Аванс на командировку за рубеж

Рассмотрим особенности бухгалтерского учета хозяйственных операций, связанных с выдачей авансов на командировки за границу.

В соответствии с ч. 2 ст. 95 ТК и п. 8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115), организация обязана выдать работнику аванс на оплату расходов по проезду к месту командировки и обратно, по найму жилого помещения, по проживанию вне места жительства (суточные), а также иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя.

Основанием для выдачи аванса является приказ (распоряжение) нанимателя (ч. 1 п. 2 Инструкции № 115). Если командировка осуществляется на основании приглашения государственных органов иностранных государств, международных или иностранных организаций, в приказе (распоряжении) указываются условия командирования за границу согласно соответствующему приглашению (расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.) (ч. 2 п. 2 Инструкции № 115). Эти приглашения следует зарегистрировать в соответствии с законодательством и обеспечить их перевод с иностранного языка на белорусский или русский язык (п. 3 Инструкции № 115).

Сумма аванса рассчитывается исходя из норм, установленных законодательством (п. 9 Инструкции № 115), определенных в постановлении Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7).

Командированному работнику выдается аванс на расходы по проезду:

– воздушным, железнодорожным и водным транспортом по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на поездах – «купе», на пассажирских судах – туристического класса) (ч. 1 подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115). С разрешения нанимателя может быть выдан аванс на расходы по проезду по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – вагоны класса «СВ», на самолетах – по тарифу «бизнес-класс», на пассажирских судах – каюты 1-го класса) (ч. 3 подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115). При поездке в страны Азии, Африки и Южной Америки железнодорожным транспортом по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ») разрешение нанимателя не требуется (ч. 8 подп. 11.1.1 п. 11 Инструкции № 115);

– автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси) (подп. 11.1.2 п. 11 Инструкции № 115);

– на расходы по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с этих пунктов на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок только в случае, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения) (подп. 11.2 п. 11 Инструкции № 115);

– на расходы по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник (подп. 11.3 п. 11 Инструкции № 115).

Аванс на расходы по проезду в пределах пункта командирования не выдается. Такие расходы оплачиваются за счет суточных (п. 12 Инструкции № 115).

Размер аванса на расходы по проезду рассчитывается на основании информации, получаемой из докладных записок, данных сети Интернет, документов по предыдущим командировкам, заявок и других источников.

Ограничения

Аванс на расходы по проезду не выдается, если организация оплачивает проезд в безналичном порядке или обеспечивает его собственным транспортом (ч. 1 п. 39¹ Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185, далее – Инструкция № 185).

Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление страной-организатором участникам гостиницы, аванс на расходы по найму жилого помещения выплачивается исходя из расходов по найму, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий (п. 19 Инструкции № 115). Форма и вид приглашения организатора международного мероприятия законодательством не определены. Это может быть официальное письмо, приглашение на бланке организатора мероприятия, в электронном виде, договор между двумя организациями и т.д.

Аванс на расходы по найму не выдается, если организация оплачивает проживание в безналичном порядке или если жилое помещение предоставляет принимающая сторона.

Кроме того, аванс на расходы по проезду и найму не выдается, если работник командирован в составе группы и с его письменного согласия аванс на расходы по проезду выдается другому командированному лицу путем перечисления денежных средств на корпоративную карточку для безналичной оплаты таких расходов (п. 39¹ Инструкции № 185).

Считаем дни

При расчете аванса размер суточных зависит от количества дней командировки. Оно определяется на основании приказа и задания на командировку. В дни командировки включаются все календарные дни планируемой командировки, в т.ч. день отъезда в командировку, дни нахождения в пути, выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки, а также день прибытия из командировки.

Выплата суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Беларуси и дня прибытия в Беларусь по нормам, установленным постановлением № 7 для страны, в которую командирован работник (ч. 1 п. 22 Инструкции № 115). При этом днем отъезда (выбытия) из Беларуси считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из нашей страны, а днем прибытия в Беларусь – день приезда указанного транспорта в нашу страну согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки (ч. 2 п. 22 Инструкции № 115).

Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Беларуси и днем прибытия в Беларусь считаются дни пересечения границы нашей страны (ч. 4 п. 22 Инструкции № 115). День пересечения границы определяется по отметке в документе для выезда из Беларуси и (или) въезда в Беларусь (п. 23 Инструкции № 115).

За время следования по территории Беларуси (со дня выбытия в командировку до дня отъезда из Беларуси либо после дня прибытия в Беларусь по день прибытия из командировки) суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным постановлением Минфина от 16.06.2016 № 48, а до 1.07.2016 г. они выплачивались по нормам, установленным постановлением Минфина от 8.08.2013 № 53 (ч. 3 п. 22 Инструкции № 115).

При однодневной командировке (когда выезд и возвращение происходит в течение календарных суток) работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной для страны командирования (п. 24 Инструкции № 115).

Если работник направлен за границу на срок 60 и менее дней, суточные определяются по нормам, установленным постановлением № 7 для работников, направляемых в командировки (п. 20 Инструкции № 115). Если срок пребывания в командировке превышает 60 дней, то с 61-го дня суточные выплачиваются по нормам, установленным постановлением № 7 для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (п. 21 Инструкции № 115), а при отсутствии в стране командирования диппредставительства и консульства – 70% от установленной нормы (абз. 2 п. 2 постановления № 7).

Если расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, и (или) транспортом, и (или) иностранной валютой на личные расходы, берет на себя принимающая сторона, размер суточных уменьшается (п. 25 Инструкции № 115) в следующем порядке:

– если принимающая сторона оплачивает 1-разовое питание, суточные выплачиваются в размере 70% установленной нормы, а 2-разовое и более – 30%;

– если принимающая сторона оплачивает питание и транспорт, но не выдает валюту на личные расходы, суточные выплачиваются в размере 15% нормы. Столько же выплачивается, если принимающая сторона оплачивает только питание (без транспорта) и  выдает валюту на личные расходы;

– если принимающая сторона оплачивает питание, транспорт и выдает валюту на личные расходы, суточные вообще не выплачиваются.

В любом случае за время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном размере (ч. 1 п. 25 Инструкции № 115).

Если работник командирован для участия в международных мероприятиях, условием проведения которых является предварительный взнос (в т.ч. на оплату питания, найма жилого помещения), то такие взносы наниматель оплачивает в безналичной форме на основе подтверждающих документов (уведомления организатора мероприятия). При этом командированному работнику дополнительные выплаты не производятся (ч. 1 п. 26 Инструкции № 115).

Если в таких случаях в счет включены только расходы на питание, по решению нанимателя командированному работнику могут быть дополнительно выплачены суточные (ч. 2 п. 26 Инструкции № 115). Если взнос включает 1-разовое питание – суточные выплачиваются в размере 70% установленной нормы, 2-разовое – 30%, более – 15%.

Работникам, выполняющим строительно-монтажные работы в Российской Федерации, и водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, размер суточных может быть уменьшен до 40% от установленных норм (абз. 5 п. 2 постановления № 7). Расчет суточных водителей-международников имеет свои особенности, которые в данной статье не рассматриваются.

Иные расходы

Аванс на иные расходы выдается, если они известны до выезда работника в командировку и заранее согласованы с нанимателем (отражены в документах о командировании: приказе на командировку, служебном задании и др.) (п. 8 Инструкции № 115). К таким расходам относятся:

– комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой;

– комиссионные за совершение операций с использованием банковских платежных карточек;

– расходы по получению служебного паспорта гражданина РБ, получению виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;

– расходы, понесенные работником при направлении его в командировку на автотранспорте нанимателя, предусмотренные п. 32 Инструкции № 115 (п. 30 Инструкции № 115), включая расходы по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянок, дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (ч. 3 п. 32 Инструкции № 115).

Кроме того, организация вправе выдать командированному работнику аванс на другие расходы, если соответствующее решение закреплено в положении о командировках, приказе или ином локальном нормативном правовом акте (ч. 3 ст. 7, ч. 4 ст. 95 ТК).

Способы выдачи

Аванс должен быть выдан работнику до выезда в командировку (п. 8 Инструкции № 115). Он может выдаваться из кассы организации наличными, путем перечисления на личную дебетовую карточку работника или на корпоративную дебетовую карточку организации (п.п. 27 и 30 Инструкции № 185). В двух последних случаях следует руководствоваться п.п. 24 и 25 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утв. постановлением Правления Нацбанка от 18.01.2013 № 34.

Аванс может быть выдан (перечислен) в иностранной валюте (как страны командирования, так и иной, в т.ч. в любой валюте, по которой законодательством Беларуси установлены нормы) и (или) в белорусских рублях (п. 8 Инструкции № 115).

Если нормы командировочных расходов, установленные постановлением № 7, отличаются от валюты страны командирования, аванс может быть выдан (перечислен) в валюте страны командирования. Пересчет суммы аванса, определенной в валюте, по которой законодательством Беларуси установлены нормы, в валюту страны командирования проводится по официальному курсу Нацбанка на дату выдачи (перечисления) аванса (п. 33 Инструкции № 185).

Если валюта выдачи (перечисления) аванса, валюта, по которой законодательством Беларуси установлены нормы, и валюта страны командирования отличаются или если аванс выдается (перечисляется) в белорусских рублях, то рассчитанную в валюте, по которой законодательством Беларуси установлены нормы, и (или) в валюте страны командирования сумму аванса можно пересчитать в валюту, в которой выдается аванс, по официальному курсу Нацбанка на дату выдачи аванса или с применением предполагаемого курса обмена.

Получение средств в иностранной валюте производится путем представления в банк платежных документов в установленном законодательством порядке. Если своих валютных средств недостаточно, организация может приобрести их путем безналичного расчета в порядке, установленном Нацбанком. Если у организации нет валютного счета на момент командировки или на нем нет средств, валюта может приобретаться за белорусские рубли в обменных пунктах или в кассах белорусских банков в установленном порядке (п. 49 Инструкции № 115).

Учет

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, обобщается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В бухгалтерском учете выдача аванса работнику отражается следующим образом.

Если аванс выдается наличными денежными средствами из кассы:

Д-т сч. 50 «Касса» – К-т сч. 51 «Расчетные счета» – поступили в кассу организации белорусские рубли, полученные в обслуживающем банке для выплаты аванса на командировочные расходы;

Д-т сч. 50 – К-т сч. 52 «Валютные счета» – поступила в кассу иностранная валюта, полученная в обслуживающем банке для выплаты аванса на командировочные расходы;

Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – К-т сч. 50 – выданы работнику из кассы организации денежные средства под отчет на командировочные расходы.

Если аванс выдается путем перечисления денежных средств на личную карточку работника:

Д-т сч. 71 – К-т сч.сч. 51 или 52 – перечислены белорусские рубли или иностранная валюта на личную карточку работника.

Если аванс выдается путем перечисления денежных средств на корпоративную карточку:

Д-т сч. 51 (отдельный субсчет) – К-т сч. 51 – переведены белорусские рубли с текущего (расчетного) счета организации на отдельный текущий (расчетный) счет, к которому выдана корпоративная карточка;

Д-т сч. 52 (отдельный субсчет) – К-т сч. 52 – переведена иностранная валюта с валютного счета организации на отдельный валютный счет, к которому выдана корпоративная карточка.

При переводе денежных средств на корпоративную карточку передача работнику денежных средств под отчет в бухгалтерском учете не отражается, так как фактически денежные средства до их снятия или списания с карточки остаются на счете организации. В данном случае денежные средства считаются полученными под отчет работника по мере списания их со ­счета.

Отметим, что при выдаче аванса на командировку в иностранной валюте по счету 71 возникает валютная задолженность работника. Она отражается по официальному курсу на дату выдачи аванса в соответствии с п. 1 ст. 12 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З). При изменении официального курса белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте этот аванс в бухгалтерском учете не пересчитывается (за исключением случаев возврата авансов) согласно ч. 1 п. 3 ст. 12 Закона № 57-З и п.п. 2 и 7 Национального стандарта бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. постановлением Минфина от 29.10.2014 № 69.

Следует иметь в виду, что нецелевое использование валюты, полученной на командировочные расходы, не допускается (п. 50 Инструкции № 115). Нарушение этого правила грозит штрафом в соответствии со ст. 11.49 КоАП в размере до 5-кратной суммы этих средств.

Передача другим лицам иностранной валюты, полученной на командировочные расходы, а также использование корпоративных карточек лицами, не являющимися держателями этих карточек, не допускаются (ч. 2 п. 39 Инструкции № 185).

Допускается выдавать (перечислять) работнику иностранную валюту под отчет, выдавать корпоративную карточку для осуществления расходов, связанных со следующей командировкой за границу, без представления полного отчета по ранее выданным (перечисленным) этому работнику суммам при условии соблюдения 15-дневного срока представления авансового отчета по каждой командировке (ч. 1 п. 39 Инструкции № 185).

Отдел бухгалтерского учета «ЭГ»