Главный бухгалтер прав, если...

Каким образом главный бухгалтер может уполномочить лицо на подписание названных документов и обязательств?

Вправе ли главный бухгалтер уполномочить лицо на подписание денежных и расчетных документов, финансовых и кредитных обязательств не только в период своего временного отсутствия (при назначении лица, замещающего главбуха), но и в период, когда он одновременно продолжает исполнять свои обязанности?

В.САВЧЕНКО, г.Гродно

В соответствии со ст.7 Закона "О бухгалтерском учете и отчетности" (в редакции от 2001-06-25 г. N 42-З) (далее -- Закон) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства без подписи главного бухгалтера (лица, им уполномоченного) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Согласно ст.7 Трудового кодекса (далее -- ТК) работником является лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора, а уполномоченным должностным лицом нанимателя -- руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений. Вместе с тем ст.5 ТК кодекс применяется к трудовым и связанным с ними отношениям отдельных категорий работников в случаях и пределах, предусмотренных специальными законодательными актами, определяющими их правовой статус. Таким образом, на наш взгляд, порядок заключения трудового договора с главным бухгалтером регулируется Законом, а в части, не урегулированной этим Законом, -- ТК.

Статьей 7 Закона определено, что главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации в соответствии с ее учредительными документами. То есть руководитель организации, устанавливая (прекращая) трудовые правоотношения с главбухом, должен придерживаться перечня полномочий, определяемых учредителями (участниками). В целях избежания разногласий в процессе трудовой деятельности в учредительных документах необходимо отражать вопросы, относящиеся к компетенции главного бухгалтера, в т.ч. и право на наделение полномочиями иного лица на подписание документов.

Частью IV ст.9 Закона установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем. Кроме того, ч.5 этой статьи определено, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем и главбухом или уполномоченными ими на то лицами.

Как правило, если в организации существует бухгалтерская служба, то работники такой службы находятся в подчинении у главного бухгалтера. Таким образом, руководитель учетной службы на подписание может уполномочить только своих подчиненных, а также осуществлять контроль за их деятельностью. Наделение полномочиями работника другой службы организации не правомерно и не влечет для него никаких обязанностей. Поскольку издание приказов не является прерогативой главного бухгалтера, полагаем, что он может выдавать распоряжения, обязательные для его подчиненных. Представляется, что эти распоряжения должны касаться только документов, носящих внутренний характер для организации. Кроме того, обязанность подписывать документы может быть зафиксирована в должностных обязанностях работника бухгалтерии.

Ко внутренним документам организации относятся документы, которыми оформляется движение товарно-материальных ценностей и других активов внутри самой организации, а также те, с помощью которых на счетах и регистрах бухгалтерского учета отражаются результаты движения, контроля за наличием и сохранностью имущества и других активов, рассчитываются суммы налогов и других обязательных платежей в бюджет.

Для того чтобы наделить работника полномочиями на подписание внешних документов, необходимо, чтобы руководитель издал приказ по организации о наделении полномочиями на подписание денежных и расчетных документов, финансовых и кредитных обязательств. Претендентов на включание в такой приказ должен представлять руководителю, как правило, главбух. Одновременно в приказе следует дать указание на предоставление права первой и второй подписи.

Перечень внешних и внутренних документов определяется в приказе по учетной политике организации. Также представляется целесообразным в приказе по учетной политике определять круг лиц, имеющих право подписи документов.

При этом главой 5 Правил открытия банками счетов клиентам в Республике Беларусь, утв. постановлением правления Национального банка от 2000-09-28 г. N 24.12 (с изменениями и дополнениями), определено, что право первой подписи расчетно-кассовых документов принадлежит предпринимателю, руководителю предприятия, а также лицам, уполномоченным на это руководителем. Право первой подписи не может быть предоставлено главному бухгалтеру или другим лицам, имеющим право второй подписи. Право второй подписи принадлежит главному (старшему) бухгалтеру и лицам, уполномоченным на это руководителем.

По счетам предприятий, в штате которых отсутствуют лица, имеющие право второй подписи (о чем должна быть сделана отметка в карточке с образцами подписей), а также при открытии счета предпринимателю или крестьянскому (фермерскому) хозяйству, предприятию-нерезиденту в банк может представляться карточка с образцом первой подписи владельца счета.

Карточка с образцами подписей и оттиска печати подписывается руководителем и главным бухгалтером (лицами, исполняющими их обязанности) предприятия, которому открывается счет.

В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи в карточке владельца счета представляется новая карточка с образцами всех лиц, имеющих право первой и второй подписи.

При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц новая карточка не составляется, а представляется карточка с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия (но не более 2-х месяцев) и выписка из соответствующего приказа. Временная карточка подписывается руководителем и главбухом (в случае отсутствия его в штатном расписании -- только руководителем) предприятия, скрепляется оттиском печати и дополнительного удостоверения не требует.

При наличии такой ситуации в организации, когда существует необходимость назначения работника на временное заместительство главного бухгалтера (при отсутствии вакантной должности главбуха), не следует понимать передачу такому работнику полномочий в полном объеме, в т.ч. и на подписание финансовых документов, даже если этот работник наделен правом второй подписи. Как выход из этой ситуации -- приказ руководителя организации о возложении обязанностей главного бухгалтера на конкретное лицо.

В целях избежания проволочек в работе организации, предотвращения таких негативных ситуаций, когда одновременно отсутствуют руководитель и главный бухгалтер и возникла срочная необходимость подписания документов, необходимо в приказе по учетной политике организации, а также в банковской карточке определить необходимое количество лиц с правом первой и второй подписи.