Какие кадровые документы должны быть в микроорганизациях

Даже в самой компактной фирме не обойтись без кадровой документации. Рассмотрим, какой минимальный пакет кадровых документов должен быть в микроорганизации в любом случае, а какие документы потребуется принять в зависимости от обстоятельств.

К микроорганизациям согласно ст. 3 Закона от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства» относятся зарегистрированные в Беларуси коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно.

Постановлением Минтруда и соцзащиты от 23.12.2011 № 135 утверждены Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками (далее – Рекомендации Минтруда). В этом НПА приведен минимальный пакет кадровой документации, который обязательно должен быть в микроорганизации исходя из требований ТК. В перечень входят 11 наименований документов. Остановимся подробнее на каждом.

Обязательные документы согласно Рекомендациям Минтруда

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Внутренний трудовой распорядок – это регламент (порядок) выполнения работниками работы у нанимателя под его руководством и контролем. Регулируется он правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), утверждаемыми нанимателем, и другими локальными нормативными правовыми актами по вопросам труда.

Цели ПВТР – создание условий для эффективного труда, рационального использования рабочего времени, укрепление трудовой дисциплины, содействие росту производительности труда.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Минтруда от 05.04.2000 № 46. На основании типовых ПВТР наниматель разрабатывает соответствующие правила в своей организации.

2. Трудовые договоры, заключенные в письменной форме. Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными правовыми актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК).

Содержание и условия трудового договора определяются соглашением сторон с соблюдением требований, предусмотренных ТК.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, подписывается обеими сторонами трудовых отношений. Один экземпляр хранится у нанимателя, второй – у работника. На экземпляре трудового договора, который остается у нанимателя, целесообразно делать отметку о получении (под роспись) работником своего экземпляра документа.

Заключенный трудовой договор является основанием для издания нанимателем приказа о приеме работника на работу.

3. Штатное расписание. Это локальный документ нанимателя, в котором на основании организационной структуры предприятия определяется количественный и качественный состав работников. В штатном расписании указываются наименования профессий и должностей, квалификация работников, количество штатных единиц (их доли), информация о размерах заработной платы (размер тарифной ставки (должностного оклада), размеры повышений по различным основаниям) и прочая информация. Наименования профессий и должностей, количество штатных единиц вводятся в штатное расписание с учетом фактически имеющихся для выполнения работ.

4–5. Организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения) по личному составу. Основания к приказам по личному составу. К документам по личному составу относятся приказы (распоряжения) о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.

К числу кадровых документов, служащих основаниями к приказам по личному составу, относятся докладные и объяснительные записки, заявления, акты, трудовые договоры.

6–7. Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Трудовая книжка работника – индивидуальный документ работника, подтверждающий общий, непрерывный, а также специальный стаж работы гражданина. Данные, содержащиеся в трудовой книжке, позволяют нанимателю получить информацию об опыте работы принимаемого на работу гражданина, его профессии, специальности, должности, квалификации.

Трудовая книжка является одним из основных документов, которые наниматель обязан потребовать, а гражданин предъявить нанимателю при заключении трудового договора (ст. 26 ТК). Прием на работу без данного документа не допускается (за исключением совместителей и лиц, поступающих на работу впервые).

Вопросы ведения трудовых книжек регламентируются постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках», которым установлен образец трудовой книжки и утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек.

8. Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта. Согласно ч. 2 ст. 261-3 ТК каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за один месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.

Продление контракта в пределах пятилетнего срока его действия осуществляется:

– по соглашению сторон на срок не менее одного года;

– с работником, не допускающим нарушений производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, – на срок до истечения максимального срока действия контракта.

На меньший срок контракт продлевается с письменного согласия работника, если иное не установлено президентом РБ (ч. 3 ст. 261-3 ТК).

Обратим внимание, что наниматель с согласия работников обязан продлить срок действия контракта либо заключить новый контракт (ч. 3 ст. 261-5 ТК): – с работающей женщиной, находящейся в отпуске по беременности и родам, матерью (отцом ребенка вместо матери, опекуном), находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, – на срок не менее чем до окончания указанных отпусков; – с работающей матерью (отцом ребенка вместо матери, опекуном), приступившей к работе до или после окончания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, – на срок не менее чем до достижения ребенком возраста 5 лет; – с работником, добросовестно работающим и не допускающим нарушений производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, которому до достижения общеустановленного пенсионного возраста остается не более двух лет, – не менее чем до достижения указанного возраста.

Порой наниматели пишут в уведомлении только о том, что срок действия контракта истекает такого-то числа, но так и не уведомляют работника о своем решении продолжить с ним трудовые отношения или, наоборот, уволить его. Между тем в уведомлении о расторжении контракта должно быть четко указано намерение нанимателя прекратить трудовые отношения с работником. Без этой фразы увольнение впоследствии может быть признано незаконным.

Поскольку уведомление о продлении контракта является внутренним документом организации, его допустимо оформлять не на фирменном бланке и не заверять печатью подпись руководителя. Но иной порядок оформления может быть установлен ЛПА, например, локальной инструкцией по делопроизводству.

В бланке уведомления можно предусмотреть раздел для волеизъявления работника относительно продления / непродления контракта.

Образцы уведомлений о продлении (непродлении) контракта представлены здесь.

9. Заявления работников о предоставлении отпуска. В Рекомендациях Минтруда указанные заявления поименованы отдельно, хотя, на наш взгляд, их можно отнести к документам, являющимся основаниями к приказам по личному составу, поскольку заявление работника служит основанием для составления приказа о предоставлении отпуска.

10. Табель учета использования рабочего времени. Согласно ч. 3 ст. 133 ТК учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах.

Табель учета рабочего времени – это ЛПА, в котором фиксируется фактическое рабочее время работников (включая отработанное и неотработанное, оплачиваемое и неоплачиваемое).

В настоящее время законодательством не предусмотрены правила ведения табеля, проставляемые в нем условные обозначения и его форма. Наниматель вправе самостоятельно разработать и утвердить инструкцию по ведению табельного учета. На практике чаще всего наниматели используют табель, который ведется в автоматизированной системе учета (например, в программе «1С»).

11. Расчетные листки. Статья 80 ТК обязывает нанимателя выдавать каждому работнику расчетный листок ежемесячно, при выплате заработной платы.

Согласно действующей редакции ст. 73 ТК выплата зарплаты производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже двух раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом. Для отдельных категорий работников законодательством могут быть определены другие сроки ее выплаты.

Важно: с 1 января 2024 г. наниматели обязаны выплачивать зарплату не реже двух раз в месяц всем работникам, включая тех, с кем заключены контракты. Соответствующие изменения в ст. 73 ТК внесены Законом от 29.06.2023 № 273-З «Об изменении законов по вопросам трудовых отношений».

По мнению автора, выдача расчетных листков работникам должна производиться при полной выплате заработной платы. Полагаем, наниматель не обязан выдавать расчетный листок при выплате среднего заработка, сохраняемого за работниками на время трудового отпуска (отпускных), а также при выплате аванса.

Выдача расчетных листков является обязанностью нанимателя по отношению ко всем категориям работников.

В расчетном листке указываются:

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;

• размер удержаний из зарплаты;

• подлежащая выплате общая сумма заработной платы.

В расчетным листке отражаются следующие обязательными сведения:

• количество отработанных часов с указанием месячной нормы;

• размер тарифной ставки (должностного оклада);

• размер повышения тарифной ставки, в т.ч. по контракту;

• размер выплат стимулирующего характера;

• размер удержаний из зарплаты, к которым относятся подоходный налог, страховые взносы, задолженность по командировкам, возмещение материального ущерба, нанесенного нанимателю, профсоюзные взносы, алименты, суммы по исполнительным листам, возврат кредитов и т.п.;

• размер выплат, произведенных нанимателем.

Кроме того, в расчетном листке могут содержаться другие сведения:

• табельный номер работника;

• код структурного подразделения;

• вид системы оплаты труда;

• прочие сведения на усмотрение нанимателя.

Форма расчетного листка законодательно не установлена, следовательно, необходимо разработать и утвердить форму расчетного листка для каждой конкретной организации.

В последние годы, как правило, формирование расчетных листков производится в специализированных бухгалтерских программах, например в программе «1С Бухгалтерия».

Пример расчетного листка

ЗАО «Фирма» Расчетный листок за _____________ 20____.
ФИО: Оклад: Должность: Подразделение: Категория (основной работник/совместитель) Табельный номер Отработано дней / часов ___ /_____		Доход Вычет на работника Вычеты иные Облагаемый доход
Начисления		Удержания
Вид начисления	Сумма, руб.	Вид удержания	Сумма, руб.
По окладу		Подоходный налог
		Пенсионный
Итого начислено		Итого удержано
К выплате

Расчетные листки распечатываются на бумаге и выдаются лично работникам.

Но существует возможность сократить бумажный документооборот, перейдя на отправку расчетных листков работникам на указанный ими адрес электронной почты. Запрета на это в законодательстве нет. Для реализации этой возможности нанимателю необходимо получить согласие работника, которое можно оформить путем подачи работником заявления на пересылку расчетного листка на e-mail (образец здесь).

Когда наличие документа требуют обстоятельства

В Рекомендациях Минтруда указано, что приведенный перечень документов не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у микроорганизаций и ИП может возникать обязанность оформления иных документов. Так, к документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, относят:

• должностные и рабочие инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах);

• договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами);

• график сменности (если работа носит сменный характер);

• положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не регламентированы ни в одном другом документе, например, в трудовом договоре);

• документы воинского учета.

Руководителям микроорганизаций следует учесть, что ведение воинского учета на предприятиях и в организациях осуществляется в обязательном порядке независимо от формы собственности и численности работников. Руководители и другие должностные лица, ответственные за военно-учетную работу в организациях, несут предусмотренную законодательством ответственность за невыполнение обязанностей по воинскому учету.

При ведении воинского учета в микроорганизациях необходимо руководствоваться:

– Законом от 05.11.1992 № 1914-XІІ «О воинской обязанности и воинской службе»;

– Положением о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662.