Утеряны бланки строгой отчетности. Что делать?
К бланкам строгой отчетности (далее – БСО) относятся:
– бланки ценных бумаг;
– бланки документов с определенной степенью защиты;
– бланки иных документов, имеющие элементы (средства) защиты от подделки, соответствующие требованиям Положения № 291, и (или) идентификационный номер, нанесенный при их изготовлении (ч. 2 п. 2 Положения № 29).
Согласно п. 21 Положения № 29 бланки строгой отчетности (документы) подразделяются на 6 групп (А, Б, В, Г, Д, Е) по уровню защиты их от подделки и назначению:
– А – бланки документов, удостоверяющих личность, отношение граждан к исполнению воинских обязанностей и дающих право на пересечение границы;
– Б – бланки ценных бумаг на предъявителя, выпускаемых в документарной форме, иные бланки документов (документы), которые по уровню защиты могут быть приравнены к ценным бумагам (бланки ценных бумаг на предъявителя, казначейские банковские билеты и другие денежные знаки, лотерейные билеты и т.п.);
– В – бланки именных ценных бумаг, выпускаемых в документарной форме, бланки документов, удостоверяющих личность и определяющих особые права его обладателя или образование;
– Г – бланки иных именных и на предъявителя документов без определения особого положения его владельца, подтверждающих те или иные права, правоотношения или знания;
– Д – бланки первичных учетных документов и иные бланки строгой отчетности, служащие основанием приема и выдачи денег, товаров, материальных ценностей и других ценностей, подтверждающих подлинность товаров, продукции, услуг, их производства и реализации и т.п.;
– Е – документы, подтверждающие почтовую оплату, бланки организационно-распорядительных документов и документов, дающих право посещения зрелищных (спортивных, культурно-массовых) и иных мероприятий, справки, сертификаты, свидетельства о регистрации и другие бланки строгой отчетности, не вошедшие в группы А–Д (бланки входных билетов на зрелищные (спортивные, культурно-массовые) и иные мероприятия (концерты, аукционы, рынки и т.п.) стоимостью в эквиваленте не выше 3 евро, кроме билетов с последующим розыгрышем, регистрационные карточки, удостоверения о регистрации политических партий, общественных объединений и т.п., грамоты и т.п.; знаки почтовой оплаты, свидетельства о регистрации).
Справочно. К бланкам документов с определенной степенью защиты относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша к ней (п. 81 Инструкции № 402).
Некоторые бланки документов с определенной степенью защиты, документы с определенной степенью защиты подлежат включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции. Эти бланки и документы перечислены в Перечне № 9123.
К бланкам документов с определенной степенью защиты, включенным в Перечень № 912 в настоящее время относятся:
– квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов;
– товарно-транспортная накладная;
– товарная накладная;
– счет-справка.
Справочно: с 01.10.2017 из Перечня № 912 исключен приходный кассовый ордер.
К документам с определенной степенью защиты, включенным в Перечень № 912, относятся:
– акцизная марка для маркировки алкогольных напитков;
– акцизная марка для маркировки табачных изделий;
– акцизная марка для перемаркировки алкогольных напитков с поврежденными акцизными марками;
– контрольная марка для маркировки алкогольных напитков, маркированных акцизными марками, выводимыми из обращения;
– контрольный (идентификационный) знак;
– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов на ввозимые (вывозимые) алкогольную продукцию, непищевую спиртосодержащую продукцию и непищевой этиловый спирт;
– контрольный знак, предназначенный для маркировки сопроводительных документов, оформленных в соответствии с законодательством, на нефтяное жидкое топливо;
– специальная марка для маркировки табачных изделий, обращенных в доход государства;
– специальная марка, предназначенная для маркировки алкогольных напитков, задержанных или изъятых правоохранительными и контролирующими органами, а также конфискованных либо обращенных в доход государства иным способом.
Использование и учет БСО
Согласно п. 3 Инструкции № 1964 перечень документов, относящихся к БСО, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (ИП).
Приобретение, учет, хранение, использование и возврат бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в Перечень № 912, осуществляется в соответствии с Инструкцией № 33/77/175. Хранение, учет, использование и уничтожение указанных бланков осуществляются организациями и ИП в соответствии с Инструкцией № 196 в порядке, установленном для БСО.
В организации должны быть налажен надлежащий учет и обеспечена сохранность БСО. Одной из мер, обеспечивающей сохранность БСО, является контроль за их использованием со стороны руководства организации, выборочная проверка наличия определенных бланков у материально ответственных лиц (далее – МОЛ), регулярное проведение инвентаризации БСО в целом по организации.
Статьей 13 Закона № 57-З6 установлено, что активы организации, к которым относятся и бланки БСО, подлежат инвентаризации. При проведении инвентаризации фактическое наличие БСО организации сопоставляется с данными бухгалтерского учета.
Проведение инвентаризации БСО обязательно:
– при реорганизации или ликвидации организации;
– перед составлением годовой отчетности;
– при смене МОЛ;
– при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;
– при возникновении чрезвычайных ситуаций;
– в иных случаях, предусмотренных законодательством.
Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете определен Инструкцией № 1807.
Инвентаризация БСО в местах их хранения проводится комиссией организации (ИП) в соответствии с Инструкцией № 180 (п. 6 Инструкции № 196).
В соответствии с п. 59 Инструкции № 180 проверка фактического наличия БСО производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения, за которое отвечает МОЛ. Данные о наличии БСО вносятся в опись по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 180.
В целях контроля за использованием БСО бухгалтерией организации (ИП) на каждого ответственного исполнителя открывается карточка-справка по выданным и использованным БСО по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 196.
Что делать при обнаружении фактов утраты бланков БСО
Пунктом 13 Инструкции № 180 установлено, что в случаях утраты или хищения БСО:
– МОЛ обязано сообщить об этом руководителю организации (ИП);
– руководителем организации назначается комиссия;
– назначенная комиссия проводит проверку фактического наличия бланков;
– по результатам проверки составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения) количества недостающих БСО с перечислением их серий и номеров;
– акт представляется руководителю организации (ИП) для принятия соответствующего решения (п. 13 Инструкции № 196).
В соответствии с п. 20 Инструкции № 33/77/17 при обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков с определенной степенью защиты:
1. Не позднее трех рабочих дней со дня обнаружения этих фактов руководителем организации (ИП) создается комиссия по проверке обнаруженных фактов.
ИП, осуществляющие деятельность без привлечения наемных работников, являющихся МОЛ, проводят проверку фактов порчи, утраты, хищения бланков без создания комиссии.
2. По результатам проверки составляется акт списания бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в Перечень № 192 (далее – акт), по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 33/77/17.
Акт подписывается председателем и членами комиссии или ИП и не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации или ИП.
3. Утвержденный акт не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, представляется в инспекцию МНС.
4. Инспекция МНС передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком «Недействительно».
Внимание! Данный алгоритм действий предусмотрен для всех видов бланков документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных и не зависит от того, какой именно экземпляр бланка утерян.
Необходимо факт утраты БСО отразить в бухгалтерском и налоговом учете организации.
Налогообложение
Выбытие бланков, испорченных и (или) аннулированных по различным причинам (по причине чрезвычайных обстоятельств, по вине ответственных лиц и т.д.), не признается объектом обложения НДС (п. 1 ст. 115 НК8).
В соответствии с подп. 24.5 п. 24 ст. 133 НК не подлежат вычету суммы НДС по товарам, в т.ч. БСО, в случае их порчи, утраты, за исключением порчи, утраты товаров в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, стихийное бедствие, дорожно-транспортное происшествие).
Справочно. Под утратой товара, в т.ч. БСО, понимается потеря (в т.ч. недостача, хищение, бой) товара при его хранении, транспортировке и (или) реализации.
Внимание! В случаях, когда БСО утеряны (обнаружена их недостача, похищены, уничтожены), предъявленный продавцом бланков НДС и принятый организацией к вычету подлежит восстановлению. Исключение: утрата БСО в результате чрезвычайных обстоятельств.
При налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов учитываются:
– невозмещаемые суммы недостач, потерь БСО, если виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них, за исключением случаев, когда судом отказано во взыскании по зависящим от организации причинам. Такие расходы отражаются на дату составления правоохранительными органами и (или) судом документов, подтверждающих, что виновные лица не были установлены, или суд отказал во взыскании с них (подп. 3.14 п. 3 ст. 174 НК);
– стоимость уничтоженных БСО в связи с чрезвычайными обстоятельствами (пожар, авария, стихийное бедствие, и др., виновные лица которого не установлены или суд отказал во взыскании с них) (подп. 3.18 п. 3 ст. 174 НК).
В составе внереализационных доходов учитывается сумма возмещения стоимости утерянных БСО, поступившая от виновного лица. Одновременно стоимость утерянных БСО в пределах полученной суммы возмещения отражается в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли (подп. 3.6 п. 3 ст. 174, подп. 3.51 п. 3 ст. 175 НК).
Бухгалтерский учет
В соответствии с п.п. 19–20 Инструкции № 196, коммерческой организацией бухгалтерский учет БСО ведется как в стоимостном, так и количественном выражении на сч. 10 «Материалы» и на забалансовых счетах (в данном случае – сч. 006) по каждому виду БСО и местам их хранения (материально ответственным лицам).
Для учета БСО организация вправе открыть отдельный субсчет к счету 10 «Материалы» (ч.ч. 1, 3 п. 3 Инструкции № 509).
По утраченным или похищенным БСО на основании составленного акта с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих БСО с перечислением их серий и номеров, в бухгалтерском учете отражается (списывается) стоимость утраченных (похищенных) БСО.
Если виновные лица отсутствуют, то в бухгалтерском учете формируются следующие записи:
Д-т сч. 90 «Прочие доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») – К-т сч. 10 (субсч. БСО) – отражена стоимость утраченных БСО.
Одновременно списание БСО конкретных серий и номеров отражается по К-ту забалансового сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты»:
К-т сч. 006
Д-т субсч. 68-2 – К-т сч. 18 – СТОРНО – на сумму предъявленного НДС продавцом БСО и принятого к вычету (восстановление входного НДС);
Д-т субсч. 90-10 – К-т сч. 18 – сумма восстановленного НДС отнесена в состав прочих расходов по текущей деятельности.
Внимание! Не подлежит восстановлению НДС, если утрата бланков БСО произошла в результате чрезвычайных ситуаций.
В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность БСО в местах хранения, стоимость недостающих (утраченных, похищенных) БСО отражается бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» – К-т сч. 10 (субсч. «БСО») с одновременным списанием БСО конкретных серий и номеров по К-ту забалансового сч. 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» – отражена стоимость недостающих БСО (абз. 2 п. 25 Инструкции № 196);
Д-ту сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсч. 73-2 «Расчеты по возмещению ущерба» и К-ту сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» (п.п. 73, 84 Инструкции № 50).
Восстановление ранее принятого к вычету НДС по утраченным БСО отражается:
Д-т сч. 68-2 – К-т сч. 18 – СТОРНО –на сумму предъявленного НДС продавцом БСО и принятого к вычету:
Д-т субсч. 73-2 – К-т сч. 18 – сумма восстановленного НДС отнесена за счет виновного лица.
Удержание сумм из заработной платы виновных лиц в погашение задолженности отражается: Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – К-т субсч. 73-2 (ч. 9 п. 57 Инструкции № 50).
Для того, чтобы факт утраты БСО был своевременно выявлен, документально подтвержден и отражен в учете, предлагаем Памятку бухгалтеру по действиям, которые необходимо совершить при обнаружении факта утери (недостачи, хищении) БСО .
Памятка бухгалтеру
При обнаружении факта утери (недостачи, хищения) БСО необходимо:
|
№№ п/п |
Действия |
Сроки для БСО с определенной степенью защиты |
|
1. |
Сообщить об этом руководителю |
Незамедлительно |
|
2. |
Руководителю – назначить комиссию |
Не позднее трех рабочих дней со дня обнаружения факта утери БСО |
|
3. |
Комиссии – провести проверку наличия БСО, составить и подписать акт по результатам проверки |
|
|
4. |
Руководителю – утвердить акт по результатам проверки |
Не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления |
|
5. |
Акт представить в налоговые органы (для БСО с определенной степенью защиты) |
Не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения |
|
6. |
Инспекция МНС передает данные об утерянных БСО с определенной степенью защиты в электронный банк данных |
|
|
7. |
Бухгалтерской службе (ИП) стоимость утерянных БСО отразить в бухгалтерском учете и учесть при налогообложении. |
В соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и НК. |
1Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утв. постановлением Минфина от 01.03.2002 № 29 (далее – Положение № 29).
2Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40.
3Перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. постановлением Совмина от 06.07.2011 № 912 (далее – Перечень № 192).
4Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утв. постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее – Инструкция № 196).
5Инструкция о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. постановлением МНС, Минфина, Минсвязи от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее Инструкция – № 33/77/17).
6Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».
7Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
8Налоговый кодекс (далее – НК).
9Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).
