Штатное расписание в вопросах и ответах

Штатное расписание является одним из основных локальных нормативных правовых актов (ЛНПА), регламентирующих трудовой распорядок для целей организации оплаты труда работников. В штатном расписании, как правило, отражаются организационная структура, наименования должностей служащих и профессий рабочих применительно к структурным подразделениям, а также условия оплаты труда работников по профессиям (должностям).

При формировании штатного расписания воз­никают вопросы, связанные с содержанием от­дельных его элементов, а также внесением изменений и дополнений.

Вопрос 1. Как производить переименование должностей и как это отразить в штатном расписании?

Переименованию должностей в штатном расписании должен предшествовать организационно-­распорядительный документ, в котором наниматель излагает необходимость переименования профессии (должности) работника (например, для приведения его в соответствие с законодательством).

Кроме того, изменение наименования должности необходимо оформить в трудовом договоре (контракте) работника.

Изменение наименования профессии (должности) работника оформляется путем внесения изменения в штатное расписание.

Если штатное расписание введено в действие грифом «УТВЕРЖДЕНО», то и изменение наименования должности также производится распорядительным документом с таким же грифом.

Вопрос 2. Как вносить изменения в штатное расписание?

В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание нанимателя может изменяться: могут вводиться или исключаться новые должности, изменяться тарификация работников, условия и размеры оплаты их труда и др.

В этих случаях в штатное расписание необходимо вносить соответствующие изменения.

Их можно оформить путем утверждения перечня изменений с соответствующим грифом.

 УТВЕРЖДАЮ

Директор РУП «Сталкер»

Подпись А.И. Нечаев

09.01.2019

Изменения и дополнения

в штатное расписание

 

Внести в штатное расписание РУП «Сталкер» следующие изменения и дополнения:

1._______.

2._______.

В целях оптимизации делопроизводства применительно к ведению штатного расписания рекомендуется все изменения и дополнения вносить одновременно, по мере накопления (например, в конце отчетного месяца).

Вопрос 3. Какие наименования должностей в штатном расписании вызывают вопросы у контролирующих органов?

Правила наименования должностей установлены Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения).

Нарушения при установлении наименований должностей условно можно разделить на два вида:

1) нарушения правил наименования должностей, установленных Общими положениями;

2) наименование должности не соответствует трудовой функции работника.

В первом случае примером неверного установления наименования должности может служить должность главного специалиста, которая вводится в штатное расписание без наличия подчиненных работников (структурного подразделения) в случаях, когда для данной организации такое наименование должности предусмотрено нормами специальных законодательных актов.

Справочно: в соответствии с Общими положениями наименование должности служащего с применением производной «главный» (код категории – 1) устанавливается для должностей служащих, которые осуществляют:

– руководство структурным подразделением (структурными подразделениями);

– руководство работниками по определенному наименованием должности виду (направлению) дея­тельности структурного подразделения (струк­турных подразделений), в т.ч. обособленного (обособленных);

– управление и координацию видом (направлением) деятельности, определенным наименованием должности служащего, в иных организациях в соответствии с законодательством.

Исключение составляют должности «Главный инженер», «Главный бухгалтер».

Наименование должности с применением производной «главный» (код категории – 2) устанавливается для должностей специалистов при условии, если это предусмотрено соответствующей квалификационной характеристикой, содержащейся в ЕКСД.

Примером неверного наименования может служить должность «Офис-менеджер».

Общими положениями предусмотрено, что при установлении двойного наименования должности каждое из наименований должно содержаться в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия» (ОКЗ).

Поскольку ОКЗ не предусмотрены наименования должностей «офис», а также «офис-менеджер», применять наименование должности «Офис-менеджер» оснований не имеется.

Для второго случая неверным признается наименование должности, при котором должност­ные обязанности работника, предусмотренные его должностной инструкцией, не соответствуют трудовой функции, характерной для этого наименования. Например, трудовая функция предусматривает обязанности, определенные тарифно-квалификационной характеристикой профессии рабочего, а наименование устанавливается как специалист либо специалист по тому или иному направлению.

Справочно: в соответствии со ст. 61 ТК отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, иными квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке.

Вопрос 4. Можно ли в штатном расписании указывать полную штатную единицу, если приняли на полставки совместителя?

Необходимо указать долю штатной единицы.

Отметим, что законодательство о труде не содержит таких понятий, как «0,25 ставки», «0,5 ставки». Доля ставки по профессии (должности) указывается в штатном расписании для определения штатной численности работников в целом по организации, а также по структурным подразделениям.

Кроме того, фонд оплаты труда по штатному расписанию включает в т.ч. неполные тарифные ставки (оклады) по профессиям (должностям) работников.

Вопрос 5. Можно ли суммировать неполные ставки?

Суммируются неполные ставки только в итоговых значениях численности работников (по организации в целом и по структурным подразделениям).

Согласно ст. 1 ТК трудовой договор – это соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штат­ному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель – предоставлять работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, ЛНПА и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику зарплату.

С учетом указанной нормы неполные ставки по профессии (должности) указывают на неполное рабочее время, которое устанавливается работнику, соответствующее заключенному с ним кон­кретному трудовому договору (контракту).

Таким образом, в штатном расписании указывается каждая неполная ставка, которая отражает соответствующий трудовой договор (контракт).

Вопрос 6. Можно ли округлять количество штатных единиц, когда подсчитывается сумма ставок?

Можно, если это не противоречит правилам и условиям расчета численности работников организации.

Вопрос 7. Можно ли в штатном расписании устанавливать «вилки» окладов?

Нет, нельзя.

В штатном расписании отражаются условия оплаты труда работников по каждой профессии (должности).

При этом, согласно ст. 19 ТК, обязательным условием при заключении трудового договора (контракта) является указание в нем размера тарифной ставки (оклада) работника.

Поэтому, поскольку в штатном расписании отражаются конкретные условия оплаты труда (размер тарифной ставки (оклада)), установленные трудовым договором (контрактом), то указывать «вилку» окладов в штатном расписании оснований не имеется.

Вопрос 8. Можно ли устанавливать одинаковую зарплату сотрудникам, которые выполняют разный функционал по одной должности?

Да, можно.

Формы, системы и размеры оплаты труда работников, в т.ч. и дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, соглашения и трудового договора (ч. 1 ст. 63 ТК).

С учетом того, что для работников коммерческих организаций не установлен централизованный регламент в части дифференциации оплаты труда, наниматель самостоятельно в ЛНПА устанавливает условия оплаты труда работников, в т.ч. размеры оплаты труда.

При этом размеры оплаты труда работников с различными трудовыми функциями могут быть одинаковыми.

Вопрос 9. Как указывать надбавки: в рублях или процентах?

Целесообразно указать и процент, и конкретный размер надбавки.

Отметим, что в штатном расписании, как правило, указывается тарифная часть заработной платы работников, в т.ч. повышения тарифной ставки (оклада) по всем основаниям.

Что касается надбавок, то данный вид выплат в штатном расписании обычно не указывается. Однако, если надбавки в штатном расписании предусмотрены, то в целях полной информации о ее структуре, в штатном расписании целесообразно указать как процент повышения тарифной ставки (оклада), так и конкретный ее размер в рублях.

Вопрос 10. Часто ли нужно пересматривать и утверждать новое штатное расписание?

Порядок и форма утверждения штатного расписания законодательством не установлены.

Эти вопросы регламентируются уставом организации или другими учредительными документами.

Штатное расписание чаще всего составляется на календарный год.

В случаях, когда наниматель принимает решение об увеличении тарифных ставок (окладов) работников, изменении организационной структуры, иных существенных изменений, штатное расписание подлежит переутверждению.