15.11.2016 22 мин на чтение мин

График трудовых отпусков

Планируя отпуска работников, наниматель должен учесть нормы законодательства в вопросах предоставления трудовых отпусков определенным категориям сотрудников, пожелания коллектива, а также обеспечить бесперебойное производство.

Очередность предоставления трудовых отпусков работников устанавливается графиком трудовых отпусков (ст. 168 ТК). При составлении графика наниматель должен учитывать мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников. При планировании очередности трудовых отпусков наниматель должен учесть все нормы законодательства, определяющие время предоставления трудового отпуска и его период.

Согласно ч. 4 ст. 168 ТК при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника:

– в летнее или другое удобное время:

1) лицам моложе 18 лет;

2) ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

3) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

4) работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС (ЧАЭС), других радиационных аварий;

5) работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на ЧАЭС;

6) участникам ликвидации последствий катастрофы на ЧАЭС;

7) работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

8) донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Минздрава «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»;

9) Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

10) в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором;

– в определенный период:

1) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;

2) работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

3) работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

4) учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений – в летнее время;

5) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

6) работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен).

Трудовые отпуска за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, когда до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска по желанию работника:

1) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

2) лицам моложе 18 лет;

3) работникам, принятым на работу в порядке перевода;

4) совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до 6 месяцев работы по совместительству;

5) участникам Великой Отечественной войны;

6) женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

7) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования;

8) в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Работающим женам (мужьям) военнослужащих, по их желанию, трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их мужей (жен).

Трудовые отпуска за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков.

По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части (если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением), одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 174 ТК).

В график отпусков включаются все работники, занятые в организации по трудовому договору (контракту), в т.ч. сотрудники-совместители. В соответствии со ст. 347 ТК трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляется одновременно с трудовым отпуском по основной работе. Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, трудовой отпуск предоставляется ему авансом.

Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). В законодательстве нет указаний на то, что в графике отпусков должна быть информация о начале и окончании трудового отпуска: в нем может быть указан как период (месяц) предоставления отпуска, так и конкретные даты начала и окончания трудового отпуска. Руководствуясь ст. 169 ТК, наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Если в графике отпусков указана конкретная дата, дополнительно уведомлять работника о начале отпуска не надо.

В соответствии со ст. 168 ТК график трудовых отпусков утверждается нанимателем, а также согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

Делопроизводство

Для своевременной подготовки графика отпусков целесообразно издать на предприятии приказ о составлении графика отпусков (приложение 1). Если в штате организации немного работников, график отпусков составляется сразу по организации для всех сотрудников. Если организация состоит из нескольких структурных подразделений, целесообразно составлять графики по каждому подразделению отдельно.

Предписанная необходимость согласовывать график трудовых отпусков с профсоюзами означает доведение до сведения профсоюзов графика трудовых отпусков и получение письменного согласия на его применение. Согласование с профсоюзами необходимо, если это предусмотрено в коллективном договоре. Если в организации нет коллективного договора или в нем не прописана необходимость согласования графика трудовых отпусков с профсоюзами, наниматель не обязан получать такое согласие.

Исходя из п.п. 59–61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4), документы организации до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование с профсоюзами оформляется грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ, собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

В соответствии с п. 236 Инструкции № 4 при отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в т.ч. без отметки ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции № 4. Документы об отпусках указаны в этом приложении, значит, хранение графиков трудовых отпусков возможно и в электронном виде. По нашему мнению, график трудовых отпусков на бумажном носителе предпочтительнее, т.к. он содержит подписи работников (если они предусмотрены формой, используемой в организации). Это в случае возникновения спорных ситуаций поможет нанимателю избежать судебных разбирательств.

После составления и согласования графика трудового отпуска он предоставляется на утверждение руководителю организации. Утверждение производится путем проставления грифа «УТВЕРЖДАЮ» на графике трудового отпуска с указанием наименования должности руководителя, проставлением его личной подписи, расшифровкой подписи (инициалы и фамилия), даты утверждения. Если же одновременно руководителю необходимо утвердить несколько графиков трудовых отпусков структурных подразделений организации, целесообразно их утверждать единым приказом руководителя.

После утверждения руководителем график трудовых отпусков доводится до сведения всех работников. Каким образом – наниматель определяет самостоятельно. Законодательство не содержит жестких требований к способу ознакомления работников (письменно или устно), но, по нашему мнению, наиболее целесообразно ознакомить работников с приказом под роспись непосредственно в самом графике отпусков, предусмотрев в форме графика дополнительные графы.

На практике запланированные сроки трудовых отпусков, отмеченные в графике, не всегда соблюдаются по причинам производственной необходимости, семейным обстоятельствам, из-за приема на работу новых работников и др.

Трудовое законодательство содержит нормы, регулирующие возможность переноса, продления, досрочного предоставления трудового отпуска:

1) в силу положений ст. 170 ТК с согласия работника допускается перенос части отпуска на следующий рабочий год в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя;

2) статьей 171 ТК установлено, что трудовой отпуск может быть перенесен или продлен: при временной нетрудоспособности работника; при наступлении срока отпуска по беременности и родам; в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы; при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с получением образования (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования); в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска; с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором;

3) в соответствии со ст. 172 ТК наниматель имеет право досрочно предоставить трудовой отпуск всем или отдельным категориям работников в случае неожиданной приостановки работы в связи с аварией, стихийным бедствием, необеспеченностью энергоресурсами, сырьем и по другим исключительным и заранее не предвиденным обстоятельствам;

4) исходя из ст. 174 ТК по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. Трудовой отпуск также может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника по причине отзыва из отпуска.

При необходимости изменения даты отпуска корректировать график отпусков законодательство не предписывает. Но если наниматель решит внести изменения или дополнения в график отпусков, необходимо ввести дополнительные графы, в которых они будут отражены. Например, в график можно внести дополнительные столбцы «Основание изменения графика», «Подпись работника об ознакомлении с изменениями» и др.

Законодательством не установлены жесткие требования к содержанию графиков трудовых отпусков (приложение 2). Унифицированная форма графика трудовых отпусков, которая содержится в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утв. письмом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25, носит рекомендательный характер.

Приложение 1

УП « А»

ПРИКАЗ

01.12.2016 № 47

г. Минск

«О составлении графика отпусков»

Во исполнение ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела кадров Васюкевич И.Н.:

– подготовить сведения с учетом мнения и пожеланий работников по трудовым отпускам на 2017 год до 05.12.2016 г.;

– проверить предполагаемые сроки предоставления на соответствие законодательству о предоставлении трудовых отпусков до 12.12.2016 г.;

– составить график отпусков по организации и согласовать его с профсоюзом до 16.12.2016 г.;

– представить график отпусков по организации на утверждение до 22.12.2016 г.;

– ознакомить каждого работника персонально с графиком отпусков под роспись с проставлением даты ознакомления до 30.12.2016 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Васюкевич И.Н.

Директор Лукин Е.И. Лукин

Начальник
отдела кадров Васюкевич И.Н. Васюкевич

01.12.2016

Приложение 2

УП «А» УТВЕРЖДАЮ

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ Директор

21.12.2016 № 4 Лукин Е.И. Лукин

Минск 21.12.2016

на 2017 год

№ п/п	Табельный номер	ФИО	Должность, (профессия)	Месяц												Подпись работника об ознаком-лении с графиком	Основание изменения графика
				по графику
				фактически
				1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	2	3	4	5												6	7
1.	4	Лукин Е.И.	Директор						Х							Лукин

2.	6	Якшонок Ю.И.	Главный бухгалтер							Х						Якшонок
3.	5	Васюкевич И.Н.	Начальник отдела кадров									Х				Васюкевич
4.	11	Витушко О.С.	Менеджер					Х								Витушко
5.	8	Юнаш В.В.	Экономист		Х											Юнаш