Аутсорсинг: элемент развития компании или напрасная трата денег
Светлана ТАЛАКО
Аутсорсинг как стратегия бизнеса представляет собой передачу на основании договора определенного набора функций и процессов сторонней организации, специализирующейся в соответствующей области.
Аутсорсинг бухгалтерии – частный случай аутсорсинга бизнес-процессов. В зарубежной практике такая форма взаимодействия компаний очень распространена и считается одним из наиболее эффективных решений, позволяющих организации сконцентрироваться на ключевых задачах, освободившись от выполнения второстепенных функций.
Справочно: в 2010 г. в Европе около 86%, а в США 92% компаний передали на аутсорсинг полностью или частично финансы и администрирование. В 2020 г. – около 15% российских компаний использовали аутсорсинг бухгалтерии, а в марте 2023 г. спрос на бухгалтерские и юридические услуги в РФ вырос на 37% по сравнению с аналогичным периодом 2022 г.
Действительно ли бухгалтерский аутсорсинг эффективен как один из способов организации ведения бухгалтерского учета? Следует ли привлекать стороннюю организацию в рабочие бизнес-процессы? Правда ли, что использование услуг компании-аутсорсера – это путь к снижению затрат, повышению эффективности и оптимизации распределения ресурсов?
Рассмотрим эти вопросы и проанализируем, какие преимущества и недостатки имеются у данной стратегии и какие факторы следует учесть при ее реализации.
Достоинства аутсорсинга
Во-первых, аутсорсинг – это прежде всего исключение человеческого фактора.
Передавая функции по ведению бухгалтерского учета сторонней организации, компании снимают с себя задачу по поиску, обучению и удержанию квалифицированного специалиста. Кроме того, исчезают вопросы, связанные с непрерывностью бизнес-процессов вследствие болезни, отпуска, обучения персонала.
Появляется гибкость в управлении человеческими ресурсами. У компании нет необходимости думать о снижении заработной платы (в случае уменьшения объема работы), сокращении численности своих сотрудников, а также о том, как избежать компенсационных выплат при изменении ситуации на рынке или перепрофилировать специалистов в случае возникновения новых направлений в бизнесе либо в поиске дополнительных сотрудников. В большинстве случаев начать и прекратить гражданско-правовые отношения, в отличие от трудовых, значительно проще.
Во-вторых, значительно снижаются затраты на содержание функционального подразделения.
Возникает существенная экономия на компьютерном оборудовании, оргтехнике, программном обеспечении и их последующей технической поддержке, а также на организации рабочего места и закупке канцтоваров.
Отсутствует необходимость налоговых и страховых отчислений на заработную плату штатного сотрудника, а именно сохраняются 56% от суммы чистого вознаграждения бухгалтера.
Исчезает необходимость в расходах на обучение, информационные базы, периодические издания.
Расходы за услуги компании-аутсорсера учитываются при расчете налога на прибыль, а НДС, включенный в стоимость услуги, принимается к вычету.
В-третьих, реализуется опция приобретения качественных услуг квалифицированных специалистов.
Появляется возможность пользоваться высокопрофессиональным опытом, накопленным компанией-аутсорсером при решении аналогичных задач, и получить доступ к новым технологиям. В компаниях, специализирующихся на оказании бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы отработаны, поэтому решение как сложных, так и простых задач происходит быстрее, эффективнее и дешевле.
Компания-аутсорсер часто специализируется на предоставлении многих иных профессиональных услуг. Соответственно, она может предложить своему клиенту поддержку по иным направлениям в области гражданского, налогового, трудового и таможенного законодательства.
Для поддержания качества предоставляемых услуг в компаниях существует двойной/тройной контроль специалистов, ведущих бухгалтерский учет, со стороны руководителей (менеджеров, начальников отделов).
В-четвертых, аутсорсинг защищает от ошибок.
При передаче финансовой функции на аутсорсинг ответственность за причинение вреда в результате совершения ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, а также непреднамеренного нарушения законодательства несет компания-аутсорсер. Поэтому она заинтересована в исключении любой возможности возникновения таких ситуаций (в т.ч. для снижения рисков большинство серьезных бухгалтерских и аудиторских компаний страхуют свою профессиональную ответственность).
В свою очередь компания, имеющая штатного либо приходящего бухгалтера, не застрахована от уплаты штрафов, а также других санкций по причине совершения ошибок и недостаточной квалификации специалистов. При этом их ответственность ограничивается трудовым законодательством. Даже при полной материальной ответственности взыскать всю сумму примененных к компании санкций, которые могут быть очень существенными, с работника в большинстве случаев невозможно. Соответственно, основные риски в такой ситуации компания несет самостоятельно и должна принимать меры по их минимизации.
Недостатки аутсорсинга
Вместе со множеством преимуществ существуют и некоторые «подводные камни» аутсорсинга бухгалтерии, которые стоит учитывать.
На рынке присутствуют и неквалифицированные поставщики услуг. Выбранная компания может не соответствовать требованиям высокопрофессионального поставщика услуг. Это может быть связано с тем, что для привлечения заказчиков компания-аутсорсер изначально устанавливает низкую цену на свои услуги. В результате она может себе позволить нанять специалиста только невысокой квалификации либо один специалист будет обслуживать большое количество компаний. Также будет отсутствовать контроль за качеством (принцип четырех глаз). Все это в итоге негативно скажется на качестве предоставляемой услуги. Для избежания таких рисков и разочарований в обслуживающей стороне в договоре следует предусматривать соответствующие критерии.
Также многим руководителям бывает очень сложно преодолеть психологический барьер в плане потери контроля над ситуацией и доверить финансовые вопросы своего бизнеса посторонним людям. Кроме того, передача бухгалтерской информации и документации сторонней организации может привести к потере конфиденциальности. В целях обеспечения ее соблюдения в договоре необходимо предусматривать соответствующие положения, а также ответственность за разглашение конфиденциальной информации.
Не всегда возможна оперативная связь. «Свой» сотрудник со всеми важными документами всегда под рукой, а специалист на аутсорсинге работает удаленно и не всегда доступен для разговора или проверки бумаг. На самом деле это вопрос не острой необходимости, а привычки и правильной организации документооборота. Все эти нюансы также могут быть отражены в договоре.
Из вышесказанного можно сделать вывод, что преимуществ у бухгалтерского аутсорсинга больше, чем недостатков. Он является эффективным инструментом, позволяющим снизить рутинность деятельности предприятия и сосредоточиться на развитии собственного бизнеса.
При этом очень важно при выборе компании, которой будет передаваться ведение бухгалтерии, ориентироваться не только на цену, но и на опыт организации, историю ее деятельности, репутацию, отзывы, а также имеющиеся сертификаты и рекомендации.
