Штатное расписание: что учесть при составлении и сколько хранить
В штатном расписании нанимателя должны быть указаны трудовые функции работников: работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации.
В соответствии со штатным расписанием определяется трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).
Составление и утверждение штатного расписания является обязанностью нанимателя независимо от вида деятельности организации.
Расписание определяет структуру, штатный состав и численность сотрудников.
Оно имеет прямое отношение к другим ЛНПА. Например, с учетом штатного расписания составляются должностные (рабочие) инструкции, положение о структурном подразделении, положение об оплате труда и др.
В штатном расписании наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС, а наименования должностей служащих – с ЕКСД.
Форма может быть разной
Форма штатного расписания не унифицирована.
Исключение составляют лишь некоторые бюджетные организации.
Количество граф в документе наниматель определяет самостоятельно в зависимости от вида деятельности организации, системы оплаты труда, наличия надбавок и компенсаций и др.
Штатное расписание составляется и утверждается на бумажном носителе.
При составлении необходимо учитывать, что законодательством не установлен минимальный коэффициент к количеству штатной единицы. Поэтому на практике в расписании встречаются 0,2 и 0,1 штатной единицы.
Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагается на руководителя организации (п. 7 Инструкции № 4).
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Такое согласование проекта документа может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование) (п. 59 Инструкции № 4).
Подготовка штатного расписания включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение (п. 16 Инструкции № 4).
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Образец штатного расписания
|
Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ «АвтоТрейд» штат в количестве 6 единиц с месячным фондом заработной платы 2 180,00 (две тысячи сто восемьдесят рублей) ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Директор OOO «Авто Трейд» 01.06.2019 № 5 В.В. Иванов г. Гомель (подпись) Вводится в действие с 01 июня 2019 г. 01.06.2019
Директор В.В.Иванов |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
При составлении штатного расписания необходимо учитывать, что законодательством не установлена обязанность указывать в нем заработную плату в полном размере (с учетом всех установленных надбавок и доплат).
Утверждение расписания
После согласования с заинтересованными должностными лицами штатное расписание необходимо утвердить.
Сделать это можно двумя способами:
1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения). Таким способом штатное расписание целесообразно утвердить, если необходимы дополнительные пояснения по вопросу его применения.
Образец приказа об утверждении штатного расписания
|
Общество с ограниченной ответственностью «Яркий город»
ПРИКАЗ 30.05.2019 № 49-к г. Гомель
Об утверждении штатного расписания В связи с увеличением должностных окладов работников организации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание в новой редакции (прилагается). 2. Установить срок вступления в силу новой редакции штатного расписания 10.06.2019.
Директор Подпись Е.В. Яковенко С приказом ознакомлены: Подписи |
2) утверждением уполномоченным должностным лицом (как правило, руководителем организации). При таком способе утверждения штатного расписания гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи и даты утверждения, а также наименования организации. Необходимо указать дату вступления штатного расписания в силу.
Оба способа утверждения штатного расписания юридически одинаково правомерны.
Изменения и дополнения в штатное расписание можно внести также двумя способами, аналогичными утверждению документа.
Сколько хранить
Срок хранения штатного расписания составляет:
– в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей – постоянно;
– в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет.
Эти нормы прописаны в п. 32 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.
