Расходы на справочно–информационную систему в бухучете
Торговая организация приобрела в ноябре 2017 г. справочно–информационную систему для службы снабжения и сбыта. Срок действия договора – 12 месяцев – по 10.11.2018 г., но предусмотрена возможность продления на каждый последующий год. Администрация организации не может сообщить, будем ли мы пользоваться этой системой год или нет, планируется ли продлевать договор в будущем или нет.
Как отразить в учете справочно-информационную систему: как нематериальный актив (НМА) или отнести сразу на расходы?
Компьютерная программа – это представленная в объективной форме упорядоченная совокупность команд и данных, предназначенных для использования на компьютере и в иных системах и устройствах в целях обработки, передачи и хранения информации, производства вычислений, получения аудиовизуальных изображений и других результатов (ст. 4 Закона от 17.05.2011 № 262-З «Об авторском праве и смежных правах», далее – Закон № 262-З).
Компьютерные программы являются объектами авторского права (ст. 6 Закона № 262-З).
Разрешение использовать компьютерную программу как объект авторского права предоставляется по лицензионному договору, согласно которому правообладатель (лицензиар) предоставляет пользователю (лицензиату) разрешение использовать соответствующий объект авторского права (компьютерную программу). Лицензиат может использовать объект авторского права способами, которые прямо предусмотрены лицензионным договором (п. 1 ст. 44 Закона № 262-З). Лицензионный договор предполагается возмездным, если иное не предусмотрено этим договором. Вознаграждение определяется в лицензионном договоре в процентах от дохода за соответствующий способ использования объекта авторского права либо в виде фиксированной суммы или иным способом (п. 4 ст. 44 Закона № 262-З).
Имущественные права в отношении объектов авторского права, включая компьютерные программы, базы данных или их экземпляры, приобретенные по лицензионным (авторским) договорам или иным основаниям, предусмотренным законодательством, относятся к нематериальным активам (подп. 7.1 п. 7 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утв. постановлением Минфина от 30.04.2012 № 25, далее – Инструкция № 25). Но при этом должны выполняться следующие условия признания (п. 4 Инструкции № 25):
– активы идентифицируемы, то есть отделимы от других активов организации;
– активы предназначены для использования в деятельности организации, в т.ч. в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, а также для предоставления в пользование;
– организация предполагает получение экономических выгод от использования активов и может ограничить доступ других лиц к данным выгодам;
– активы предназначены для использования в течение периода продолжительностью более 12 месяцев;
– организацией не предполагается отчуждение активов в течение 12 месяцев с даты приобретения;
– первоначальная стоимость активов может быть достоверно определена.
При невыполнении любого из указанных условий признания произведенные организацией затраты признаются расходами (п. 6 Инструкции № 25).
Таким образом, если срок действия договора на использование программы не превышает 12 месяцев, то затраты на ее приобретение признаются расходами. Однако следует учитывать возможность продления договора на использование программы на более длительный срок. Если вероятность таких действий, согласно профессиональному суждению бухгалтера, достаточно велика, то приобретенная программа будет соответствовать условиям признания в качестве объекта нематериальных активов.
Если договор будет пролонгирован, то списание стоимости программы на расходы может рассматриваться как ошибка, обусловленная неиспользованием или неправильным использованием при ведении бухгалтерского учета имеющейся информации о совершенной хозяйственной операции. Такая ошибка должна быть исправлена в порядке, установленном Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утв. постановлением Минфина от 10.12.2013 № 80 (далее – НСБУ № 80). При этом затраты на приобретение программы подлежат отражению в учете не как расходы, а как затраты, формирующие первоначальную стоимость объекта нематериальных активов.
Исправление ошибок оформляется бухгалтерской справкой-расчетом, содержащей сведения, установленные законодательством РБ для первичных учетных документов (п. 9 НСБУ № 80).
В то же время, исходя из принципа осмотрительности, если есть потенциальная возможность пролонгации договора на использование программы на срок, превышающий 12 месяцев, не будет ошибкой признать затраты на приобретение программы как объект нематериальных активов со сроком амортизации 12 месяцев. В случае, если договор будет продлен, исправлять ошибки не придется. Если договор не будет продлен – также можно ничего не исправлять, ведь затраты на приобретение программы учтены в расходах организации и при налогообложении, хоть и не единовременно, а на протяжении 12 месяцев.
