Личное дело госслужащего
Фото: freepik.com
Продолжаем рассказывать о документах, принимаемых для обеспечения нормальной работы нового Закона о госслужбе. Недавно мы писали об обновлении перечня заболеваний, при наличии которых запрещена госслужба, объясняли, как будет проходить конкурс на занятие государственной должности. Сегодня поговорим о документах с персональными сведениями, собираемых и хранимых в госорганах.
Законом о государственной службе, который вступил в силу с 1 сентября 2022 г., предписано, что личное дело гражданского служащего формируется и ведется кадровой службой соответствующего государственного органа.
С 7 сентября 2022 г. при ведении личных дел кадровики должны руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121 (далее – Инструкция).
Сразу отметим, что личные дела госслужащих, сформированные до вступления в силу этого постановления, «переформированию не подлежат», сказано в документе.
В личном деле должны быть собраны сведения о прохождении государственной гражданской службы.
Оно формируется из:
– анкетных данных;
– приобщенных документов об образовании, обучении, аттестации гражданского госслужащего;
– персональных данных и др.
В личное дело не включается:
– информация о частной жизни гражданского служащего или членов его семьи, других близких родственников;
– сведения о его вероисповедании.
Документы в личном деле
Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о назначении, утверждении либо избрании на должность.
Список документов, формирующих личное дело, – это почти две страницы Инструкции.
Структурно перечень состоит из документов, включаемых в личное дело:
– при его формировании;
– в процессе ведения;
– по решению руководителя госоргана.
Документы в деле должны располагаться в заданной последовательности.
Сначала – внутренняя опись документов личного дела (форма – в приложении 1 к Инструкции), затем – анкета для поступления на госслужбу; декларация о доходах и имуществе; заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе, и т.д.
Причем декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, которая является неотъемлемой частью личного дела.
Следом к делу подшивают характеристики с предыдущих мест работы, медицинское заключение об отсутствии (наличии) заболевания, входящего в перечень заболеваний, препятствующих работе на госслужбе, выписку из протокола заседания конкурсной комиссии о результатах конкурса на занятие государственной должности, письменное обязательство по соблюдению ограничений, установленных Законом о коррупции. Мы ведь помним, что все госслужащие «торжественно клянутся» не заниматься предпринимательской деятельностью, не открывать счета в иностранных банках, не принимать подарки и отказаться от предлагаемых работ или услуг, если они связаны с исполнением служебных обязанностей. Структурированный перечень документов личного дела приведен в п. 5 Инструкции.
Контролирует ведение личных дел руководитель госоргана. Порядок в этом хаосе должен поддерживать определенный им работник кадровой службы.
Все дела необходимо регистрировать в журнале (книге) учета личных дел (форма – в приложении 2 к Инструкции).
Госслужащий имеет право познакомиться со своим делом. После увольнения папки передаются в архив госоргана.
