Возмещение командировочных расходов по новым правилам
Расчеты и возмещение командировочных расходов регулирует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176). Постановлением Совмина от 04.09.2019 № 595 в него внесены в изменения, которые вступили в силу с 7 сентября 2019 г.
Выходные за границей
Работник был направлен в командировку в Германию с 9 по 13 сентября 2019 г. В личных целях он решил провести в месте командировки выходные дни 14 и 15 сентября (суббота и воскресенье). По возвращении представил вместе с авансовым отчетом проездные документы, согласно которым он вернулся из командировки в 6.20 до начала рабочего дня в понедельник 16 сентября.
Как возмещаются расходы по проезду?
Согласно ч. 3 п. 5 Положения № 176 в случае нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, в т.ч. при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня расходы по проезду возмещаются работнику на общих основаниях. Расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются.
В прежней редакции Положения № 176 случаи возвращения из командировки при задержке в ней в личных целях были прописаны лишь для выходных дней, государственных и праздничных дней, установленных и объявленных Президентом нерабочими.
Водитель добирался до своего грузового автомобиля
Грузовой автомобиль организации (Минск) находится в Дзержинске. Водитель на этом грузовом автомобиле командирован в Гомель. До Дзержинска водитель ехал автобусом, там пересел в автомобиль и отправился в Гомель.
Как компенсировать расходы на проезд автобусом и рассчитать аванс на командировку?
В ч. 4 п. 5 Положения № 176 внесены изменения в части возмещения командировочных расходов для водителей. Так, в новой редакции упразднено понятие автомобильных перевозок для собственных нужд. Порядок возмещения командировочных расходов водителям теперь не только по международным, но и по внутриреспубликанским перевозкам будет следующим.
При направлении в командировку водителей, осуществляющих внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки, за исключением автомобильных перевозок служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении, возмещение командировочных расходов и выдача аванса осуществляются в соответствии с гл. 7 Положения № 176.
При наличии расходов по проезду к месту командировки или обратно возмещение данных расходов осуществляется в соответствии с гл. 2 Положения № 176.
Обратите внимание: нормы гл. 7 Положения № 176 теперь действуют не только в отношении водителей, осуществляющих международные перевозки, но и для иных водителей, осуществляющих внутриреспубликанские перевозки. Исключение оставили для водителей автомобильных перевозок служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении.
Термины «служебный» и «специальный легковой автомобиль» в Положении № 176 не приведены, но содержатся в постановлении Совмина от 22.08.2012 № 776 «Об упорядочении использования служебных и специальных легковых автомобилей», которым в целях применения Положения № 176 можно пользоваться.
Так, легковой автомобиль – это пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя. Служебный легковой автомобиль – это легковой автомобиль, предназначенный для обеспечения деятельности юридического лица, в т.ч. для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников юрлица.
Отметим, что порядок возмещения командировочных расходов, определенный в гл. 7 Положения № 176 с 07.09.2019 не претерпел изменений. За время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, водителям возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в п. 37 Положения № 176. В новой редакции добавлено, что при наличии расходов по проезду к месту командировки или обратно возмещение данных расходов осуществляется в соответствии с гл. 2 Положения № 176, т.е. как и иным командированным работникам, не являющимися водителями.
Нет документов о найме жилья
Работник направлен в командировку из Минска в Витебск с 9 по 12 сентября 2019 г. на 4 дня. Он выбыл из Минска и прибыл в Витебск 9 сентября. Выбыл из Витебска и прибыл в Минск 12 сентября. Оплата жилья организацией не производилась. Документы, подтверждающие наем жилья, работником не представлены. Работник находился в командировке 4 календарных дня и 3 ночи.
Как возместить расходы по найму жилья?
Возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов при командировании в пределах Беларуси осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176 (ч. 1 п. 15 Положения № 176).
Ранее расчет производился из количества календарных дней, а не ночей.
Таким образом, расходы по найму жилья составят 150 руб. (3 х 50).
Ранее расходы по найму жилого помещения возмещались бы из расчета 50 руб. за каждый день командировки и составили бы 200 руб. (4 х 50).
Командировка в областной и районный центры
Работник направлен из Минска в Витебск. В один день работник по служебным делам посетил Витебск (областной центр), Браслав и Поставы (районные центры).
Как возместить расходы по найму жилого помещения?
Если командированный работник, исходя из условий командирования, в течение суток находился в населенных пунктах разного уровня административного подчинения, наниматель самостоятельно определяет размеры возмещения расходов по найму жилого помещения за эти сутки, соответствующие установленным в приложении 1 к Положению № 176 для одного из данных населенных пунктов, без представления командированным работником подтверждающих документов (ч. 2 п. 15 Положения № 176).
Такой порядок и ранее применялся на основании разъяснений Минтруда и соцзащиты.
Наниматель может учесть, например, время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Целесообразно порядок возмещения для таких случаев закрепить в локальном правовом акте, например в положении о командировках.
«Ночные» нормы возмещения за жилье
Работник направлен в командировку из Минска в Харьков с 9 по 13 сентября на 5 дней. Он выбыл из Минска 9 сентября и прибыл в Харьков 10 сентября. Выбыл из Харькова 12 сентября и прибыл в Минск 13 сентября. Оплата жилья организацией не производилась, документы, подтверждающие наем жилья, работником не представлены. Работник находился в Харькове 3 календарных дня и 2 ночи.
Как возместить расходы по найму жилого помещения?
Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (ч. 1 п. 16 Положения № 176).
Ранее предусматривался единственный вариант возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов: в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176, исходя из календарных дней нахождения в месте командировки. Данный порядок применялся и при расчете расходов по найму жилого помещения при однодневных командировках.
Таким образом, расходы по найму жилья составят 180 USD (2 х 90).
Ранее расходы по найму жилого помещения возмещались бы из расчета 90 USD за каждый день пребывания в Харькове и составили бы 270 USD (3 х 90).
Работник подтвердил фактическую стоимость жилья
Работник направлен в командировку из Минска в Харьков с 9 по 13 сентября 2019 г. на 5 дней. Он выбыл из Минска 9 сентября и прибыл в Харьков 10 сентября. Выбыл из Харькова 12 сентября и прибыл в Минск 13 сентября. Он находился в Харькове 3 календарных дня и 2 ночи. Работник представил документы, подтверждающие наем жилья, на сумму 210 USD.
Как возместить расходы по найму жилого помещения с учетом представленных документов?
Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов изменен. Если фактические расходы по найму жилого помещения с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, превысили сумму, рассчитанную в соответствии с ч. 1 п. 16 Положения № 176 (т.е. по принципу «количества ночей»), возмещение расходов производится на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 Положения № 176, исходя из количества суток (календарных дней) командировки согласно приказу (распоряжению, постановлению) (ч. 2 п. 16 Положения № 176).
Таким образом, необходимо сравнить подтвержденные расходы с суммой, которая была бы рассчитана из количества ночей пребывания в Харькове (это 180 USD (2 х 90)). Как видим, сумма 210 USD (фактически подтвержденная документально) выше 180 USD (расчет исходя из количества ночей). В этом случае сумму возмещения определяют в размерах, не превышающих установленные для страны пребывания в приложении 2 Положения № 176, исходя из количества суток (календарных дней) командировки проведенных работником в Харькове, а именно – 270 USD (3 х 90). Поскольку сумма 210 USD не превысила рассчитанную сумму ограничения 270 USD, соответственно, расходы по найму жилья составят к возмещению 210 USD.
Отметим, что прежде документы, подтверждающие расходы по найму жилья, в целях возмещения таких расходов не рассматривались, и работнику было бы возмещено 270 USD (3 х 90).
Был за границей меньше суток
Работник направлен в командировку из Минска в Киев с 9 по 11 сентября 2019 г. на 3 дня. Работник выбыл из Минска 9 сентября и прибыл в Киев 10 сентября. Выбыл из Киева 10 сентября и прибыл в Минск 11 сентября. Работник находился в Киеве менее 12 часов.
Как возмещаются расходы по найму жилого помещения?
При однодневных командировках или в случае нахождения в месте командировки за границей менее 12 часов при продолжительности командировки 2 и более дня возмещение расходов по найму жилого помещения производится только на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 Положения № 176 для страны пребывания (ч. 6 п. 16 Положения № 176).
Таким образом, расходы по найму жилого помещения работнику могут быть возмещены только при представлении подтверждающих документов, но не более 120 USD (возмещение за 1 день согласно приложению 2 Положения № 176).
Раньше за день пребывания в Киеве 10 сентября расходы по найму жилого помещения были бы возмещены без подтверждающих документов в размере 120 USD.
Отметим, что такое же правило возмещения будет действовать и в отношении однодневных командировок. Так, если бы работник был командирован в Москву на 1 день (день вылета из Минска и день возвращения был бы тот же), то ранее расходы по найму жилого помещения возмещались в размере 140 USD согласно приложению 2 Положения № 176. Сейчас при таких однодневных командировках работнику расходы по найму жилого помещения будут возмещены только на основании подтверждающих документов и не выше 140 USD.
Питание и транспорт предоставила принимающая сторона
По приглашению принимающей стороны работник направлен в командировку из Минска в Витебск с 9 по 12 сентября 2019 г. на 4 дня. Он выбыл из Минска и прибыл в Витебск 9 сентября. Выбыл из Витебска и прибыл в Минск 12 сентября. Согласно полученному приглашению, принимающая сторона обеспечивала работника трехразовым питанием и транспортом со дня прибытия и до дня убытия в Минск.
Выплачиваются ли работнику суточные?
В случае обеспечения направляющей и (или) принимающей стороной командированного работника 3-разовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки, направляющая сторона возмещения суточных не производит, за исключением суточных за время нахождения в пути. Возмещение суточных не производится также, если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием направляющей и (или) принимающей стороной (ч. 2 п. 20 Положения № 176).
Несмотря на то что в прежней редакции не было конкретизировано, что питание должно быть трехразовым, специалисты Минтруда и соцзащиты консультировали по таким ситуациям с привязкой к трехразовому питанию. Это мнение нашло место в новой редакции Положения № 176.
Суточные без учета дней с питанием
Работник по приглашению принимающей стороны направлен в командировку из Минска в Харьков с 9 по 13 сентября 2019 г. на 5 дней. Он выбыл из Минска 9 сентября и прибыл в Харьков 10 сентября. Выбыл из Харькова 12 сентября и прибыл в Минск 13 сентября. Согласно полученному приглашению принимающая сторона обеспечивала работника трехразовым питанием и транспортом 10 и 11 сентября.
Как возмещаются работнику суточные?
В случае прибытия командированного работника в место командировки накануне дней (дня), в которых принимающая сторона обеспечивает его питанием и транспортом в пределах места командировки, и (или) выбытия из места командировки в день, следующий после дней (дня), в которых его обеспечивали питанием и транспортом в пределах места командировки, возмещение суточных составляет 100% размеров, установленных в приложениях 1 и 2 Положения № 176 (ч. 4 п. 20 Положения № 176).
