Как правильно провести годовое собрание

Продолжая тему организации годового общего собрания участников хозяйственного общества, обратим внимание на важные правовые нюансы непосредственно проведения собрания, которые прямо влияют на правомочность принятых им решений.

Основные нормы, касающиеся проведения годового общего собрания участников (далее – годовое собрание), сосредоточены в ст.ст. 42–47 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон).

Кворум и процедурные моменты

Следует помнить, что общее собрание (в т.ч. годовое) признается правомочным (имеет кворум), если его участники обладают в совокупности более чем 50% голосов от общего количества голосов, принадлежащих участникам общества, если уставом не предусмотрено большее число голосов. При этом принявшими участие в собрании считаются лица, зарегистрировавшиеся для участия в нем, и (или) лица, заполненные бюллетени которых получены в порядке, установленном уставом.

Наличие кворума важно для принятия решений по вопросам повестки дня годового собрания. Если установленный кворум отсутствует, годовое собрание должно быть проведено повторно с той же повесткой дня.

После регистрации лиц, имеющих право на участие в годовом собрании, и определения кворума происходит ряд процедурных моментов:

• избираются председатель и секретарь годового собрания;

• назначается лицо, ответственное за ведение протокола собрания;

• оглашается повестка дня и проводится обсуждение вопросов по ней;

• принимаются решения по повестке дня с организацией подсчета голосов.

Когда и как оформить протокол

По результатам проведения годового собрания не позднее 5 дней после даты его окончания составляется протокол общего собрания. Он подписывается с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу, председателем общего собрания, секретарем (при его наличии), а также не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии) или лицами, принявшими участие в собрании, если это преду­смотрено уставом.

К протоколу рекомендуем приложить:

• список лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом собрании;

• документы, подтверждающие полномочия участников годового собрания (доверенности);

• документы для ознакомления участников общества;

• проекты решений, договоров, сделок, согласованные на годовом собрании, и др.

Надо ли проводить годовое собрание в обществе с одним участником

Нормы, определяющие порядок и сроки созыва и проведения годового собрания, не применяются к обществу, состоящему из одного участника (ч. 7 ст. 36 Закона), что вполне объяснимо: единственный участник не может провести собрание в том виде, в каком оно предусмотрено законодательством.

Однако Закон устанавливает обязанность единственного участника в тот же срок, что отведен для годового собрания (не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года), принять письменные решения по вопросам, которые обязательно должны быть рассмотрены на годовом собрании. Иными словами, единственный участник тоже обязан утвердить годовые отчет и бухгалтерскую (финансовую) отчетность, распределить прибыли и убытки и т.п. Очевидно, что процедура принятия решений по указанным вопросам значительно проще, поскольку нет необходимости совершать действия по созыву и организации проведения собрания.

При этом для минимизации рисков, а также в случае непринятия решения единственным участником (акционером) рекомендуем уполномоченным органам все равно принимать решение о подготовке годового собрания, т.к. отсутствие требования о его проведении не снимает с уполномоченного органа обязанностей по подготовке годовой отчетности и ее представлению на утверждение единственному участнику (акционеру).

Годовое собрание не проведено: последствия

Действующее законодательство Беларуси не предусматривает уголовную или административную ответственность за невыполнение обязанности по проведению годового общего собрания. Однако это не повод ее игнорировать, поскольку непроведение такого собрания способно повлечь иные негативные последствия.

Например, в случае банкротства общества тот факт, что годовые собрания не проводились, может быть расценен как бездействие лиц, имеющих право давать обязательные указания для юридического лица, и стать основанием для возложения на участников или руководителей общества субсидиарной ответственности.

При возникновении корпоративного конфликта между участниками и топ-менеджментом общества такой факт может послужить основанием для привлечения руководителя к дисциплинарной ответственности за неисполнение своих должностных обязанностей.

Поэтому важно не просто проводить годовые собрания ежегодно, но и соблюдать все требования к их подготовке и порядку проведения. Тем более что в соответствии с действующей с 19.11.2024 нормой ст. 182-2 ГК существенное нарушение порядка созыва, подготовки и проведения собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания, является основанием для признания решения, принятого таким собранием, недействительным.

Как следствие, сделки, а также иные юридически значимые действия, совершенные на основании решения собрания, признанного судом недействительным, тоже могут быть признаны недействительными в судебном порядке, если из законодательного акта не вытекает, что недействительность решения собрания «автоматически» влечет недействительность таких сделок и действий.

***