Варианты кадровой оптимизации

Редакция «ЭГ» собрала вопросы по кадровой оптимизации в случае необходимости сокращения расходов в организации. Ответы содержат поэтапные рекомендации для различных решений нанимателя, связанных с минимизацией издержек на персонал.

Изменение обязанностей

Можно ли заставить работника выполнять, кроме основной, работу по другой профессии или специальности?

Наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (ст. 20 ТК).

В ст. 67 ТК закреплены понятия совмещение профессий (должностей) и расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ).

Совмещение профессий (должностей) предполагает выполнение у того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, в течение рабочего дня (смены) дополнительной работы по другой профессии (должности).

Расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) – выполнение у того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, в течение рабочего дня (смены) дополнительного объема работ по той же профессии (должности).

Трудовой договор (контракт) с работником на совмещение профессий (должностей) и на расширение зоны обслуживания (увеличения объема выполняемых работ) не заключается.

Целесообразность совмещения или расширения зоны обслуживания оценивает наниматель. Необходимо убедиться, что увеличение нагрузки на работника в течение рабочего дня (смены) не помешает основной работе и не скажется на ее качестве.

Совмещение или расширение зоны обслуживания устанавливается приказом нанимателя с согласия работника. Для произведения доплат необходимо наличие в штатном расписании вакантной должности. В определенных случаях может потребоваться документ, подтверждающий право работника на выполнение определенного вида работ.

В соответствии со ст. 67 ТК, наниматель обязан производить работнику доплату за совмещение профессий (должностей) и расширение зоны обслуживания, размер которой устанавливается нанимателем по соглашению с работником в локальном нормативном правовом акте (ЛНПА).

В ст. 32 ТК прямо не указано, что совмещение является изменением существенных условий труда. Однако перечень условий труда, которые признаются существенными, не является исчерпывающим. Отнесение совмещения профессий к изменению существенных условий труда является в настоящее время оценочной категорией. Поэтому, если наниматель не уверен, будет ли в конкретном случае совмещение являться изменением существенных условий труда, он имеет право обратиться за консультацией в Департамент государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты (далее – Департамент).

Сокращение штата

Организации желательно «урезать» штат в связи с нестабильным финансовым положением и необходимостью срочного сокращения затрат.

Что важно не упустить при сокращении? Какие гарантии для работников предусмотрены трудовым законодательством?

Несоблюдение порядка увольнения работника, попавшего под сокращение, может стать основанием для его восстановления на работе по решению суда.

Приняв решение о сокращении, наниматель должен издать приказ о сокращении численности или штата сотрудников. До этого рекомендуем провести совещание с работниками кадровой службы и профсоюзом нанимателя. В приказе необходимо указать причины сокращения численности или штата работников; количество работников, подлежащих сокращению в каждом структурном подразделении с указанием должностей; закрепить организационные мероприятия, определить должностных лиц, ответственных за определение работников, подлежащих сокращению.

Затем необходимо определить работников, подлежащих сокращению, учитывая категории работников, которых увольнять по данному основанию запрещено либо для этого необходимо соблюдение дополнительных гарантий, а также категории работников, которые в соответствии с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашением пользуются преимущественным правом на оставление на работе при сокращении численности или штата работников.

Согласно ст. 43 ТК расторжение трудового договора по причине сокращения штата допускается, если невозможно перевести работника с его согласия на другую работу (в т.ч. с переобучением). Поэтому в обязанности уполномоченных нанимателем лиц входит предложить работникам, которых предполагается сократить, имеющиеся вакансии (при их наличии). Запрещено увольнение по сокращению численности или штата беременных женщин; женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (при этом не имеет значения, находится женщина в отпуске по уходу за ребенком или нет); одиноких матерей, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов – до 18 лет). На увольнение работника моложе 18 лет, помимо соблюдения общего порядка, необходимо получить согласие районной (городской) комиссии по делам несовершеннолетних, если иное не установлено ТК. При сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией, и в других случаях, установленных трудовым законодательством, что указано в ч. 1 ст. 45 ТК.

Понятие «высокая производительность труда» целесообразно включить в коллективный договор организации, наряду с конкретными критериями оценки производительности труда у данного нанимателя для каждой категории работников. При равной производительности труда и квалификации предпочтение в оставлении на работе отдается: ликвидаторам последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС; заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий; инвалидам; другим категориям работников, предусмотренным законодательством, коллективным договором, соглашением.

Следующим этапом надо письменно предупредить работника о предстоящем увольнении не менее чем за 2 месяца до увольнения. Коллективным договором, соглашением могут быть установлены более продолжительные сроки уведомления работника о предстоящем увольнении. С согласия работника наниматель вправе заменить предупреждение о предстоящем высвобождении выплатой компенсации в размере 2-месячного среднего заработка. При этом, если инициатива в достижении такого соглашения исходит от нанимателя после предупреждения работника о пред­стоящем высвобождении, компенсация выплачивается пропорционально времени, оставшемуся до окончания 2-месячного срока предупреждения.

Затем необходимо уведомить государственную службу занятости в случае предстоящего массового высвобождения работников не позднее, чем за 2 месяца до предстоящего сокращения, с указанием профессии, специальности, квалификации и размера оплаты труда работников. Критерии массового высвобождения работников установлены постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.04.2009 № 47 (далее – постановление). Массовым высвобождением работников считается расторжение нанимателем с работниками трудовых договоров, заключенных на неопределенный срок, а также срочных трудовых договоров до истечения срока их действия в случаях ликвидации организации, сокращения численности или штата работников согласно критериям, установленных постановлением.

Кроме того, необходимо уведомить профсоюз о предстоящем сокращении численности или штата работников предварительно, но не позднее, чем за 2 недели. Коллективным договором, соглашением может быть предусмотрена норма о необходимости получения предварительного согласия соответствующего профсоюза на увольнение работников в связи с сокращением численности/штата.

В течение всего срока предупреждения о предстоящем увольнении наниматель предлагает работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его специальности и квалификации. В период предупреждения о предстоящем увольнении по решению нанимателя работник, подлежащий увольнению, с его согласия также может направляться на переподготовку.

Об увольнении работника по п. 1 ст. 42 ТК издается приказ. С приказом об увольнении работника необходимо ознакомить под роспись.

В день увольнения работнику выдается оформ­ленная трудовая книжка, выплачиваются все причитающиеся от нанимателя суммы, в т.ч. выходное пособие в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка.

В период срока предупреждения о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работник выполняет свои трудовые обязанности, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, ему гарантируются условия и оплата труда наравне с другими работниками. До истечения срока предупреждения увольнение работника по указанным основаниям без его согласия не допускается. В период срока предупреждения работнику предоставляется 1 свободный день в неделю без сохранения зарплаты (по договоренности с нанимателем – с сохранением зарплаты) для решения вопроса о самостоятельном трудоустройстве у других нанимателей.

В случае нарушения нанимателем трудового законодательства при увольнении работника по сокращению численности или штата работник имеет право обратиться в суд, в т.ч. с требованием о восстановлении на работе. В соответствии со ст. 246 ТК в случаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения либо незаконного перевода на другую работу суд вправе по требованию работника вынести решение о возмещении морального вреда, причиненного ему указанными действиями.

Изменение системы оплаты труда

Планируем изменить систему оплаты труда, чтобы работники были более заинтересованы в результате. В итоге хотелось бы получить экономию фонда заработной платы и сохранить штат сотрудников.

Необходимо ли согласие работников на предложенные нанимателем изменения?

Ощутимый экономический эффект, на наш взгляд, может принести замена повременной системы оплаты труда на гибкую, в которой зависимость заработка от результата выше. Но можно также изменить одну гибкую форму оплаты труда на другую. К слову, основной целью внедрения одной из разновидностей гибких систем оплаты труда является не экономия фонда заработной платы, а стимулирование производительности труда каждого конкретного работника, и соответственно, повышение общей производительности труда.

Распространены следующие гибкие системы оплаты труда: комиссионная, сдельная, аккордная, на основе плавающих окладов, грейдов. Практики разрабатывают локальные системы оплаты труда, сочетающие свойства нескольких гибких систем.

До внедрения в организации гибкой системы оплаты труда следует проанализировать финансово-хозяйственную деятельность, убедиться, что выбранная гибкая система подходит, а ее внедрение будет экономить зарплатный фонд.

Далее необходимо выбрать разновидность гибкой системы оплаты труда, наиболее подходящую для организации в соответствии со спецификой ее деятельности и позволяющую в краткосрочной перспективе не только существенно сэкономить на оплате труда работников, но и стимулировать производительность труда.

Затем надо прописать и утвердить в ЛНПА (штат­ное расписание, положение об оплате труда, положение о премировании и др.) принципы гибкой системы оплаты труда (в т.ч. определить условия оплаты труда в соответствии с видом гибкой системы оплаты труда, действующей у нанимателя в положении об оплате труда).

Следующий этап – определить категории работников, в отношении которых будет действовать гибкая система оплаты, а затем – предупредить работников об изменении системы оплаты труда письменно (под роспись).

Условия об установлении работнику гибкой формы оплаты труда обязательно необходимо прописать в трудовом договоре (п. 7 ч. 2 ст. 19 ТК).

Наниматель обязан известить работников о введении новых или изменении действующих условий оплаты труда не позднее, чем за 1 месяц (ст. 65 ТК).

Изменение системы оплаты труда признается изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32 ТК). При изменении существенных условий труда наниматель издает соответствующий приказ с указанием обоснованных производственных, организационных или экономических причин, из-за которых вводятся такие изменения. В приказе обязательно необходимо указать дату введения изменений.

Согласно подп. 3.2 п. 3 Декрета Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организации» (далее – Декрет № 5) руководители организаций вправе изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее, чем за 7 календарных дней.

Перевод на неполное рабочее время

В организации существенно упали объемы реализации готовой продукции.

Можно ли установить для работников неполное рабочее время? Необходимо ли получить согласие работников на сокращение рабочего времени?

По соглашению сторон трудового договора работнику может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ч. 1 ст. 118 ТК). Наниматель обязан устанавливать неполное рабочее время работникам, указанным в ч. 2 ст. 289 ТК.

Инициатива об установлении неполного рабочего времени может исходить от нанимателя. Он может предложить сотруднику работать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю. При этом оплата труда работников с неполным рабочим временем производится пропорционально отработанному времени (при повременной форме оплаты труда) или в зависимости от выработки (при сдельной форме оплаты труда) (ст. 290 ТК).

Изменение режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, является изменением существенных условий труда (ч. 2 ст. 32 ТК). Такое изменение воз­можно только при наличии обоснованных производственных, организационных или экономических причин. Наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее, чем за 1 месяц. Также обязательным условием изменения существенных условий труда является продолжение работником работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре.

Установление или отмена неполного рабочего времени возможна только с письменного согласия работника. Наниматель должен уведомить каждого сотрудника об установлении неполного рабочего времени не позднее, чем за 7 календарных дней до его введения согласно Декрету № 5. Работник выражает свое согласие письменно на уведомлении нанимателя.

При отказе работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, трудовой договор прекращается по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК, работнику выплачивается выходное пособие в размере не менее 2-недельного среднего заработка согласно ч. 2 ст. 48 ТК.

Переход на неполное рабочее время в период трудовой деятельности оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. В приказе в качестве основания необходимо сделать ссылку на уведомление, в котором работник выразил согласие на изменение существенных условий труда.

Также необходимо внести изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение относительно перехода на неполное рабочее время, в котором необходимо указать время начала и окончания рабочего дня (п. 6 ст. 19 ТК).

Соглашение между нанимателем и работником о неполном рабочем времени может быть заключено на определенный или неопределенный срок.

Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности трудовых отпусков, исчисления трудового стажа и других трудовых прав (ст. 291 ТК).

Сведения о неполном рабочем времени в трудовую книжку работника не вносятся.

Согласно ст. 119 ТК не признается сверхурочной работа, выполненная сверх установленной продолжительности рабочего времени работниками с неполным рабочим временем в пределах полного рабочего дня (смены), полной рабочей недели.

Отдаю работников в хорошие руки

Работа на предприятии имеет выраженную сезонность, поэтому объем производства сейчас временно сократился.

Можно ли отправить работников, которых пока нечем загрузить, к другому нанимателю?

Экономическая деятельность предполагает наличие деловых связей. Наниматель может не сокращать «свободных» работников, а трудоустроить их (или часть из них) в другие организации. Это позволит сэкономить на выплатах в связи с сокращением. Работник теряет выходное пособие, однако получает гарантии занятости и возможность улучшить условия труда. На рынке много кадровых агентств, помогающих нанимателю в трудоустройстве сотрудников в другие организации.

В соответствии со ст. 30 ТК поручение работнику работы у другого нанимателя является переводом. Для обозначения перевода работника на постоянную работу в другую организацию часто применяется термин «внешний перевод».

В рассматриваемой ситуации инициатива перевода работника в другую организацию исходит от нанимателя. Однако для того чтобы перевод состоялся, необходимо согласие работника и принимающего нанимателя, то есть воля всех трех сторон перевода.

Гарантией того, что наниматель имеет желание принять работника, является приглашение на работу. Запрещен необоснованный отказ в заключении трудового договора с гражданами, письменно приглашенными на работу в порядке перевода от одного нанимателя к другому по согласованию между ними, в течение 1 месяца со дня выдачи письменного приглашения, если стороны не договорились об ином (ст. 16 ТК).

Если все стороны достигли согласия, в т.ч. по дате перевода, наниматель издает приказ об увольнении работника в порядке перевода. Трудовой договор с работником прекращается по п. 4 ч. 2 ст. 35 ТК.

Прием на работу в порядке перевода производится на основании письменного заявления работника, заключенного трудового договора. В случае отказа нанимателя в заключении трудового договора, работник вправе обратиться с исковым заявлением в суд. Признав незаконным отказ в приеме на работу, суд выносит решение, обязывающее нанимателя заключить трудовой договор, и устанавливает срок исполнения решения (п. 4 постановления Пленума Верховного Суда от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).

Оформление простоя

Наниматель планирует временно приостановить работу торгового объекта в связи с резким уменьшением объема продаж и объявить простой.

Можно ли считать падение продаж экономической причиной, достаточной для объявления простоя?

Простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.) (ч. 1 ст. 34 ТК).

Согласно п. 8 Инструкции о порядке применения списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утв. постановления Минтруда и соцзащиты от 14.07.2005 № 86, простой – это приостановка работы на рабочем месте, участке, в цехе, в организации в связи с отсутствием сырья, материалов, инструментов, электрической и тепловой энергии, поломкой оборудования, возникшими как по вине работника, так и без его вины.

Простой может быть объявлен как по организации в целом, так и для некоторых отдельных работников. Обязательное условие – отсутствие у нанимателя возможности предоставить работу, обусловленную трудовым договором.

Перечень причин производственного или экономического характера, из-за которых отсутствие работ признается простоем, не является исчерпывающим. Простой может быть объявлен по объективным, исключительным причинам, которые наниматель не мог предвидеть и своевременно устранить.

Немотивированный отказ нанимателя предоставлять работу не может являться простоем, как и запланированная приостановка работ (например, плановое техобслуживание оборудования, его ремонт).

Таким образом, причина объявления простоя является оценочной категорией. Наниматель должен сам оценить возникшую причину и принять решение о возможности объявить простой. В случае возникновения сомнений в основаниях для простоя советуем проконсультироваться в структурном подразделении Департамента.

Обратите внимание: простой всегда имеет временный характер, его срок не может превышать 6 месяцев. При простое не по вине работника заработная плата не может быть ниже двух третей установленной ему тарифной ставки (оклада) (ч. 1 ст. 71 ТК). В определенной ситуации выплата двух третей тарифной ставки (оклада) может существенно сэкономить фонд оплаты труда.

Простой оформляется приказом нанимателя.

В приказе обязательно необходимо указать:

– причину простоя, отметить временный характер простоя;

– структурные подразделение или Ф.И.О. работников, в отношении которых оформляется простой;

– с какого числа объявляется простой (если можно, указать срок, на который объявляется простой);

– размер зарплаты, сохраняемой за работниками на период простоя;

– обязанности работников на период простоя, иные существенные условия.

С приказом об объявлении простоя необходимо ознакомить под роспись всех работников, в отношении которых он оформляется.

Согласно ст. 172 ТК наниматель имеет право досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и заранее не предвиденным обстоятельствам.

В соответствии со ст. 191 ТК при необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема, наниматель вправе с согласия работника (работников) предоставить ему (им) отпуск (отпуска) без сохранения или с частичным сохранением зарплаты, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. В случае предоставления такого вида отпуска размер сохраняемой зарплаты определяется по договоренности между нанимателем и работниками, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением.