Сроки хранения документов: действующий порядок и ответственность

Законодательством установлены сроки хранения документов. Однако не у всех субъектов хозяйствования получается их сохранить в течение установленного времени: документы могут быть утеряны внутри организации, при переезде в другое офисное помещение, уничтожены досрочно при несоблюдении установленных сроков хранения и т.д.

Рассмотрим, какие последствия могут наступить для субъекта при отсутствии документов.

Для большинства документов срок хранения составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка не проводилась, срок хранения – 10 лет.

 

Ответственность руководителя

Ответственность за ведение и сохранность документов, связанных с ведением бухгалтерского учета, возложена на должностных лиц организации (п. 3 ст. 18 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»). Поэтому целесообразно в график документооборота организации включить пункт, согласно которому работник (отдел), обнаруживший утрату документов, обязан составить докладную записку на имя руководителя организации.

Если физическое лицо, фактически являясь последним руководителем организации, не обеспечило сохранность бухгалтерских документов, совершило действия, приведшие к передаче документов неустановленным лицам, то это расценивается как сокрытие документов, нарушение налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете и отчетности и является основанием для привлечения физлица к субсидиарной ответственности.

 

Административная и уголовная ответственность

За необеспечение сохранности...