Возмещение стоимости топлива физическим лицам

Согласно ст. 106 ТК¹ работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем – работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо учитывать следующее.

Письмом № 2-2-9/1632² разъяснено, что если произведенные организацией расходы связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в НК как не учитываемые и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.

Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:

1) соглашение между организацией и ее работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в т.ч. порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника;

3) наличие связи использования работником своего транспортного средства для нужд нанимателя, связанных с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

Как сказано в письме № 2-2-23/637, факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника, должен быть подтвержден документально.

Как правило, топливо изначально приобретается работником и возмещается организацией.

Допускается использование личных денежных средств работников в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя в пределах размеров, установленных главой 7 Инструкции № 117³ (п. 75 Инструкции № 117).

Лица, указанные в п. 75 Инструкции № 117 и израсходовавшие личные денежные средства в белорусских рублях, имеют право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юридического лица, подразделения, ИП, профессионального союза (ч. 3 п. 89 Инструкции № 117).

К отчету об израсходованных суммах прилагаются документы, подтверждающие расходы по текущим операциям:

– платежный документ, содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму. В случае отсутствия в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий наименование продавца, учетный номер плательщика (УНП), дату продажи товара (работы, услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, фамилии и инициалов;

– квитанция о приеме наличных денежных средств;

– платежный документ и карт-чек в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету клиента, доступ к которому обеспечивается банковской платежной карточкой;

– карт-чек в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание держателей карточек, в т.ч. систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка.

В случае приложения к отчету об израсходованных суммах платежных документов, карт-чеков, восприятие содержания которых с течением времени окажется невозможным, дополнительно прилагаются их ксерокопии, заверенные руководителями юридического лица, подразделения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия, индивидуальным предпринимателем (п. 91 Инструкции № 117).

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков и др.), которые прилагаются к авансовому отчету.

Таким образом, основанием для оприходования топлива в бухгалтерском учете, приобретенного работником, будет являться авансовый отчет работника с приложением подтверждающих его покупку документов.

В бухгалтерском учете стоимость приобретенного топлива отражается:

Д-т сч. 10 «Материалы»
К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Стоимость топлива, фактически израсходованного на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с К-том сч. 10 «Материалы» субсч. «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.

Отметим, что организация не имеет права расходы на топливо возмещать через компенсацию за использование автомобиля.

На первый взгляд можно сделать вывод, что организация может заложить стоимость топлива в размер компенсации работнику за износ (амортизацию) используемого личного автомобиля в служебных целях и не оформлять при этом документы, подтверждающие работу автомобиля. Однако в таком случае у организации возникнут сложности с обоснованием использования автомобиля для производственных нужд организации.

Факт использования автомобиля для нужд организации и соответствующего расхода топлива должен быть подтвержден документально (в т.ч. для отнесения стоимости топлива к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли).

¹Трудовой кодекс (далее – ТК).

²Письмо МНС от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» (далее – письмо № 2-2-9/1632).

³Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).