Документооборот организации в электронном виде в 2024 году

C 1 января 2024 г. в ТК закреплены нормы, которые направлены на развитие электронной формы взаимодействия нанимателя и работника.

Согласно ст. 29-1 ТК предупреждение работника, получение от него согласия, ознакомление, в т.ч. под роспись, с локальными правовыми актами (ЛПА), приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых преду­смотрено законодательством о труде, а также обращение работника к нанимателю и иные действия, преду­смотренные ТК, кроме заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности, могут совершаться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В связи с включением в ТК ст. 29‑1 наниматели могут осуществлять правовые действия в отношении работников (ознакомление с документами, направление уведомлений, получение согласия от работника и иное) не только в письменной форме, как это предусмотрено ТК, но и в электронном виде. Исключение составляет письменный трудовой договор (контракт) и договор о полной материальной ответственности, которые заключаются и подписываются на бумажном носителе собственноручно работником и уполномоченным должностным лицом нанимателя.

Решение о совершении таких действий в электронном виде и порядок их совершения устанавливаются ЛПА.

Таким образом, у нанимателя наряду с прежними требованиями законодательства по оформлению документов на бумажном носителе появилась возможность их оформления в электронном виде, в т.ч. с использованием ЭЦП.

Введенная норма позволит упростить механизм взаимного обмена документами кадрового делопроизводства работниками и нанимателем при наличии у последнего технической (программной) возможности. Наниматель должен оценить прежде всего свои технические возможности при принятии решения о совершении действий в отношении работника в электронном виде.

Под программно-техническими средствами, используемыми нанимателем, следует понимать конкретное программное обеспечение, которое находится в пользовании нанимателя и на техническое содержание (модернизацию) которого наниматель может влиять.

Доступ каждого конкретного работника к данному программному обеспечению может быть предоставлен нанимателем, например, посредством персонального логина и пароля, тем самым обеспечив однозначную идентификацию такого работника в рамках трудовых отношений. При этом наниматель может обеспечить электронное взаимодействие с работником путем использования ЭЦП, обеспечение которой также должно осуществляться нанимателем, если он принял решение об использовании в «электронных взаимоотношениях с работником» ЭЦП.

Обратите внимание: мессенджеры (Viber, Telegram и др.), установленные на личных средствах коммуникации, или персональная электронная почта работника не могут использоваться для целей применения ст. 29-1 ТК.