Электронный билет и подтверждение расходов в командировке

Работник командирован за границу. Выезд из РБ к месту командировки осуществлен им на железнодорожном транспорте.

На каком основании возмещать работнику расходы по проезду на железнодорожном транс­порте в случае приобретения им электронного билета?

В соответствии с подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), командированному работнику возмещаются расходы по проезду железнодорожным транспортом до места командирования и обратно по тарифу 2-го класса – «купе».

Расходы по проезду железнодорожным транспортом с предварительного разрешения нанимателя могут быть возмещены по тарифу 1-го класса. Также при отсутствии на железнодорожном транспорте вагонов 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса.

Указанные расходы возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т. д.) (п. 13 Инструкции № 115).

В соответствии с абз. 2 ч. 2 п. 28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185), к отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие расходы по проезду документы:

– проездной документ (билет), в т.ч. билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении;

– в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира, в т.ч. посадочный талон, оформленный в электронном виде и распечатанный на бумажном носителе.

При расчете на территории РБ наличными денежными средствами в белорусских рублях документами, подтверждающими расходы по проезду, являются: проездной документ (билет), в т.ч. билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира (абз. 6 п. 37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107, далее – Инструкция № 107).

Согласно п.п. 99 и 100 Устава железнодорожного транспорта общего пользования, утв. постановлением Совмина от 02.08.1999 № 1196, при перевозке пассажиров может применяться электронный проездной документ (билет), в котором информация о перевозке пассажира представляется в электронно-цифровой форме.

Реализация электронных проездных документов (билетов) осуществляется без выдачи пассажирам проездных документов (билетов), оформленных на бумажных носителях.

При оформлении электронного проездного документа (билета) ему автоматически присваивается идентификационный номер, по которому осуществляется учет использования данного электронного проездного документа (билета). В электронном проездном документе (билете) указываются фамилия и собственное имя пассажира и (или) иная информация, предусмотренная правилами перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа.

При реализации проездного документа (билета) без его выдачи пассажиру по требованию этого пассажира перевозчик обязан выдать проездной документ (билет) на бумажном носителе в порядке, определяемом перевозчиком.

В Письме Минтранса от 11.05.2015 № 10-40/3939 «О применении электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте» (далее – Письмо № 10-40/3939) изложено следующее мнение:

«…Каждому пассажиру при обращении в железнодорожную кассу не позже чем за 1 час до отправления поезда с начальной точки маршрута и предъявлении рассматриваемого 14-значного номера может быть распечатан билет на бланке строгой отчетности. Это позволяет утверждать, что присвоенный номер в полной мере обеспечивает подтверждение факта оплаты проездного документа, а электронный билет сопоставим с аналогом на автомобильном транспорте.

…полагаем возможным подтверждать расходы на проезд железнодорожным транспортом с использованием бланка заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного проездного документа с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.».

Таким образом, учитывая, что:

– у пассажира (командированного работника), офор­мившего электронный билет при поездке на железнодорожном транспорте имеется возможность получить распечатанный билет на бланке строгой отчетности,

– что порядок возмещения командировочных расходов при командировании за границу регулируется Инструкцией № 115, согласно которой расходы по проезду возмещаются только на основании подтверждающих документов,

то для возмещения командированному работнику расходов по проезду железнодорожным транспортом в случае приобретения им электронного билета работник должен представить распечатанный билет на бумажном носителе (на бланке строгой отчетности).

Возможность представления командированным работником бланка заказа на бумажном носителе в качестве подтверждающего расходы по проезду на железнодорожном транспорте документа, указанная в Письме № 10-40/3939, инструкциями № 107, № 115, № 185 в настоящее время не предусмотрена.