Правильно отчитаться
В каких случаях должен составляться отчет работника о командировке, и какие сведения он должен содержать?Статьей 91 Трудового кодекса РБ (далее — ТК) установлено, что служебной командировкой признается поездка работника по р...
В каких случаях должен составляться отчет работника о командировке, и какие сведения он должен содержать?
Статьей 91 Трудового кодекса РБ (далее — ТК) установлено, что служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.
При направлении работников в командировки за границу следует руководствоваться нормами Положения о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда от 14.04.2000 № 55 (с изменениями и дополнениями, далее — Положение № 55).
В соответствии с п.54 Положения № 55, работники, которые прибыли из служебной командировки, представляют письменный отчет об итогах командировки в двухнедельный срок со дня прибытия в соответствии с требованиями п.52 Положения № 55.
Согласно п.52 Положения № 55 при направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) — предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание подписывается руководителем и командированным работником.
Отчет о командировке должен в максимальной степени отражать выполнение поставленного задания, ход переговоров за границей, договоренность с представителями зарубежных фирм, а также экономическую, конъюнктурную, ценовую и другую информацию.
Форма письменного отчета и порядок его представления определяются руководителем.
При направлении работников в командировки в пределах РБ следует руководствоваться нормами Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (с изменениями и дополнениями, далее — Инструкция № 35).
Пунктом 11 Инструкции № 35 установлено, что к авансовому отчету, в котором указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы, среди прочих документов должен быть приложен отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).
Однако нельзя забывать,что для отнесения расходов по командировкам на себестоимость продукции, работ, услуг необходимо обосновать их связь с реализацией (с предпринимательской деятельностью). Согласно пп.17,18 гл.5 «Признание расходов» Инструкции по бухгалтерскому учету «Расходы организации», утв. постановлением Минфина от 26.12.2003 № 182:
— расходы признаются в бухгалтерском учете, в частности, с учетом связи между произведенными расходами и поступлениями (соответствие доходов и расходов);
— расходы признаются в том отчетном периоде, в котором были признаны соответствующие им доходы, независимо от времени фактического поступления денежных средств в оплату реализованных товаров, продукции, работ, услуг (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности).
Кроме того, согласно ст.3 Закона от 22.12.1991 № 1330-XII (с учетом изменений и дополнений) «О налогах на доходы и прибыль» затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг), природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Затраты по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемые при налогообложении, определяются на основании документов бухгалтерского и налогового учета.
К затратам по производству и реализации продукции, товаров (работ, услуг), учитываемым при налогообложении, не относятся расходы, не связанные с производством и реализацией продукции, товаров (работ, услуг), затраты, указанные в п. 7 ст.3 Закона, а также иные расходы, определенные Президентом и (или) законом.
Например, без отчета по командировке бухгалтер не сможет правильно учесть в целях налогообложения расходы по командировке работника, выполнявшего работы (услуги), не связанные с производством и реализацией продукции, товаров (работ, услуг), в том числе работы по благоустройству населенных пунктов, а также работы по строительству, оборудованию, а также содержанию объектов, не участвующих в предпринимательской деятельности, находящихся на балансе организации.
Таким образом, считаем целесообразным составление отчетов о командировках и в пределах РБ с включением в них необходимых данных, позволяющих определить наличие (или отсутствие) связи понесенных организацией расходов по командировке с деятельностью организации, — по форме, определенной нанимателем исходя из специфики деятельности организации.
