Об особенностях заполнения форм документов персонифицированного учета, предназначенных для сканирования

Обеспечение достоверности информации индивидуального лицевого счета застрахованных лиц во многом зависит от правильности заполнения форм документов персонифицированного учета, что регламентируется Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования и Инструкцией по заполнению форм документов персонифицированного учета.

Особенности заполнения документов персонифицированного учета вручную отражены в письме Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 2002-10-10г. N 04-9/1377, с приведением соответствующих примеров.

Ведение индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования требует обработки большого количества бумажных и электронных документов, содержащих сведения о стаже и заработке каждого в отдельности работающего гражданина (застрахованного лица). В целях повышения производительности труда, сокращения сроков обработки документов персонифицированного учета (далее -- ДПУ), представленных плательщиками страховых взносов в органы Фонда социальной защиты населения, уменьшения количества ошибок при вводе информации предусматривается применять автоматизированную систему массовой обработки рукописных бумажных документов. Данная система включает в себя элементы скоростного сканирования и технологии по автоматическому распознаванию и редактированию распознанных данных из форм (в дальнейшем система именуется -- "сканирование").

Формы документов, предназначенных для сканирования, представляют собой бумажные бланки розового цвета с белыми полями в виде клеток, которые необходимо заполнить. Для сканирования предусматривается заполнять формы ДПУ (ПУ-1) "Анкета застрахованного лица", ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении", ПУ-3 "Индивидуальные сведения") и форму сопроводительного документа "Описание пачки документов персонифицированного учета".

Общие требования по заполнению ДПУ установлены Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997г. N 837, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 апреля 2000г. N 502, 26 февраля 2001г. N 267, 28 февраля 2002г. N 288, 26 апреля 2002г. N 534 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000г., N 38, 5/2984; 2001г., N 24, 5/5361; 2002г., N 32, 5/10103, N 51, 5/10359), и Инструкцией по заполнению форм документов персонифицированного учета, утвержденной постановлением Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 27 сентября 2000г. N 16, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23 мая 2002г. N 80 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000г. N 100, 8/4247; 2002г., N 68, 8/8167).

Требования по заполнению формы "Описание пачки документов персонифицированного учета" изложены в Положении о порядке передачи-приема документов персонифицированного учета, утвержденном постановлением Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 20 ноября 2000г. N 18, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24 июня 2002г. N 89 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000г., N 112, 8/4343; 2002г., N 87, 8/8277).

Правила заполнения документов, предназначенных для сканирования, имеют следующие особенности:

1. В форме ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении" реквизиты "Имя" и "Отчество" заполняются инициалами.

2. Заполнение документов производится строго в пределах полей белого цвета.

3. В одной клетке бланка может быть написан только один символ (буква или цифра).

4. Слова разделяются друг от друга одной белой незаполненной клеткой.

5. При переносе части слова на другую строку правила переноса могут не соблюдаться.

6. Печать ставится в строго отведенном месте.

7. Документ, содержащий ошибки и исправления, является недействительным и возвращается плательщику страховых взносов.