Оформление акта инвентаризации расчетов и акта сверки с должниками по дебиторской задолженности по подписке

Организация перечислила 100-процентную предоплату за подписку на 1-е полугодие 2020 г. РУП «Белпочта» на ряд бухгалтерских и других журналов, используемых в производственной деятельности. Перечисленная оплата за подписку на журналы, являясь предоплатой, учитывается на сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» как дебиторская задолженность. По мере поступления изданий предварительно уплаченные за подписку суммы будут включаться в состав затрат по текущей деятельности.

Каков порядок оформления акта инвентаризации расчетов и составления акта сверки с должниками по дебиторской задолженности по подписке, числящейся на бухгалтерском сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» при проведении годовой инвентаризации 1 декабря 2019 г.? С кем в данном случае оформляются акты сверки?

Активы и обязательства организации подлежат инвентаризации. При ее проведении фактическое наличие активов и обязательств организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

Проведение инвентаризации активов и обязательств организации необходимо в т.ч. перед составлением годовой отчетности (ст. 13 Закона № 57-З¹).

Пунктом 4 ст. 9 Закона № 57-З предусмотрено, что учетная политика организации включает в себя в т.ч. порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

К инвентаризируемым активам относится и дебиторская задолженность.

При установлении в учетной политике сроков проведения инвентаризации следует помнить ограничения, предусмотренные законодательством. В частности, согласно п. 7 Инструкции 180²перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию обязательств и «других активов» –не ранее 1 декабря.

Согласно п. 62 Инструкции № 180 инвентаризация обязательств в части расчетов с банками и иными небанковскими кредитно-финансовыми организациями по кредитам, займам, а также с бюджетом покупателями и поставщиками, подотчетными лицами и работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов. При этом оформляется акт инвентаризации согласно приложению 19 к Инструкции № 180.

При инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляется акт сверки расчетов с должниками (п. 63 Инструкции № 180).

В рассматриваемой ситуации акт сверки расчетов должен оформляться с контрагентом – РУП «Белпочта».

Акт может оформляться в произвольной форме. При этом следует учитывать: Разъяснением № 02-43/1066² предусмотрено, что акты сверки расчетов должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и подписаны руководителем или уполномоченным им лицом.

Поскольку распоряжаться денежными средствами организации вправе лишь ее руководитель, в акте сверки расчетов, являющемся финансовым обязательством, кроме наличия подписи главного бухгалтера организации должна присутствовать подпись ее руководителя как распорядителя средств организации.

При этом акт сверки расчетов, с одной стороны подписанный руководителем организации-кредитора, а с другой – главным бухгалтером организации-должника, которому ее руководителем выдана доверенность на подписание такого акта (либо полномочия главного бухгалтера на подписание такого рода финансовых документов установлены учредительными документами организации), следует считать имеющим для организации-должника юридическую силу финансового обязательства и надлежащим доказательством признания долга. Также и акт сверки, подписанный главными бухгалтерами обеих организаций (взыскателя и должника), если они обладают соответствующими полномочиями на подписание акта сверки, является финансовым обязательством для организации-должника. Во всех остальных случаях акт сверки, в котором отсутствует подпись руководителя хотя бы одной из сторон, не обладает юридической силой.

В части оформления акта инвентаризации расчетов необходимо отметить, что результаты проведенной инвентаризации оформляются не только актом инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами согласно приложению 19 к Инструкции № 180 (форма 14-инв), но и справкой к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме 14-инв).

Акт инвентаризации расчетов согласно приложению 19 к Инструкции № 180 и приложение к нему в данном случае оформляются в общеустановленном порядке.

Особенности заполнения данного акта могут возникнуть в случае неподписания акта сверки расчетов со стороны РУП «Белпочта». Тогда дебиторская задолженность РУП «Белпочта» отражается не по гр. 3 акта инвентаризации расчетов «Подтвержденная дебиторами, руб.», а по гр. 4 «Не подтвержденная дебиторами, руб.» В справке к акту инвентаризации расчетов в таком случае в графе «Документы, подтверждающие задолженность» указываются платежные документы.

Ответ: Акты сверки составляются в произвольной форме с РУП «Белпочта». В случае несоставления акта задолженность показывается как неподтвержденная.

¹Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

²Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

³Разъяснение Высшего Хозяйственного Суда РБ от 06.05.2009 № 02-43/1066.