Три распространенные ошибки при оформлении командировок

При отправке сотрудников в служебную командировку бухгалтер регулярно сталкивается с множеством нюансов и не всегда очевидных требований законодательства. Рассмотрим некоторые типичные ситуации, в которых нередко допускаются ошибки либо происходят конфликты с подотчетными лицами.

 

Командировка по месту прописки

Организация, в которой работает сотрудник, находится в г. Минске, при этом регистрация работника – г. Молодечно.

Работник командирован в Молодечно на двое суток. Следует ли возмещать ему расходы по найму жилого помещения?

В соответствии со ст. 91 ТК служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

С учетом этого местом командировки признается другая местность по отношению к месту постоянной работы сотрудника.

Согласно ч. 1 п. 15 постановления Совмина от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – постановление № 176) возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах РБ осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1, без представления подт­верждающих документов.

С учетом этого возмещение расходов по найму жилого помещения производится применительно к месту командировки.

Прописка (регистрация) работника не играет роли в качестве условия, учитываемого при возмещении рас­ходов в служебной командировке.

 

За счет принимающей стороны

Иногда организации излишне вып­лачивают работнику суточные, ис­кажая при этом затраты, учитываемые при налогообложении.

Рассмотрим ситуации, когда суточные выплачивать организации не следует.

Согласно ч. 2 п. 20 постановления № 176 в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием и транспортом в пределах места командировки, нап­равляющая сторона выплату суточных не производит. Суточные в дан­ной ситуации выплачиваются только за время нахождения в пути.

Необходимо обратить внимание, что выплата суточных не производится только при соблюдении в совокупности следующих условий:

• обеспечение 3-разовым питанием, а если завтрак включен в стоимость гостиничного номера, то только обедом и ужином;
• обеспечение транспортом в пределах места командировки.

Не производится выплата суточных направляющей стороной, если прог­раммой (условиями) проведения меж­дународного мероприятия предусмотрено предоставление трансфера до вокзала (аэропорта), а также с вокзала (аэропорта), а место проведения мероприятий совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (т.е. по условиям приглашающей стороны не предусматривается передвижение в пределах места командировки), а также работник обеспечен 3-разовым питанием.

В данном случае при рассмотрении вопроса о выплате суточных за время нахождения в пути день, который приходится на день прибытия в место командирования, рассматривается при­менительно к дням, в которых принимающая сторона обеспечивает расходы командированного работника.

 

Оплата личной картой

Нередко по незнанию командированные работники рассчитываются при приобретении авиабилетов, за гостиницу и т.п. за себя и своего коллегу (командированного работника) личной бан­ковской карточкой. Это тоже может стать причиной серьезных проблем.

Например, руководитель отдела мар­кетинга приобрел 2 авиабилета и расплатился за них своей личной банковской карточкой.

По общему правилу аванс на командировочные расходы выдается каждому командированному работнику.

Допускается ситуация, когда с письменного согласия всех командированных работников расчет будет осущест­вляться одним из командированных работников за всех работников, нап­равленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой.

Им могут быть проведены оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения (п.п. 72 и 73, ч. 1 п. 78 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117) (далее – Инструкция № 117).

В случае выдачи аванса одному работнику для осуществления оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения за всех работников бригады понесенные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осущест­влявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки.

Отчет об израсходованных суммах представляется в порядке и сроки, предусмотренные в п.п. 90, 92 и 93 Инструкции № 117, с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку (ч. 2 п. 78 Ин­струкции № 117).

В данной ситуации, несмотря на наличие авиабилета на каждого работника, отсутствует документ, подтверждающий оплату по каждому работнику. Такими документами являются:

– счет организации (при оплате корпоративной картой);

– либо предъявленная работником выписка с его личного счета (если авиабилет оплачен с этого счета посредством интернет-банкинга) или кассовый чек при оплате наличными. Отсутствие документов по оплате у второго работника не позволяет ему возместить расходы по авиабилетам. Руководителю отдела маркетинга также возмещается один авиабилет, поскольку расчет производился не корпоративной карточкой организации, а личной.

На будущее, при направлении работников в командировку бухгалтерия командируемым работникам долж­на разъяснить ситуацию, каким образом необходимо производить расчеты в командировке и какие документы необходимо предоставлять в бухгалтерию, чтобы избежать подобных казусных ситуаций.