Электронный документ в договорных отношениях

В наше время субъекты хозяйствования, вступая в договорные отношения, все чаще используют для переписки и обмена документами электронную почту. Такой способ связи отличается удобством, простотой и эффективностью. В то же время он влечет и многочисленные риски, которые нужно учитывать изначально.

Документы, которые стороны могут направить друг другу по электронной почте, можно раз­делить на две группы: элек­тронные документы и сканированные версии бумажных документов.

Согласно абз. 14 ст. 1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» электронный документ – это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целост­ность и подлинность. Элек­тронный документ подписывается электронной цифровой под­писью (ЭЦП), которая пред­ставляет собой последовательность символов, является реквизитом электронного документа и предназначена для подтверждения его целостности и подлинности. Подлинный электронный документ с ЭЦП приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Сканированные (электронные) копии документов – электронные копии документов, созданных с помощью специальных технических средств, сохраненных в виде файла определенного формата. В основном такими копиями стороны обмениваются посредством электронной почты имен­но «сканами».

Заключение договора

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а так­же путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, элек­тронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 404 ГК). Договор, заключаемый в про­стой письменной форме, дол­жен быть подписан лицом или лицами, совершающими сде­лку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 161 ГК), а использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, ЭЦП либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Можно выделить условия, при которых возможно заключение договора путем обмена электронными документами.

1. Передаваемый по элек­тронной почте документ должен быть подписан стороной договора либо уполномоченным им лицом. Для обычных электронных документов это условие легко выполняется путем их подписания ЭЦП. Такие электронные документы приравниваются к «бумажным», подписанным собст­венноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу. Сканированные электронные документы содержат воспроизведение собственноручной подписи лица с помощью средств копирования. ГК допускает использование такой подписи при заключении сделки, но только в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Поэтому чтобы простая письменная форма договора была соблюдена при обмене «сканами», необходимо четко выраженное согласие на это сторон сделки в самом договоре.

2. Передаваемый по элек­тронной почте документ должен достоверно исходить от стороны по договору. По электронным документам, подписанным ЭЦП, достаточно сослаться на сам факт надлежащего подписания документа сторонами сделки: именно ЭЦП подтверждает, что договор исходит от надлежащего лица. Но и в этом случае возможны споры. Другая сторона сделки может заявить, что хоть и подписала электронный документ ЭЦП, но не направляла его контрагенту (например, электронный документ направил по электронной почте работник, не имевший на то полномочий, либо техническими средствами ЭЦП воспользовалось неуполномоченное лицо). Доказать факт направления «сканов» стороной сделки, если в договоре не указаны определенные реквизиты (ад­реса электронной почты, сведения о лицах, уполномоченных на прием и отправку документов, порядок подтверждения их получения), будет практически невозможно.

Следует отметить особенности заключения внешнеэкономических сделок. В соответствии с п. 2 ст. 1116 ГК внешнеэкономическая сделка, хотя бы одним из участников которой является юрлицо или гражданин РБ, совершается независимо от места заключения сделки в письменной форме. Несоблюдение здесь простой письменной формы влечет  недействительность сдел­ки (п. 3 ст. 163 ГК), что может произойти при обмене сканированными документами по эле­ктронной почте без последующего представления бумажных оригиналов.

Отметим также случаи, когда для заключения определенных видов договоров требуется составление одного документа, подписанного сторонами (на­пример, продажа недвижимости или предприятия, поставка товаров для госнужд, доверительное управление недвижимым имуществом). В этих случаях иные способы заключения договора не свидетельствуют о соблюдении формы договора его участниками (ч. 5 п. 2 постановления Пленума ВХС от 16.12.1999 № 16 «О применении норм Гражданского кодекса Республики Беларусь, регулирующих заключение, изменение и расторжение договоров», далее – постановление № 16).

Исполнение и расторжение договора

В процессе исполнения договора стороны могут направлять по электронной почте различные документы и юридически значимые сообщения. Они будут иметь юридическую силу, если это предусмотрено самим договором. Но и в противном случае суд может посчитать такие документы надлежащим доказательством, если другая сторона признает факт их получения или этот факт подтверждается другими доказательствами.

При направлении уведомлений об одностороннем отказе от договора либо о расторжении договора по электронной почте в форме электронных документов необходимо учитывать следующее. Договор считается измененным или расторг­нутым с момента получения другой стороной соответствующего уведомления либо по истечении срока предупреждения, установленного законодательством, если иной срок не установлен уведомлением, сог­лашением сторон либо законодательством (ч. 10 п. 19 постановления № 16). Для одностороннего отказа либо расторжения договора требуется установить факт получения и дату получения соответствующего уве­домления другой стороной. Если в договоре не предусмотрена возможность направления таких уведомлений по электронной поч­те, а также порядок подтверждения факта их получения, то в случае спора сторона не сможет ссылаться на прекращение договора.

Учитывая определенные труд­ности доказывания идентификации сканированного и на­правленного по электронной почте документа, в самом договоре следует указать подробный порядок обмена элек­тронными документами и сообщениями, их юридическую силу. Подобные условия придают значение обязательству в целом. В дальнейшем это гипотетически лишит недобросовестную сторону пра­ва ссылаться на неисполнение договора либо недействительность или недопустимость электронного сканированного документа.

Претензия по е-мейлу

Порядок предъявления претензии устанавливается законодательством и договором (ч. 1 п. 2 ст. 10 ГК).

Претензия подписывается ее заявителем или его представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись (п. 4 приложения 1 к ХПК). ВХС в письме от 24.02.2011 № 02-38/380 указал, что в договоре стороны вправе предусмотреть иной способ предъявления претензии (посредством факсимильной связи, электронной почты, телефонограммы и др.). Таким образом, направление претен­зии в виде электронного либо сканированного документа по электронной поч­те допускается, если это предусмотрено договором. При этом в договоре необходимо предусмотреть возможность направления претензии посредством электронной поч­ты, указать электронные адреса сторон, с которых должны быть направлены претензия и ответ на нее, а также максимально полно описать процесс подтверждения получения претензии (ответа).

Отдельно необходимо предусмотреть документ, который стороны признают достаточным для подтверждения факта направления претензии (на­пример, скриншот сообщения с электронного ящика отправителя претензии). Это крайне важное условие, поскольку об­ращение в суд с иском возможно лишь после истечения срока на ответ на претензию: по общему правилу он составляет 30 дней с момента получения претензии.

В случае направления претензии по электронной почте претензионный порядок может быть признан судом соблюденным, даже если такой способ отправки не предусмотрен договором. Если претензия направлена способом, не предусмотренным законодательством или договором, то для подтверждения соблюдения претензионного порядка истцу необходимо пред­ставить доказательства получения претензии ответчиком (например, претензия на­правлена по элек­тронной почте, когда в договоре такой способ не предусмотрен, но на нее получен ответ). При наличии таких доказательств претензионный порядок будет считаться соблюденным, при от­сутствии – нет.

В суде

Доказательствами по делу являются полученные в соответствии с ХПК и иными законодательными актами сведения, на основании которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обо­сновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного разрешения дела (ч. 1 ст. 83 ХПК). Перечень средств доказывания является открытым, поэтому в качестве доказательств могут использоваться любые материалы, которые соответствуют критериям относимости, допустимости и достоверности.

Документы, полученные по­средством факсимильной, элек­т­ронной или другой связи, в том числе с использованием сети Интернет, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств с соблюдением требований, установленных ХПК, иным законодательством или договором, к данному виду доказательств (ч. 2 ст. 84 ХПК).

Таким образом, электронные и сканированные документы, направленные по электронной почте, могут являться надлежащими доказательствами в экономическом споре. Юридическая сила электронного документа, подписанного ЭЦП, и подписанного собственноручно бумажного документа равна. Поэтому использование первого в качестве доказательства в суде не вызывает труд­ностей.

В отношении сканированных документов воз­можны две ситуации. Стороны могут предусмотреть в договоре, что признают их юридическую силу. В этом случае при соблюдении требований и ус­ловий договора суд примет такие документы как доказательства на основании ч. 2 ст. 84 ХПК. Если договор не содержит никаких специальных условий, то сканированные документы могут быть признаны судом лишь копией бумажного документа. При возникновении спора относительно подписания документа и его содержания суд может потребовать пред­ставления бумажных оригиналов, а при их отсутствии может признать ска­нированный элек­т­ронный об­раз документа недопустимым доказательством.