Учет представительских расходов республиканскими органами госуправления и бюджетными организациями

С 2019 г. в состав прочих затрат, учитываемых при налогообложении, включены представительские расходы (ст. 171 НК1). При этом прочие затраты не должны превышать 1% выручки от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) и суммы доходов от аренды (иного возмездного или безвозмездного пользования имуществом) с учетом налога на добавленную стоимость (далее – НДС). Для банков прочие затраты не могут превышать 1% суммы доходов, определяемой по ст. 176 НК, за вычетом сумм внереализационных доходов, определяемых по ст. 174 НК (кроме доходов, указанных в подп. 3.18 ст. 174 НК) (п. 3 ст. 171 НК).

При рассмотрении вопроса об отнесении таких расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, следует исходить из их фактической необходимости, что должно быть подтверждено документально.

Действующим законодательством не определен исчерпывающий перечень состава представительских расходов, учитываемых при налогообложении. В этой связи следует руководствоваться письмом МНС от 11.07.2017 № 2-2-10/01238².

Учитывая, что разъяснения МНС (письмо МНС № 2-2-10/01238) носят рекомендательный характер, и действующим законодательством не определено понятие «представительские расходы», к представительским расходам организация вправе отнести не только расходы по приему ино­странных делегаций, но и расходы, понесенные организацией при ведении переговоров, встреч с белорусскими партнерами.

К представительским расходам целесообразно относить расходы организации на официальный прием представителей других организаций, отдельных лиц в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (наблюдательного совета) иного органа управления плательщика, кроме исполнительных органов.

Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК и (или) законодательством (ст. 169 НК).

К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся:

– затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав;

– нормируемые затраты.

Затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (ст. 170 НК).

Таким образом, к представительским расходам можно отнести расходы на:

– проживание в гостиницах;

– питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);

– транспортные услуги;

– проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

– культурные мероприятия;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

– приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

– аренду помещения для проведения мероприятий;

– иные обоснованные и документально подтвержденные расходы на проводимые мероприятия.

Важно учесть, что не имеет значения, достигнуты ли по результатам проведенных мероприятий соглашения и заключены ли договоры.

В случае направления работников организации за границу в целях установления и (или) поддержания деловых контактов в состав представительских расходов могут быть включены в т.ч. и затраты на оплату сувениров, вручаемых представителям принимающей стороны.

Таким образом, организации необходимо закрепить указанные нормы в части порядка отнесения расходов к представительским в учетной политике, конкретизировав их перечень. Учитывая, что законодательством не определены формы документов, которыми представительские расходы должны быть определены, их перечень может быть предусмотрен локальным нормативным правовым актом организации (решением, приказом, распоряжением и т.д.), например:

Х.ХХ. Учет представительских расходов К представительским расходам относятся следующие расходы: <…> Пояснения (обоснования): <…>

Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить локальный нормативный акт, определяющий нормы расхода по приему и обслуживанию официальных делегаций и отдельных лиц с учетом требований действующего законодательства.

Кроме того, следует не забывать, что весьма важно правильно оформить распорядительные и расходные первичные документы, подтверждающие понесенные расходы на представительские цели.

Для республиканских органов госуправления и бюджетных организаций, находящихся в их подчинении, в отличие от коммерческих организаций установлены предельные нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц в соответствии с постановлением № 676³.

Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц:

Виды услуг	Размер оплаты услуг
Оплата гостиницы (в сутки на одного человека, включая стоимость завтрака):
для руководителя делегации	согласно представленным счетам
для члена делегации, переводчика и сопровождающих лиц, не являющихся членами делегации	согласно представленным счетам, но не выше стоимости одноместного номера
Оплата питания (в сутки на одного человека), в т.ч. сопровождающих лиц, не являющихся членами делегации	до 5 БВ
Культобслуживание (в день на одного человека, включая переводчика и сопровождающих лиц)	до 1 БВ
Бытовое обслуживание (в день на одного члена делегации)	согласно представленным счетам
Оплата услуг переводчика, не состоящего в штате организации (в час)*	до 70% тарифной ставки первого разряда
Оплата транспортных услуг	согласно представленным счетам
Приобретение сувениров и памятных подарков:
для руководителя делегации	до 20 БВ
для члена делегации	до 10 БВ

* Оплата услуг переводчиков, предоставляемых организациями, производится по счетам этих организаций.

Расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц республиканскими органами госуправления и бюджетными организациями, находящимися в их подчинении, производятся за счет средств республиканского бюджета в пределах бюджетных ассигнований, установленных бюджетными сметами, и иных источников в соответствии с законодательством.

Облисполкомам и Минскому горисполкому рекомендовано принять решения об определении аналогичных установленным постановлением № 676 норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц за счет средств местных бюджетов.

Согласно решению № 3070^{4 установлены нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц за счет средств бюд­жета города Минска согласно приложению (аналогично приложению к постановлению № 676). При этом решением № 3070 определено, что расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц производятся за счет средств бюджета г. Минска в пределах бюджетных ассигнований, установленных бюджетными сметами.}

Контроль за исполнением указанного решения возложенна управляющего делами Мингорисполкома.

______________

¹Налоговый кодекс (далее – НК).

²Письмо МНС от 11.07.2017 № 2-2-10/01238 «О пред­ставительских расходах» (далее – письмо МНС № 2-2-10/01238).

³Постановление Совмина от 10.05.2001 № 676 «О нор­мах расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц» (далее – постановление № 676).

⁴Решение Мингорисполкома от 17.10.2016 № 3070 «О нормах расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц» (далее – решение № 3070).