Аудиторы о бухгалтерских проблемах бизнеса: неформальный контроль и возможности аутсорсинга
Фото: freepik.com
Многие ключевые финансовые решения в компаниях принимают руководители и бухгалтеры, находящиеся в их подчинении. Однако выстроить эффективную работу финансовых структурных подразделений бывает непросто. Именно поэтому интересен взгляд аудиторов, регулярно выявляющих проблемы бизнеса в сфере бухучета.
Меры безопасности для бухгалтера
На днях аудиторская компания «БелАудитАльянс» провела семинар, собравший как бухгалтеров, так и топ-менеджеров предприятий. Мероприятие было посвящено трудностям, с которыми сталкиваются и те, и другие на пути построения эффективной работы бухгалтерской службы.
Одна из распространенных проблем, которую фиксируют аудиторы в ходе проверок, – слабое представление должностных лиц о проблемах, возникающих в бухгалтерском и налоговом учете. А ведь ответственность главных бухгалтеров, руководителей и других топ-менеджеров весьма велика, поскольку они принимают финансово емкие решение.
По наблюдениям аудиторов, к дисциплинарной ответственности (например, за ненадлежащее выполнение своих обязанностей) бухгалтеры привлекаются редко, а вот кейсы о материальной ответственности таких работников (например, в случае мошенничества) появляются даже в новостных лентах.
Если же ущерб причинен не только предприятию, но и государству, то резко возрастает вероятность привлечения должностных лиц даже к административной и уголовной ответственности.
Учитывая такие, не всегда очевидные риски, директор компании «БелАудитАльянс» Елена Жугер во время семинара подробно остановилась на мерах безопасности, которые способны защитить бухгалтеров от потенциальных неприятностей.
Аудитор рекомендует в локальном правовом акте компании определить, кто, когда и какие поручения может давать главному бухгалтеру. По наблюдениям эксперта, нередко возникают корпоративные споры между топ-менеджерами и собственниками, которые начинают оспаривать целесообразность хозяйственных операций, и пострадавшей стороной в этих «разборках» могут оказаться сотрудники бухгалтерии.
«Как поступать и чью сторону занимать главному бухгалтеру, когда ему пытаются давать указания и начальники подразделений, и собственники, и топ-менеджеры? Подчиняйтесь непосредственно руководителю компанию», – поделилась советом с аудиторией Е. Жугер.
Худшее, по мнению аудитора, возникает тогда, когда бухгалтерия начинает выполнять поручения всех высокопоставленных работников и собственников, что никак не регламентировано локальными нормативными актами.
В случае корпоративного конфликта бухгалтеру могут вменить материальный ущерб, поэтому бухгалтерия должна четко осознавать ответственность и корпоративные риски, подчеркнула эксперт.
Согласно трудовому законодательству материальная ответственность рядового бухгалтера ограничена размером его заработной платы, а главный бухгалтер несет полную материальную ответственность за свои действия.
Помимо корпоративных рисков весьма болезненной для бухгалтерии может оказаться ситуация, когда проверяющие органы начинают подозревать организацию в неполной уплате налогов. При неблагоприятном сценарии закончиться это может уголовным делом.
«В обязательном порядке бухгалтерам следует уведомлять (в форме служебной записки) руководителя о документах, событиях, действиях, которые могут привести к нарушению законодательства и нанести ущерб компании», – подчеркнула Е. Жугер.
Если руководство организации по каким-то причинам не воспринимает сигналы о рисках нарушения законодательства, то аудиторы в таких случаях рекомендуют главному бухгалтеру сменить работу, чтобы не оказаться соучастником грубого правонарушения.
Учет требует постоянного контроля
Вообще, по наблюдениям экспертов, на практике отношения между руководством компании и бухгалтерией выстраиваются по-разному, и часто характер взаимодействия зависит от менталитета (и уровня компетенций) руководителя.
Начальник отдела консультаций компании «БелАудитАльянс» Ирина Красильщикова обратила внимание на 4 основные модели взаимодействия руководства компании с бухгалтерией.
«Первый вариант – ситуация, когда директор организации полностью понимает значимость работы бухгалтерии и создает условия для ее эффективной работы», – отметила И. Красильщикова.
Во втором руководство имеет поверхностное представление о работе бухгалтерии, поэтому постоянно возникают вопросы и необоснованные претензии.
Третий распространенный случай – пренебрежительное отношение к работе службы, в основе которого лежит представление о том, что специалисты по бухучету не имеют особой ценности для организации.
«Крайний, четвертый вариант – либерально-попустительское отношение к работе бухгалтерии, когда интерес руководителя в бухгалтерских проблемах заканчивается вопросом об остатке денежных средств на расчетном счете», – пояснила И. Красильщикова.
Руководителям необходимо стремиться к первому варианту, в котором будет комфортно работать и им, и бухгалтерии, и всем сотрудникам организации. Показывая ценность работы финансовой службы и понимая ее основы, руководство сможет добиться большего успеха, поскольку морально мотивированные сотрудники работают намного лучше.
По мнению эксперта, чтобы работа службы была эффективной, главному бухгалтеру необходимо ее планировать и правильно распределять обязанности между бухгалтерами, делегировать свои полномочия, в т.ч. при своем отсутствии по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка и т.д.).
Кстати, конец нынешнего года и начало 2024‑го – период высокой нагрузки на бухгалтерию. Нужно привести документы в соответствие с новой редакцией Трудового кодекса, пересмотреть действующую учетную политику на предмет актуальности и эффективности, сдать годовую отчетность, предоставить сведения по подоходному налогу не позднее 1 апреля 2024 г. в абсолютно новом формате, изучить изменения в налоговое и бухгалтерское законодательство, отмечает И. Красильщикова.
Важный момент: специалисты аудиторской компании настоятельно рекомендуют документально оформлять передачу дел главным бухгалтером, если он в новом году увольняется. Это позволит выявить допущенные нарушения учета и своевременно установить виновного.
«В случае если главный бухгалтер отказывается передавать дела новому сотруднику либо директору, то последнему необходимо этот отказ оформить документально», – подчеркивает И. Красильщикова.
В дальнейшем, при проверке организации к уволенному бухгалтеру за действия (бездействие), которыми причинен ущерб нанимателю в период работы данного сотрудника, может быть применена административная или уголовная ответственность.
Если при приеме дел от предшественника обнаруживаются грубые и (или) неединичные ошибки, то целесообразно решить вопрос о проведении аудиторской проверки, полагает И. Красильщикова. Результаты аудита позволят защитить и руководство компании, и нового главного бухгалтера от ответственности, которая может наступить в связи с действиями предшественника.
Типичной ошибкой многих компаний является использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) уволившегося главного бухгалтера, что приводит к неправомерности принятия НДС к вычету, доплате налогов и применению штрафных санкций.
Кроме того, необходимо обратить внимание, что ЭЦП равнозначно собственноручной подписи его владельца. Наличие одной ЭЦП в организации – это неверный вариант, т.к. у контролирующих органов и МНС правомерно встает вопрос, кто подписывает документы в период отсутствия владельца ЭЦП, подчеркивает эксперт аудиторской компании.
Бухгалтерский аутсорсинг: возможности и риски
Истории с увольнением главного бухгалтера, особенно когда оно происходит внезапно, являются стрессом для компании и иногда побуждают организации к передаче функций по ведению учета на аутсорсинг.
О привлечении сторонних организаций предприниматели также задумаются, когда хотят сэкономить средства на ведении учета либо испытывают недостаток в квалифицированных бухгалтерах. Кстати, на рынке бухгалтерского аутсорсинга постоянно появляются новые фирмы, что указывает на реальную возможность заниматься предпринимательской деятельностью в этой сфере.
Аудиторы видят как возможности, так и риски для компаний, которые отдают бухгалтерию на аутсорсинг.
Плюс этого варианта – экономия. По оценкам разных экспертов, хороший аутсорсинг – недешевая услуга, однако затраты на бухучет при этом варианте могут быть снижены за счет экономии на т.н. зарплатных налогах (подоходном и страховых взносах), которые обязательно возникают в случае найма штатного бухгалтера.
«Кроме того, в этом случае компании не нужно тратиться на организацию рабочего места для штатного сотрудника. Также преимущества, о которых часто говорят эксперты, еще и в том, что аутсорсинг не идет в декрет, не болеет и не уходит в отпуск», – отметил на семинаре аудитор, консультант компании «БелАудитАльянс» Дмитрий Качук.
Плюс хорошего аутсорсинга, полагает эксперт, еще и в том, что внутри уважаемой бухгалтерской фирмы, помимо бухгалтеров, работает аудитор, который постоянно отвечает за контроль качества оказываемых услуг.
При этом Д. Качук рекомендует в договоре аутсорсинговых услуг подробно прописывать весь спектр услуг, в которых нуждается заказчик, поскольку отношения строятся на гражданско-правовых договорах.
Соответственно, если компании необходимо проводить разные инвентаризации, то целесообразно этот пункт включить в договор, иначе отсутствие данной нормы может привести к тому, что бухгалтерские услуги будут оказываться не в полном объеме, предупредил участников семинара эксперт.
Аудитор также рекомендует четко прописать в договоре комфортный для заказчика формат коммуникаций (в т.ч. для оперативных поручений) с аутсорсинговой организаций. Немаловажно также закрепить в этом документе ответственность исполнителя за хранение полученных документов, а также обязанность регулярно предоставлять копии бухгалтерских баз.
Ведь встречаются случаи, отметил Д. Качук, когда по техническим и иным причинам бухгалтерские базы повреждаются, и заказчик фактически остается без всего бухучета, что ведет к необходимости тратить дополнительные средства фактически на восстановление учета с нуля.
Главный недостаток бухгалтерского аутсорсинга в том, что исполнителем может оказаться недобросовестный подрядчик. Поэтому директору компании необходимо организовать регулярный контроль за ведением бухгалтерского учета и расчетом налогов – самостоятельный либо с привлечением независимых специалистов.
Продолжение темы – в статье «Работникам переплатили командировочные: с кого взыскать лишние суммы».
