КОНТРОЛЬ В ОБЩЕПИТЕ как средство сохранения прибыли

В РЕСТОРАНАХ в отличие от магазинов имеется множество одновременно обслуживаемых заказов, поэтому обычная касса не помогает избежать мошенничества кассира (официанта, бармена) -- ведь он может взять деньги с клиента и не положить их в кассу. Для ресторанов нужны кассовые программы, позволяющие контролировать прохождение неоплаченных заказов. В соответствии с Правилами оформления и учета счетов при расчетах официанта с посетителями на предприятиях общественного питания, утв. Минторгом от 27.01.97 г. N 11, работник должен немедленно вносить заказ в счет клиенту, а пробивать полученную сумму по КСА только после расчета. За это время кухня может отпустить официанту иные блюда. Отпуск товара, не внесенного в счет, означает хищение. Поэтому для контроля администратор (метрдотель или менеджер) ресторана и ревизор должны проводить внезапное сравнение заказов, состава блюд на столах с записями в дневных заборных листах, заполняемых материально-ответственными лицами на кухне. Работник может уменьшить заказанное количество блюд без подтверждения метрдотелем, но не вправе без его разрешения повторно напечатать счет клиенту. Не вписать в счет дополнительные заказы или вообще не оформить заказ запрещается. Следует также проверять слишком долго открытые заказы -- возможно, что за них уже получены деньги, не пробитые по кассе и присвоенные работником.

Специализированная компьютерная касса в ресторане при соблюдении правил учета и контроля уменьшает потери от хищений персонала на 10--30% выручки. Кроме этого, КСА исключает обсчет клиента и позволяет проводить специальную маркетинговую политику (скидки, зависящие от времени, клиента, набора блюд и др.).

Эффективным методом контроля является постоянный учет контрольных цифр по рентабельности производства. Компьютерная касса выдает отчет о продаже блюд за любой период. Поскольку плановая рентабельность (наценка) по каждому из товаров известна, легко подсчитать сумму, на которую за данный период должны были израсходованы продукты. За превышение этой суммы отвечает заведующий производством (шеф-повар или бармен). Поэтому данные работники заинтересованы, чтобы закупочные цены на продукты, а значит, и себестоимость продукции были ниже. Обратной стороной могут стать недовложения продуктов или снижение их качества, поэтому премирование сотрудников целесообразно устанавливать в виде процента от выручки.

Проверяя кассовую дисциплину и соответствие учета товарных операций в общественном питании порядку, установленному приказом Минторга от 29.03.99 г. N 38, необходимо обратить внимание на некоторые особенности.

Во-первых, количественный учет остатков в баре, на кухне важно обеспечить в случае, если зарплата завпроизводством не зависит от дохода предприятия. Количественный учет позволяет обнаружить как недовложения (недолив), так и "левый" товар. На кухне контроль реализации наибольших по обороту продуктов позволяет обнаружить хищение. Поскольку закладки в калькуляционных картах часто завышены, нередко списывается больше, чем реальный расход с кухни, и факт списания продуктов до нуля служит основанием для снятия остатков по данной группе. Резкие колебания излишков и недостач одного и того же продукта в течение месяца свидетельствуют о возможных хищениях излишков с кухни.

КОНТРОЛЬ закупки позволяет предотвратить такие злоупотребления, как завышение цен или приобретение излишне больших партий продуктов с целью положить в карман оптовую скидку. Кроме того, при покупке продуктов у "своего" поставщика или посредника работник может получать комиссионные. Такие ухищрения выявляются при помощи периодического анализа закупочных цен по данным компьютерного учета. Желательно иногда на короткое время подменять снабженца на другого работника и сравнивать закупочные цены. При отсутствии периодического контроля потери на разнице в ценах могут составлять значительные суммы (5--50%).

Посредника, по данным компьютерного учета, легко выявить по таким параметрам, как колебания цен в обе стороны на один и тот же товар, более высокие цены, наличные расчеты, "универсальный" ассортимент товара, отсутствие телефонов для связи, использование ее только одним из закупщиков, излишне крупные объемы закупок со сроком реализации партии более одного месяца.

Если запасы на производстве малые, а передача продуктов на производство частая, всегда можно оценить реальный расход на производство продукции по объему переданного на производство товара.

Согласно Положению о приемке товаров по количеству и качеству, утв. постановлением Кабинета Министров РБ от 26.04.96 г. N 285, приемка товара осуществляется в соответствии с обязательными требованиями нормативно-технической документации и в соответствии с данными, указанными в маркировке и сопроводительных, транспортных документах, удостоверяющих количество и качество поставляемого товара, а также в соответствии с условиями договора. В случае отсутствия требуемых документов или некоторых из них приемка товара не приостанавливается, если иное не предусмотрено договором, а при составлении акта в нем указываются недостающие документы, влияющие на приемку товара по количеству и качеству. Однако кладовщик за определенное вознаграждение может просто оставить часть товара в машине поставщика. При этом вынос товара с предприятия не происходит, но недостача образуется. Для выявления такого мошенничества необходимо вести склад предприятия в компьютерной системе "день в день" без отставания, а кладовщик не должен иметь возможность исправлять задним числом единожды введенные документы. По товарам, по которым не ведется методического списания, нужна еженедельная инвентаризация, а перед проведением банкетов, выездной торговли следует производить контроль остатков и состав отгрузки. Накладная на прием товара со склада должна подписываться материально ответственными лицами непосредственно при передаче товара, а не "задним числом", как это нередко бывает. Отмечу, что потери от неприемки товара могут составлять от 3% от объема выездной торговли до 30% расходов на подготовку банкетов.

В ТОРГОВЛЕ и общепите могут применяться два вида бухучета реализации и отчетности материально ответственных лиц: сальдовый и количественно-суммовой.

При сальдовом методе учета товар, поступающий на торговые точки, передается по ценам продажи. Материально ответственное лицо отчитывается только по сумме. При изменении продажной цены товара следует провести инвентаризацию остатков и формировать акт переоценки с изменением подотчетной суммы на точке. Но в реальности это правило нередко нарушается. Продавец реализует весь оставшийся товар по новым ценам (разница становится его личным доходом), а при понижении цены -- придерживает старый ценник до тех пор, пока это возможно.

Контроль на точке с сальдовым учетом ведется путем проверки ассортимента, цен по ценникам, а также внезапных проверок в процессе торговли. Обнаружить при такой системе учета завышение цен и пересортицу можно только путем контрольных закупок.

При изменении цен в течение дня, наличии скидок или наценок сальдовый учет практически невозможен из-за сложностей в контроле и оформлении. Поэтому даже при сальдовом учете имеет смысл применять кассовые аппараты, работающие по штрих-кодам или кодам, при которых продавец не сможет завысить цены. Такая техника позволяет получать отчет о том, какой товар и по какой цене продавался. Поэтому без проблем можно вести количественный учет остатков, вплоть до онлайнового снятия остатков на текущий момент и сравнения их с продажами через кассу.

ПРИ количественно-суммовом методе учета в точках торговли устанавливаются кассовые аппараты с возможностью торговли по кодам либо работники ведут учет проданных товаров путем выписки номерных счетов, проверяемых покупателем. При этом возможны скидки, изменения цен в течение дня, отпуск в кредит и т.п. Часто покупатели не проверяют рукописные счета, а дописать в них что-либо легко. Поэтому данный способ менее эффективен, чем использование компьютерных касс.

Контроль производится путем внезапных проверок остатков и сравнения их с расчетными. При количественно-суммовом учете завышение цены фиксирует кассовый аппарат, а пересортица обнаруживается как отрицательные остатки товара.

В то же время бухгалтерское оформление сальдового учета при отсутствии оформленных скидок и изменений цен значительно проще. Поэтому целесообразно сочетать количественно-суммовой учет для контроля над персоналом и сальдовый в бухучете.

Количественно-суммовой учет позволяет добиться четкого соблюдения рецептуры, особенно расхода дорогих ингредиентов, и соответствия отпускаемых товаров выставленным счетам. Суммовой учет должен вестись на кухне и по всем остальным товарам, особенно если не удается соблюдать рецептуру в авральных случаях, например, при непредсказуемом наплыве клиентов. Если повар допускает некоторые изменения рецептуры в сложных блюдах, но остается в рамках плановой себестоимости и при этом привлекает клиентов своей творческой работой -- это прекрасно. Но если себестоимость завышается -- он наносит ущерб заведению.

Из опыта аудита ресторанов можно сделать следующие выводы:

-- при организации работы в общепите следует обратить особое внимание на обеспечение количественного учета реализации и установку компьютерной системы учета. Но без методичного ежедневного учета эффективность ее будет невысокой;

-- выделение в штате отдельного сотрудника, анализирующего состояние склада и запасов, возможные мошенничества персонала при закупках, производстве, реализации может существенно уменьшить убытки. Для недопущения сговора следует четко разделять должностные обязанности работников, их доступ к информации и ее корректировке;

-- очень важна возможность оперативного и внезапного контроля. Например, система GSМ-mаnаgеr позволяет получать данные о работе предприятия (выручке, количестве чеков, счетов и клиентов в зале, составе работников, количестве вошедших в дверь) на сотовый телефон администратора, не сообщая об этом никому из персонала, проводить дистанционные проверки, вплоть до видеонаблюдения за торговым залом.