Увольняется материально ответственное лицо. Что делать?
Работники могут расставаться с работодателем по разным причинам: по окончанию срока контракта, по соглашению сторон, в связи с переходом к другому нанимателю, сменой места жительства (и это далеко не все возможные варианты). Если обычного работника отпустить проще, то порой нанимателю хочется, чтобы материально ответственное лицо задержалось по каким-то причинам. Но в большинстве случаев это сделать практически невозможно.
Увольнение материально ответственных лиц (далее – МОЛ), в отличие от обычных работников, несет дополнительные риски, и к этому вопросу нужно подходить особенно внимательно. Решение всех проблемных моментов, которые могут возникнуть в подобной ситуации, необходимо планировать.
Почему это важно
Рассмотрим основные вопросы, на которые при увольнении МОЛ нанимателю надо обратить внимание заранее, чтобы потом не «прыгать в уходящий вагон».
В соответствии с п. 2 ст. 13 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухучете и отчетности» при увольнении МОЛ в обязательном порядке нужно проводить инвентаризацию тех материальных ценностей, которые числятся за данным лицом.
Нанимателю следует учесть тот момент, что задержать увольнение работника он не может даже в тех случаях, когда обнаруживаются отклонения фактического наличия материальных ценностей от учетных данных, будь то излишки либо недостача.
О предстоящем увольнении сотрудника становится известно не за час и не за сутки, обычно работодатель имеет какой-то запас времени. И этот запас надо разумно использовать: проведение инвентаризации, а также передачу ценностей другому МОЛ не стоит откладывать на последний день работы увольняющегося работника.
Проведение инвентаризации и передачи ценностей при увольнении МОЛ не следует откладывать на последний день.
Если обнаружится недостача, нанимателю понадобится дополнительное время на выяснение всех обстоятельств, а также за счет чего-то надо будет удержать средства на ее компенсацию.
Передачу дел новому МОЛ стоит сделать заблаговременно, если количество материальных ценностей значительно и за короткий промежуток времени невозможно провести сплошную инвентаризацию.
Не сдал дела? Расчет задержать нельзя
Следует обратить внимание, что с еще не уволенного работника можно взыскать возмещение ущерба в виде недостачи в сроки, предусмотренные законодательством, взяв, как положено, объяснительную с виновного лица.
Если работник уже уволился, а вопросы по инвентаризации и передаче материальных ценностей еще не закрыты, то нанимателю придется затратить еще время и на судебные разбирательства. А это уже не нужно ни одной из сторон.
Некоторые наниматели ошибочно считают, что они имеют право не увольнять работника до тех пор, пока он не исполнит полностью свои должностные обязанности и передачу дел.
Следует помнить, что наниматель не может задерживать расчет работнику, даже если работник и не сдал обходной листок, какой-то отчет, который должен сдать, не закончил инвентаризацию, имеет задолженность по расчетам за недостачу, командировки и т.п.
В соответствии со ст. 77 ТК при увольнении работника все причитающиеся ему выплаты на день увольнения должны производиться не позднее дня увольнения.
Нанимателю следует помнить, что в соответствии со ст. 78 ТК, в случае невыплаты по вине нанимателя работнику причитающихся средств в день увольнения, работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки. А в случае невыплаты части средств – пропорционально невыплаченным при расчете суммам.
Это еще один довод для нанимателя при увольнении МОЛ по возможности как можно раньше провести инвентаризацию и передачу материальных ценностей другому МОЛ.
Процедура передачи дел и сроки назначения нового МОЛ
Инвентаризация ценностей должна проводиться в присутствии самого МОЛ, чтобы в дальнейшем не возникло спорных ситуаций. Такого сотрудника следует уведомить о проведении инвентаризации и о необходимости его присутствия, поскольку это в интересах самого увольняющегося. Руководствоваться принципом внезапности здесь не стоит.
В приказе об увольнении работника или в отдельном приказе об инвентаризации стоит оговорить дату, на которую проводится инвентаризация ценностей, а также сроки ее проведения.
Целесообразно в рамках проведения инвентаризации провести передачу ценностей от работника, который увольняется, другому лицу.
То есть хорошо и правильно, если заранее будет определено новое МОЛ: это в дальнейшем снимет вопросы и сэкономит время на оформление документации, очень упростит работу бухгалтерии.
Нанимателю необходимо определиться, будет ли это уже работающий сотрудник или вновь нанятый работник организации.
Очень важно определиться со сроками, в которые следует назначить новое материально ответственное лицо. Рассмотрим возможные варианты и возникающие в связи с этим проблемы.
Например, определились: инвентаризация проводится в последний день работы работника 15 августа 2019 г. Желательно, чтобы на эту дату было уже известно новое МОЛ и с ним был заключен договор о материальной ответственности.
При таком варианте одновременно можно будет сделать и инвентаризацию, и передачу ценностей. Достаточно на каждой странице в инвентарной описи сделать надпись «принял», «сдал» и поставить подписи соответствующих лиц. Это будет самым идеальным вариантом, когда дата смены материально ответственных лиц происходит в один день.
Например, работник Иванов И.Н. увольняется 14 августа 2019 г., новое МОЛ приступает к работе 15 августа 2019 г.
В данной ситуации непонятно, кто будет принимать материальные ценности. Ведь новый работник, который еще не вступил в свои обязанности, не может принять ценности на ответственное хранение.
Товарно-материальные ценности в такой ситуации должно временно принять на себя другое МОЛ организации или руководитель организации, а затем передать новому работнику, но эта «цепочка» слишком длинная и каждый раз должна оформляться документально.
В случаях, когда увольняющееся МОЛ имеет многоразовую доверенность, например, на получение материальных ценностей, следует не забыть эту доверенность отозвать.
Могу посоветовать нанимателям включать в контракт МОЛ условие о том, что работник обязан уведомлять о нежелании продолжать трудовые отношения не за две недели, а, допустим, за месяц, чтобы у нанимателя была возможность без спешки провести инвентаризацию и принять дела при увольнении работника.
А также при досрочном расторжении контракта или трудового договора предусматривать реальные сроки, необходимые для этого.
