Накладные в виде электронных документов

На интернет-портале Минфина размещено письмо Минфина и МНС от 25.06.2018 № 15-1-18/64/8-2-10/32376, в котором разъяснены вопросы использования товарно-транспортных накладных ТТН-1 и товарных накладных ТН-2 в виде электронных документов при принятии к бухгалтерскому учету ТМЦ.

В соответствии с ч. 1 п. 7 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-3 «О бухгалтерском учете и отчетности» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в форме электронного документа.

Согласно ч.ч. 1 и 2 п. 3 Инструкции о порядке создания, передачи и получения товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов, внесения в них изменений и (или) дополнений и установлении формы удостоверительной надписи на форме внешнего представления товарно-транспортных и товарных накладных, созданных в виде электронных документов, на бумажном носителе, утв. постановлением Минфина, НАН от 17.04.2014 № 22/4 (далее – Инструкция № 22/4), электронные накладные создаются на добровольной основе при наличии у участников программных и технических средств, используемых для их создания, передачи, получения и хранения в установленном формате. Электронные накладные должны содержать сведения и реквизиты, указанные в формах товарно-транспортной накладной и товарной накладной, установленных согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Минфина от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58), за ис­ключением подписей уполномоченных лиц.

Для списания и оприходования товаров в бухучете используются накладные ТТН-1 и ТН-2, которые оформляются на бланках документов с определенной степенью защиты и (или) создаются в виде электронных документов. В случае оформления накладных ТТН-1, ТН-2, созданных в виде электронных документов в соответствии с требованиями Инструкции № 22/4, дополнительного оформления накладных ТТН-1, ТН-2 на бланках документов с определенной степенью защиты, включенных в Перечень бланков, не требуется.

Согласно абз. 7 подп. 1.3 п. 1 постановления Совмина от 07.03.2014 № 202 (далее – постановление № 202) EDI-провайдеры обязаны обеспечить круглосуточное предоставление налоговым органам информации об электронных накладных, а также иных электронных документах и сообщениях, необходимых для обеспечения их создания, посредством удаленного доступа к информационной системе (системам) электронного документооборота (ИСЭД).

Налоговые органы вправе в рамках вопросов, подлежащих проверке, требовать и получать от проверяемого субъекта предпринимательской деятельности необходимые для проверки документы (их копии), в т.ч. в электронном виде. В ходе проведения внеплановых (за исключением тематических оперативных проверок), а также выборочных проверок они могут осуществлять проверку электронных накладных посредством удаленного доступа к ИСЭД EDI-провайдера, в которой содержится полная информация об электронных накладных, при этом не требуя от субъектов предпринимательской деятельности распечатки электронных накладных на бумажных носителях. В случае необходимости предоставления налоговым органам или другим контролирующим (надзорным) органам, правоохранительным, судебным органам копий электронных накладных (например, для направления материалов в суд для рассмотрения дела об административном правонарушении, по запросам судов и т.д.) субъектом предпринимательской деятельности обеспечивается создание и предоставление копии электронной накладной в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.