Обработка и хранение персональных данных в учреждениях образования

Учреждения образования собирают, обрабатывают и хранят персональные данные обучающихся, своих работников, законных представителей детей, а также иных лиц, например, гостей, приглашенных на мероприятия.

Национальный центр защиты персональных данных опубликовал Информацию о применении Закона от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон) в сфере образования. Документ был подготовлен к началу учебного года и датирован 24.08.2022.

Получить данные предписывает законодательство

Согласно разъяснению НЦЗПД, поскольку в большинстве случаев вопросы, связанные с организацией обучения и деятельностью участников образовательного процесса, урегулированы в законодательных и принятых на их основании иных нормативных правовых актах, обработка персональных данных (ПД) учреждениями образования осуществляется в таких ситуациях без согласия субъектов ПД.

В частности, Кодекс об образовании (КоО) в ряде случаев прямо предусматривает обязанность представления документов, содержащих ПД участников образовательного процесса. Даже если в нем необходимость представления каких-либо документов напрямую не предусмотрена, часто на учреждения образования возложены определенные обязанности, которые не могут быть реализованы без обработки ПД.

Например, в соответствии с подп. 3.5 п. 3 ст. 27 КоО организации, осуществляющие образовательную деятельность, обязаны обеспечивать моральное и материальное стимулирование обучающихся, педагогических работников. Очевидно, что выполнение данной обязанности невозможно без обработки ПД. Соответственно, получение согласия субъектов на обработку персональных данных для указанных целей не требуется.

Не надо получать согласие субъекта, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (законами, декретами и указами).

Важно: как обработка ПД, которая является необходимой для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательными актами, рассматриваются также ситуации, когда законодательный акт содержит отсылочную норму об определении порядка реализации полномочий в иных нормативных правовых актах, например, в постановлениях Совмина. В частности, ряд статей КоО наделяет правительство или уполномоченный им орган правом определять порядок и условия реализации отдельных отношений, возникающих в сфере образования.

Например, ст. 173 КоО определяет общие требования к организации образовательного процесса при реализации образовательных программ профессионально-технического образования, в числе которых – производственное обучение. Порядок его осуществления установлен в Положении об организации производственного обучения учащихся, курсантов, осваивающих содержание образовательных программ профессионально-технического образования, утв. постановлением Совмина от 29.07.2022 № 497. Соответственно, согласие учащихся на обработку ПД при проведении производственного обучения не требуется (основание – абз. 20 ст. 6 Закона).

Или, например, ведение классных журналов и дневников учащегося предусмотрено п. 4 ст. 160 КоО. Типовые формы классного журнала, дневника учащегося и порядок их ведения определяет Минобразования. Поэтому для обработки ПД, содержащихся в этих документах, согласие субъекта не требуется (основание – абз. 20 ст. 6 Закона).

Сайт учреждения образования

По информации НЦЗПД в настоящее время планируется внесение изменений в нормативные правовые акты в целях регулирования вопроса о размещении фотографий и видеозаписей на интернет-сайтах организаций.

До внесения изменений государственным учреждениям образования следует руководствоваться Положением о порядке функционирования интернет-сайтов государственных органов и организаций, утв. постановлением Совмина от 29.04.2010 № 645 (далее – Положение).

На главной странице интернет-сайта непосредственно либо в виде отдельных рубрик размещается информация, определяемая по решению руководителя государственного органа и организации (подп. 7.7 п. 7 Положения).

Соответственно, размещение по решению руководителя государственного учреждения образования на интернет-сайте, в соцсетях фотографий и видеозаписей с изображением участников мероприятия (в т.ч. несовершеннолетних) без получения их согласия в рамках новостного контента, освещения спортивных, культурных, образовательных мероприятий не рассматривается как нарушение Закона.

При этом необходимо соблюдать требования ст. 4 Закона о соразмерности обработки данных заявленным целям их обработки, об исключении избыточности обработки ПД.

Например, если съемка производится учреждением образования на публичном мероприятии или в месте, открытом для свободного посещения, изображение ребенка не должно быть основным объектом на снимке, фотография должна отражать именно проводимое мероприятие. Если акцент делается на изображении ребенка, то для размещения таких фотографий или видео­изображения необходимо получать согласие участника мероприятия (в отношении несовершеннолетнего в возрасте до 16 лет – согласие одного из его законных представителей).

Персональные данные педагогических работников

Каждое учреждение образования в силу требований законодательства обрабатывает ПД своих работников.

Не требуется согласие субъектов на обработку их ПД при оформлении трудовых отношений, а также в процессе трудовой деятельности в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 8 ст. 6 и абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона). Более детально вопросы, касающиеся обработки данных в связи с трудовой деятельностью, изложены в подготовленных НЦЗПД Рекомендациях об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью. Они были опубликованы в январе 2022 г., а затем дополнены в июне.

Не требуется также согласие педагогических работников, привлекаемых учреждением образования на основании гражданско-правовых договоров. Обработка их ПД производится в целях совершения действий, установленных договором, в объеме, необходимом для его исполнения (абз. 15 ст. 6 Закона).

Обязательная проверка сведений о судимости

Справочно: специальными признаются персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические ПД (ст. 1 Закона).

Сведения о судимости обрабатываются без согласия субъектов ПД:

– в отношении работников – на основании абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона;

– в отношении занятых по договору подряда – на основании абз. 16 п. 2 ст. 8 Закона.

Пропускной режим и видеонаблюдение

Учреждения образования являются объектами, подлежащими обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности.

Регулирующие документы:

– Указ от 28.11.2013 № 527 «О вопросах создания и применения системы видеонаблюдения в интересах обеспечения общественного порядка»;

– Критерии отнесения объектов к числу подлежащих обязательному оборудованию средствами системы видеонаблюдения за состоянием общественной безопасности, утв. постановлением Совмина от 30.12.2013 № 1164.

Кроме того, видеонаблюдение может использоваться для выполнения обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов.

Например, обеспечение охраны физических лиц, имущества учреждения образования от противоправных посягательств предусмотрено Законом от 08.11.2006 № 175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь», Указом от 25.10.2007 № 534 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности». В данном случае пропускной режим и видеонаблюдение рассматриваются в качестве мероприятий, направленных на исключение бесконтрольного входа (выхода) на охраняемый объект.

В приведенных случаях обработка ПД осуществляется на основании абз. 20 ст. 6 Закона.

При этом люди должны быть проинформированы о видеонаблюдении с помощью специальных информационных знаков (табличек), размещенных на территории, где оно ведется (принцип прозрачности обработки ПД согласно п. 6 ст. 4 Закона).

Запрещено видеонаблюдение в местах, предназначенных для личных нужд граждан (туалеты, комнаты отдыха, раздевалки и т.п.).

Видеозаписи не могут быть использованы в личных и иных целях, не связанных с профессиональной деятельностью, и не подлежат изменению, использованию, распространению и предоставлению, кроме случаев, предусмотренных законодательными актами.

Не допускается обработка фотографий посетителей учреждений образования для видеораспознавания лиц (уникальной идентификации) в системе пропускного режима при организации пропускной системы. Такая обработка не соответствует требованиям, предусмотренным ст. 4 Закона, в т.ч. требованию о необходимости справедливого соотношения интересов всех заинтересованных лиц при обработке ПД. Так, принимая во внимание категорию ПД (специальные), такая обработка может осуществляться лишь в тех случаях, когда иными способами нельзя достичь цели, закрепленной в законодательстве.