Дорогая командировка, переходим на безналичный расчет
Редакция пообщалась с руководителем торговой организации, которая находится в Гродно и часто направляет менеджеров в командировки. Сейчас при командировании работников в Минск возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов должно осуществляться в размере 50 руб. Выходит, если работник снимет жилье дешевле, ему нет смысла представлять нанимателю подтверждающие документы, поскольку дни командировки все равно должны быть оплачены по 50 руб. за каждый день проживания. Такая же ситуация при командировках за рубеж. Например, при поездке в Польшу расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляют 150 USD в сутки, а проживание по факту обходится работникам гораздо дешевле.
Мы обратились к нашему постоянному консультанту, аудитору Наталье БОРИСЕНКО с просьбой объяснить, есть ли способ не перегружать затраты большим размером командировочных расходов?
Сейчас много аналогичных вопросов от клиентов, говорит Наталья Валерьевна.
С принятием Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176, постановление № 176), расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов стали занимать львиную долю в общем объеме командировочных расходов.
Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси без представления подтверждающих документов осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 (п. 15 Положения № 176). В частности, при командировании в областные центры и Минск это 50 руб. в день.
Возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 (п. 16 Положения № 176).
При этом документ не содержит норм, дающих право нанимателю уменьшать размеры возмещения расходов по найму жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов.
Законодательство защищает интересы командированного работника.
Предыстория событий
Постановление № 176 вступило в силу с 23 марта 2019 года.
До этого действовал иной нормативный документ, предлагающий не интересный для работника размер возмещения расходов по найму жилого помещения в случае непредставления подтверждающих документов.
Согласно п. 1 постановления Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» при командировках в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документами об оплате, компенсировались по 2 руб. 50 коп. в сутки.
Естественно, работнику невыгодно было «терять» документы по расходам на жилье. Понятно, что за 2,5 руб. в сутки жилье никак не снимешь, даже если заселиться всей компанией в сдаваемую квартиру. Работникам было выгодно снять жилье, получить документы, подтверждающие оплату, и предъявить нанимателю к возмещению в пределах установленных законодательством норм.
Такая же ситуация и с зарубежными командировками.
Ранее согласно п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществлялась в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения. Работникам коммерческих организаций – в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения.
Поэтому размер возмещения расходов по найму жилого помещения работнику коммерческой организации за 1 день пребывания в Польше, например, максимально составлял 30 USD (150 х 20%) (постановление Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»).
Сегодня наниматель обязан возмещать сумму расходов по найму жилья в разы больше.
Переходим на безнал: чем скорее, тем лучше
Существует единственный способ снизить расходы по найму жилья – рассчитываться за помещения для проживания работников безналом.
Согласно п. 17 Положения № 176 при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Если организация выдает работнику аванс на командировку (наличные деньги) и работник сам в командировке снимает жилье, возмещать расходы по найму жилого помещения этому работнику независимо от того, предоставил он подтверждающие документы на меньшую от нормы сумму или нет, наниматель обязан в размерах, определенных в приложениях 1, 2.
Если работнику выдана в командировку корпоративная карточка (открытая к счету организации), несмотря на то что при оплате жилья денежные средства со счета организации перечисляются на счет гостиницы напрямую, считается, что работник не обеспечен нанимателем жильем в командировке. Возмещение будет аналогично расчетам наличными денежными средствами.
Никого не должна дезориентировать ситуация, когда работник при возвращении из командировки предоставит подтверждающие документы о стоимости жилья в меньшем размере за 1 сутки, нежели определено в приложениях 1, 2, а по выписке к счету, к которому открыта корпоративная карточка, пройдут данные суммы расходов. Наниматель должен возместить работнику разницу между фактически понесенными расходами на жилье, оплаченными корпоративной карточкой, и суммой расходов за наем жилого помещения, рассчитанной в соответствии с приложениями 1, 2.
Например, работник в Польше оплатил жилье корпоративной карточкой на 10 дней из расчета 50 USD за 1 сутки (всего 500 USD). При возвращении работника наниматель должен доплатить ему еще 1 тыс. USD (150 х 10 дней – 1500 USD).
Параллельные советы
Нанимателям, не обеспечивающим работников жильем в командировке, можно посоветовать объективно оценивать нужность командировки, тщательно взвешивать, какое количество работников отправить в командировку, особенно зарубежную, и какое количество работников он может себе позволить командировать.
Возросшие расходы по найму жилого помещения в общих командировочных расходах – это затраты организации, учитываемые при налогообложении прибыли (п. 1 ст. 169 НК, п. 1.1 ст. 171 НК). Такими расходами, произведенными вроде как и в рамках законодательства, можно настолько завысить затраты, что по результатам деятельности организации за отчетный и налоговый периоды может быть «глубокий» убыток.