денежными средствами на указанные цели, путем обеспечения наличия денежных средств на счете юридического лица, ИП, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой (п. 71 постановления № 472¹).

Обратите внимание! Инструкция № 472 не запрещает возмещение расходов, израсходованных одним работником за других за счет личных средств. (Комментарий. Новая Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами (И.Л. Прокопович) (актуально на 05.01.2024).)

В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществлявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки, иных платежных...