Контроль работников вне офиса: какую информацию вправе получить наниматель

Наниматель обязан контролировать соблюдение трудовой дисциплины. При этом во многих организациях работники в течение рабочего дня выполняют поручения за пределами офиса: посещают другие организации, выезжают на встречи или используют служебный транспорт. Как организовать контроль за такими сотрудниками и не нарушить законодательство, рассказали в НЦЗПД.

Подписывайтесь на Telegram‑канал и Viber. Главное об экономике Беларуси — раньше, чем в новостях TelegramViber

Когда согласие работника не требуется

Наниматель обязан обеспечивать производственно-технологическую, исполнительскую и трудовую дисциплину (п. 2 ч. 1 ст. 55 ТК).

При этом законодательством о труде не установлен конкретный порядок такого контроля. Поэтому наниматель может самостоятельно определить его механизм, соблюдая также требования законодательства о персональных данных.

Персональные данные работника можно обрабатывать без его согласия, если это связано с оформлением трудовых отношений или выполнением работником своих обязанностей в случаях, преду­смотренных законодательством (абз. 8 ст. 6 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»).

Это означает, что, если сбор информации необходим для контроля за соблюдением трудовой дисциплины, получать согласие работника на такую обработку не нужно.

Однако право на контроль не означает, что наниматель может собирать любые сведения о работнике. Выбранный способ контроля должен соответствовать общим требованиям законодательства к обработке персональных данных и исключать получение избыточной информации, не относящейся к заявленной цели.

Какие сведения можно запрашивать

На практике наниматели иногда направляют запросы в организации, которые работник посещал при выполнении должностных обязанностей, чтобы получить сведения о времени его прихода и ухода, записи с камер видеонаблюдения и другие данные. Такая информация может понадобиться для проведения служебного расследования или выяснения обстоятельств возможного нарушения дисциплины.

При этом при направлении запросов о работнике в другие организации относительно его персональных данных важно учитывать порядок применения дисциплинарных взысканий: наличие признаков дисциплинарного проступка (ст. 197 ТК), обязанность запросить у работника письменное объяснение (ст. 199 ТК) и т.д.

Запрос нанимателем сведений о конкретном работнике, если есть основания полагать, что он нарушил трудовую дисциплину, не противоречит законодательству о персональных данных. Например, такие сведения могут понадобиться для проверки информации, указанной работником в письменном объяснении.

Вместе с тем запросы в отношении всех работников либо сотрудников, по которым нет оснований для проверки, могут рассматриваться как избыточная обработка персональных данных (п. 5 ст. 4 Закона № 99-З).

Запрос IP-адресов работников

Если нанимателю необходимо проверить, входили ли работники в корпоративные аккаунты с посторонних устройств, запрашивать конкретные IP-адреса необязательно.

Для достижения этой цели достаточно получить информацию о самих фактах входа в аккаунты работников с использованием сторонних устройств, не принадлежащих организации. Указание конкретных IP-адресов сотрудников может быть признано избыточной обработкой персональных данных.

Контроль использования служебного транспорта

При проверке рационального использования служебных автомобилей нанимателю следует учитывать, что записи с камер видеонаблюдения на заправках могут содержать информацию не только о работниках, но и о других лицах, попавших в поле зрения устройств. При этом правовых оснований для обработки персональных данных третьих лиц без их согласия у нанимателя нет.

Кроме того, расход топлива обычно контролируется с помощью топливных карт и отчетов по ним. Потому получение видеозаписи с изображением работника для этой цели будет признано избыточным.

Организация, предоставляющая информацию по запросу нанимателя, также должна оценить объем передаваемых персональных данных и исключить информацию, которая не связана с целью обращения.

Сведения из журнала посетителей

При проведении служебной проверки наниматель вправе запросить сведения, необходимые для выяснения обстоятельств, связанных с конкретным работником. Однако передача копий страниц журнала регистрации посетителей организации, которую работник посещал в рабочее время, содержащего не только сведения о работнике, но и данные других посетителей – фамилии, имена, отчества, время прихода и ухода, – является избыточной.  

Такая информация о третьих лицах не требуется для проведения проверки в отношении работника. Поэтому ее предоставление и получение противоречат требованиям законодательства о персональных данных, в частности являются нарушением п. 5 ст. 4 Закона № 99-З.

Источник «Экономическая газета»