Командировки и расчеты за них
Евгений Герштейн. Фото с сайта ilex.by
Редакция подготовила ответы на вопросы читателей, связанные с возмещением расходов по командировкам. Бухгалтеров, обратившихся к нам за поддержкой, консультирует заместитель директора ООО «РСМ Бел Аудит» Евгений ГЕРШТЕЙН.
Сутки в Смоленске
Работник организации по приказу и заданию нанимателя направлен в служебную командировку в Смоленск на 2 дня, с 21 по 22 января 2019 г. Он выехал в командировку 21 января в 12.00 на личном автомобиле, а 22 января в 22.00 вернулся.
В каком размере оплатить суточные и расходы по найму жилого помещения?
И. Филенкова
По общему правилу, установленному п. 14 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах предельных норм, установленных законодательством РБ при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.
Согласно нормам оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минфина от 30.01.2001 № 7 (далее – постановление № 7), предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки при нахождении в командировке в Российской Федерации – 120 USD.
В рассматриваемой ситуации срок командирования – двое суток. При указании в счете гостиницы такого срока проживания (по датам заселения и выселения) организация должна оплатить (возместить) фактические расходы по проживанию, но не более 240 USD; соответственно, при сроке проживания в счете – одни сутки – оплачивается (возмещается) не более 120 USD.
Исходя из нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), утвержденной постановлением № 7 для РФ в размере 30 USD в сутки, срока командирования и фактического пребывания (двое суток), суточные подлежат оплате (возмещению) в размере 60 USD.
Номер на двоих
Два сотрудника по приказу и заданию нанимателя были направлены в служебную командировку в Смоленск на 2 дня на служебном легковом автомобиле с 9 по 10 ноября 2018 г. Они выехали 9 ноября в 6.00, прибыли в Смоленск в 13.00, переночевали в гостинице (имеется счет), а 10 ноября выехали в 14.00 и прибыли в Беларусь в 21.00.
Каким образом производится возмещение командировочных расходов?
И. Филенкова
Согласно п. 14 Инструкции № 115 расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах предельных норм, установленных законодательством, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (см. предыдущий вопрос).
В рассматриваемой ситуации срок командирования составляет двое суток. При указании в счете гостиницы такого срока проживания (по датам заселения и выселения) организация должна оплатить (возместить) фактические расходы по проживанию, но не более 240 USD; соответственно, при сроке проживания в счете – одни сутки – оплачивается (возмещается) не более 120 USD (постановление № 7).
При этом следует учитывать, что для возмещения расходов по найму жилого помещения счет за проживание должен быть оформлен индивидуально на каждого из командированных работников.
Если счет за проживание все же оформлен на одного из командированных работников, следует исходить из того, что, согласно ч.ч. 1 и 2 п. 16 Инструкции № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения.
Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму устанавливает наниматель.
То есть при отсутствии «индивидуализации» счета возмещение расходов по найму жилого помещения по общей норме (в данном случае – в пределах 120 USD в сутки) производится только в отношении расходов того работника, который представил подтверждающий документ, выданный на его имя. В отношении расходов остальных работников применяются нормы п. 16 Инструкции № 115.
Исходя из нормы расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных), утвержденной постановлением № 7 для РФ в размере 30 USD в сутки, срока командирования и фактического пребывания (двое суток), суточные подлежат оплате (возмещению) в размере 60 USD.
Конференция в Китае
Сотрудник по приглашению организации-партнера был командирован на конференцию в Китай на 6 дней с 14 по 19 декабря 2018 г. Проезд и проживание оплатила приглашающая сторона. Работник вылетел из Минска 14 декабря, сделал пересадку в Москве, 15 декабря прибыл в Китай и разместился в гостинице. С 16 по 18 декабря он участвовал в конференции. Затем 19 декабря в 8.30 вылетел в Москву, вернулся в Минск 19 декабря в 21.00.
Каким образом возмещаются командировочные расходы?
И. Филенкова
По мнению автора, в данном случае возмещению командированному работнику подлежат суточные, если понимать указанную в вопросе оплату принимающей стороной расходов на проживание как оплату расходов по найму жилого помещения.
В таком случае следует исходить из норм главы 4 Инструкции № 115.
Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством РБ для работников, направляемых в командировки (п. 20 Инструкции № 115).
В соответствии с п. 22 Инструкции № 115 возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из РБ и дня прибытия в РБ по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.
Днем отъезда (выбытия) из Беларуси считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из РБ, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта в РБ согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.
В рассматриваемой ситуации день отъезда – 14 декабря и день приезда – 19 декабря. Срок пребывания в служебной командировке, в т.ч. для определения суточных, составляет 6 суток.
Согласно постановлению № 7 норма расходов за проживание вне места постоянного жительства (суточных) для Китая составляет 50 USD в сутки. Соответственно, общая сумма расходов, подлежащая возмещению в виде суточных – 300 USD.
Обратите внимание: если пребывание в аэропорту Москвы во время пересадки в связи с расписанием полетов составит более 12 часов, за эти сутки наниматель возмещает суточные по нормам, установленным для РФ (согласно постановлению № 7 – 30 USD в сутки), а не по нормам для Китая (ч. 1 п. 27 Инструкции № 115).
Зарплата за время командировки
Организация в соответствии со ст. 95 ТК выплачивает антикризисному управляющему зарплату за время служебных командировок в размере среднего заработка. Бывают месяцы, когда зарплата, рассчитанная по среднему, ниже рассчитанной исходя из оклада.
Как в данном случае оплачивать дни командировок: по среднему заработку или по установленному окладу?
И. Шульга
В такой ситуации следует осуществлять расчет, исходя из заработной платы по окладу.
Действительно, согласно ч. 1 ст. 95 ТК за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.
Таким образом, законодатель определил только нижнюю границу для расчета заработной платы за время нахождения в служебной командировке – средний заработок.
Соответственно, если заработная плата, начисленная работнику за рабочие дни во время нахождения его в командировке исходя из должностного оклада выше рассчитанной по среднему заработку, выплачивается зарплата по должностному окладу.
