Станет ли подорожание бумаги стимулом к переходу на электронный документооборот
Фото: pexels.com
Санкции, введенные против России, отразились в т.ч. на производстве и реализации бумаги, для выпуска которой требуется не только дерево, но и химикаты для отбеливания целлюлозы. А их поставка из-за введенных ограничений прекратилась. Бумага уже подорожала минимум вдвое. И в Беларуси тоже, поскольку в стране продается бумага по большей части именно российских производителей.
Вместе с ростом цен на бумагу увеличивают и расходы на ведение документации на предприятиях и в компаниях. Может ли это стать стимулом к переходу на электронный документооборот (ЭДО)? О преимуществах и подводных камнях ЭДО рассказала директор компании – представителя «Биржи грузоперевозок ATI.SU в Беларуси» Татьяна Солдатенко.
«Курс на цифровизацию – прогрессивное явление во всех отраслях. Для логистики это особенно актуально, потому что документооборот в этой сфере очень объемный. Конечно, вводить ЭДО лучше постепенно и в спокойном режиме, без спешки тестируя и оттачивая все нюансы. Что и делается в Беларуси в последние несколько лет. Но сейчас ситуация складывается так, что проблемы с бумагой могут стать мощным толчком для ускорения перехода с бумажного на электронный документооборот. К тому же в сфере грузоперевозок такая система уже частично внедрена. Цифровые документы значительно упрощают работу», – отметила специалист.
Каждый контракт на перевозку сопровождается обилием многостраничных документов: заявки, доверенности, справки, распоряжения на отгрузку, счета-фактуры и акты. Все эти документы нужно распечатать и отправить контрагентам, т.е. затраты идут не только на бумагу, но и на краску, почтовые и курьерские услуги.
«Не говоря уже о том, что документы могут потеряться или в них может быть допущена ошибка: тогда ошибки нужно исправить, перепечатать, заново отправить… Расходы удваиваются», – констатировала Татьяна Солдатенко.
Преимущества ЭДО здесь очевидны. В электронном документе проще исправить ошибки и неточности, а его пересылка занимает несколько секунд. Время, затраченное на работу с документами, уменьшается, а расходы на бумагу, краску для принтера, почту просто исчезают.
В сфере логистики электронный документооборот помогает решать и другую серьезную проблему, связанную с просрочкой платежей из-за того, что документы не дошли или дошли не вовремя. Поэтому на современных цифровых платформах системы электронного документооборота уже внедрены и дают пользователям возможность создавать, обмениваться, хранить электронные документы и оставить в прошлом головную боль из-за того, что пакет бумаг не дойдет вовремя. Электронная цифровая подпись и сертификат ключа проверки ЭЦП решают проблемы безопасности и подлинности документов.
Другой вопрос, что сами перевозчики не торопятся в полной мере использовать все возможности, которые дает ЭДО. И основная причина здесь – страх перед новым. Зачем что-то менять, когда все и так работает? Ведь в новую систему, хотя она и предельно проста в использовании, нужно вникнуть, ее надо изучить.
Кроме того, чтобы электронный документооборот действительно работал, он должен быть внедрен везде. Ведь если компания с работающей системой ЭДО сотрудничает с той, где документооборот ведется на бумаге, ей придется делать двойную работу: оформлять документы в электронном виде для себя и на бумажном носителе – для компании-партнера.
«Но, надо думать, резкое повышение расходов на ведение документации «по старинке» сыграет свою ключевую роль: поможет решить эти обе проблемы и станет катализатором повсеместного внедрения и использования ЭДО», – считает Т. Солдатенко.
Важно, что ЭДО уже успешно работает в логистике. А эта сфера служит связующим звеном между многими отраслями. Именно логистические компании, внедряя цифровые решения, стимулируют другие предприятия перестраиваться и тоже совершенствовать свои бизнес-процессы. По мнению эксперта, переходу на ЭДО способствует и законодательство.
Татьяна Солдатенко рассказала также о системе «АТИ-Доки», которая является частью экосистемы биржи грузоперевозок ATI.SU. «АТИ-Доки» дает пользователям возможность создавать и хранить электронные документы, обмениваться ими внутри системы и таким образом обеспечивать оперативный электронный документооборот.
«Это важно, потому что скорость получения документов в логистике влияет и на скорость доставки грузов», – подчеркнула она
