Можно ли хранить в организации копии документов для назначения пособия по уходу за ребенком до 3 лет

Для назначения ежемесячного пособия по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет нанимателю необходимы копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о заключении брака. Национальный центр защиты персональных данных напомнил сроки хранения этих бумаг в организации.

Свидетельство о рождении ребенка и свидетельство о заключении брака (в случае если работник состоит в браке) перечислены, наряду с другими, в п. 2.9 Перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом от 26.04.2010 № 200, в качестве необходимых для назначения пособия по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет. Поэтому наниматель вправе изготовить их копии и хранить в течение установленного законодательством срока, отмечают в НЦЗПД.

Для сведения: сроки хранения документов (их копий) в организациях установлены Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140. В частности, документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка и др.), могут храниться в государственных и частных организациях, у ИП 5 лет. Кстати, такой же срок хранения определен для протоколов заседаний комиссий по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности.

Копии обоих свидетельств содержат персональные данные не только работника, но и иных лиц. Поэтому закономерен вопрос: необходимо ли получать согласие членов семьи работника на обработку их персональных данных?

В НЦЗПД пояснили, что согласие субъекта на обработку персональных данных не требуется. При этом специалисты сослались на ст. 6 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон), которой предусмотрены случаи обработки персональных данных без согласия субъекта. В рассматриваемой ситуации надо руководствоваться абз. 21 ст. 6 Закона, в котором говорится, что согласие на обработку персональных данных не требуется, если Законом и иными законодательными актами прямо предусматривается обработка персональных данных без согласия субъекта.