Храним документы по заработной плате правильно

Сроки хранение документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и ИП, содержатся в Перечне № 1401. Рассмотрим сроки хранения документов, касающихся начисления заработной платы, удержаний из заработной платы и др.

Сроки хранения документов по начислению заработной платы

Таблица 1

Наименование документов	Срок хранения	№ пункта Перечня №140	Пояснения
Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам	75 лет	Гл. 12 п. 183
Документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.)	3 года	Гл. 12 п. 184	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
Расчетно-платежные ведомости по заработной плате, ведомости выдачи материальной помощи, списки работников на перечисление заработной платы и других выплат на счета в банк	3 года	Гл. 12 п. 186	После замены новыми, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после замены новыми
Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.)	3 года	Гл. 12 п. 188	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
Справки на оплату отпусков в связи с обучением	1 год	Гл. 12 п. 197	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Листки нетрудоспособности	3 года	Гл. 12 п. 198	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Сроки хранения документов по удержаниям из заработной платы

Таблица 2

Наименование документов	Срок хранения	№ пункта Перечня №140	Пояснения
Исполнительные листы	1 год	Гл. 12 п. 199	После их исполнения и проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Журналы регистрации исполнительных листов	3 года	Гл. 12 п. 201	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет
Документы о социальных налоговых, имущественных налоговых вычетах и других вычетах при удержании подоходного налога (договоры, справки, квитанции и др.)	3 года	Гл. 12 п. 206	После окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Документы о возмещении расходов по содержанию детей в домах-интернатах для детей-инвалидов с особенностями психофизического развития (отчеты, справки, сведения, переписка и др.)	5 лет	Гл. 25 п. 597

Сроки хранения документов, касающихся выплаты заработной платы

Таблица 3

Наименование документов

Срок хранения

№ пункта

Перечня №140

Пояснения

Расчетно-платежные ведомости по заработной плате, ведомости выдачи материальной помощи, списки работников на перечисление заработной платы и других выплат на счета в банк

3 года

Гл. 12 п. 185

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

Документы о выплате пособий, пенсий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.)

3 года

Гл. 12 п. 194

После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства

Сроки хранения прочей документации по начислению и выплате заработной платы

Таблица 4

Наименование документов	Срок хранения	№ пункта Перечня №140	Пояснения
Сведения и переписка об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, расчетов по перерасходу и задолженности по заработной плате, удержаниях из заработной платы, из средств государственного социального страхования, выплате пособий, пенсий, наложении и взыскании штрафов и другим вопросам	1 год	Гл. 12 п. 182	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Положения о премировании работников организаций	3 года	Гл. 12 п. 187	После замены новыми, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась – 10 лет после замены новыми
Журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по заработной плате, ведомостей выдачи материальной помощи и др.	3 года	Гл. 12 п. 189	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля
Книги учета депонированной заработной платы	3 года	Гл. 12 п. 190
Журналы регистрации исполнительных листов	3 года	Гл. 12 п. 201	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Журналы регистрации листков нетрудоспособности	3 года	Гл. 12 п. 202	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Графики работ (сменности)	3 года	Гл. 22 п. 464	После замены новыми
Переписка по вопросам заработной платы	5 лет	Гл. 23 п. 494
Документы о предоставлении государственной адресной социальной помощи (протоколы, решения, заявления, справки, копии удостоверений, переписка и др.)	5 лет	Гл. 25 п. 578
Журналы регистрации заявлений о предоставлении государственной адресной социальной помощи	5 лет	Гл. 25 п. 579	После окончания ведения
Протоколы заседаний комиссий по назначению государственных пособий семьям, воспитывающим детей, и пособий по временной нетрудоспособности	5 лет	Гл. 26 п. 599	После прекращения выплаты
Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка и др.)	5 лет	Гл. 26 п. 600
Документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц, послужившие основанием для начисления пенсии (сведения о приеме и увольнении, индивидуальные сведения, индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование и сопроводительные документы к ним)	5 лет	Гл. 26 п. 604

Важно! Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем № 140, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации (далее – организации), ИП. Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с центральными экспертными комиссиями вышестоящих организаций (п. 9 Перечня № 140).

¹Перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).