В каких первичных учетных документах нельзя использовать факсимиле подписи

Правительство определило перечень первичных учетных документах, в которых запрещено использовать аналоги собственноручной подписи.

С 1 января 2023 г. вступили в силу изменения в Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон). Одна из новаций заключается в более детальном регулировании способов подписания первичных учетных документов (ПУД), в т.ч. с использованием современных информационных технологий.

Согласно новой редакции ст. 10 Закона ПУД должен быть подписан лицом (лицами), ответственным(и) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, одним из двух способов:

– собственноручно;

– с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что документ подписан вышеуказанным ответственным лицом (лицами). К данному способу отнесены факсимильное воспроизведение подписи, электронная цифровая подпись (ЭЦП) и другие аналоги собственноручной подписи, обеспечивающие идентификацию лица.

Полномочием определять ПУД, в которых нельзя использовать аналоги собственноручной подписи (кроме ЭЦП), наделен Совмин.

Правительство реализовало это полномочие, приняв постановление от 30.12.2022 № 962 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 11 октября 2022 г. № 210-З «Об изменении законов по вопросам бухгалтерского учета и отчетности».

Согласно вновь принятому НПА не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) в ПУД:

– включенных в перечень первичных учетных документов, установленный постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360 (далее – постановление № 360);

– подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозоперации единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином.

Одновременно в постановлении № 360 установлен новый перечень ПУД, включающий 10 позиций:

1. Товарно-транспортная накладная

2. Товарная накладная

3. Приходный кассовый ордер

4. Расходный кассовый ордер

5. Акт о приеме-передаче основных средств

6. Акт о приеме-передаче нематериальных активов

7. Акт о списании имущества (это новая позиция, в прежнем перечне ее не было)

8. Акт сдачи-приемки выполненных строительных и иных специальных монтажных работ

9. Акт о передаче не завершенного строительством объекта

10. Акт о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры

Таким образом, во всех перечисленных документах при их оформлении традиционным способом (т.е. на бумаге) использовать факсимиле или иной аналог подписи нельзя. Аналогичный запрет действует при оформлении на бумаге ПУД, не включенных в перечень, если они подтверждают хозоперацию с участием двух и более участников, а законодательство не позволяет составить их единолично.