Три причины отмены служебной командировки: бухгалтерский и налоговые аспекты

Причины отмены служебной командировки условно можно разделить на три группы:

1) по не зависящим от нанимателя и работника внешним причинам;

2) по вине нанимателя;

3) по вине работника.

 

По не зависящим от нанимателя и работника внешним причинам

Отмена командировки может быть связана с внешними причинами: стихийные бедствия и чрезвычайные ситуации. В настоящее время к таким причинам можно отнести распространения коронавируса (COVID-19) и установление карантина в стране командирования.

Так, при направлении в командировку наниматель на основании приказа обязан выдать работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы (п.п. 4, 5 Положения № 176¹):

– по проезду к месту командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– за проживание вне места жительства (суточные);

–иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

 

Пример 1. Работник был командирован из г. Калинковичи в г. Рим с 23 по 27 марта. Билеты на поезд до г. Минска (откуда вылетает самолет) и на самолет оплачены организацией в безналичном порядке в оба направления, получены организацией с оприходованием на сч. 10 «Материалы» отдельного субсчета (ч. 16 п. 16 Инструкции № 50²). В связи с тем, что в стране командирования карантин, служебная командировка отменена, а билеты сданы по месту их приобретения. Организация понесла расходы в связи с возвратом билетов, т.к. деньги на ее расчетный счет вернули за минусом комиссионных сборов.

Понесенные организацией расходы в виде суммы комиссионных сборов, которые не возвращены при возврате билетов в связи с отменой командировки в условиях распространения коронавируса (COVID-19), хотя непосредственно и не связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, но произведены в процессе осуществления своей деятельности организацией. В совокупности это позволяет признать их в качестве прочих расходов в составе внереализационных расходов, они учитываются при налогообложении прибыли (подп. 3.52 ст. 175 НК^3).

Суммы НДС, предъявленные поставщиком (специализированной организацией) по приобретенным активам, являются для организации налоговыми вычетами и подлежат вычету после их отражения в бухгалтерском учете и книге покупок (в случае ее ведения) на основании ЭСЧФ, полученного от поставщика (специализированной организации) и подписанного ЭСЧФ организации (ч. 1 п. 3, п. 4, подп. 5.1 ст. 132 НК).

Согласно п. 2 Инструкции № 41⁴ причитающиеся к оплате, оплаченные организацией НДС отражаются:

 Д-т сч. 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам»

К-т сч.сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчикам», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и других счетов – на сумму НДС по приобретенным товарам, работам, услугам у продавцов, являющихся плательщиками НДС на территории РБ.

Суммы НДС, подлежащие вычету в соответствии с законодательством, отражаются:

Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам»

К-т сч. 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» (п. 4 Инструкции № 41).

По мнению автора, исходя из экономической сути возникшей ситуации, в бухгалтерском учете организации расходы, связанные с приобретением и возвратом билетов, следует отражать следующим образом (п.п 2, 13 Инструкции № 102).

 

Таблица 1

Д-т сч., субсч.	К-т сч., субсч.	Содержание хозяйственной операции
10	60	Отражена стоимость приобретенных билетов без учета «входного» НДС
18	60	Отражена сумма «входного» НДС по приобретенным билетам
68-2	18	Отражено принятие к вычету «входного» НДС по приобретенным билетам
10	60	Отражена стоимость возвращаемых билетов (без НДС) методом сторно
18	60	Отражена сумма «входного» НДС, ранее предъявленная продавцом билетов (за вычетом суммы НДС, относящейся к комиссионным сборам, которые не возвращены), методом сторно
68	18	Отражена принятая к вычету сумма НДС, предъявленная продавцом билетов (за вычетом суммы НДС, относящейся к комиссионным сборам, которые не возвращены), методом сторно
51	60	Отражено поступление денежных средств на расчетный счет в банке за возвращенные билеты (за вычетом суммы комиссионных сборов, которые не возвращены)
90-10	60	Отнесена в состав прочих расходов по текущей деятельности сумма комиссионных сборов, которая не возвращена (без НДС)

 

По вине нанимателя

В некоторых случаях командировки работников отменяются в связи с обстоятельствами, обусловленными сложившейся ситуацией у самого нанимателя. Такими причинами-основаниями могут быть:

– разрыв отношений с партнером, к которому командирован работник;

– урегулирование вопроса, связанного со служебной командировкой, дистанционно и др.

Если командировка проводится в рамках деятельности организации, но непосредственно не связана с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, то командировочные расходы включаются в состав внереализационных расходов (подп. 3.52 ст. 175 НК).

Следовательно, автор полагает, что если командировка не состоялась не по вине работника, то стоимость неиспользованного билета (разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком) и сумма возмещаемых работнику рас­ходов в зависимости от первоначальной цели командировки учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов на основании подп. 3.52 ст. 175 НК, поскольку такие затраты не имеют производственный характер и направленность.

В бухгалтерском учете такие операции отражаются аналогично описанному выше порядку

 

Пример 2. Работник был командирован из г. Калинковичи в г. Рим с 23 по 27 марта. Билеты на поезд до г. Минска (откуда вылетает самолет) и на самолет оплачены организацией в безналичном порядке в оба направления, получены организацией с оприходованием на сч. 10 «Материалы» отдельного субсчета (ч. 16 п. 16 Инструкции № 50). В связи с тем, что вопросы служебного задания работника были урегулированы дистанционно (претензии к качеству работы поставленного партнером оборудования), служебная командировка отменена, а билеты сданы по месту их приобретения. Организация понесла расходы в связи с возвратом билетов, т.к. деньги на ее расчетный счет вернули за минусом комиссионных сборов.

Понесенные организацией расходы в виде суммы комиссионных сборов, которые не возвращены при возврате билетов в связи с отменой командировки, хотя непосредственно и не связаны с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, но произведены в процессе осуществления своей деятельности организацией. В совокупности это позволяет признать их в качестве прочих расходов в составе внереализационных расходов, они учитываются при налогообложении прибыли (подп. 3.52 ст. 175 НК).

Суммы НДС, предъявленные поставщиком (специализированной организацией) по приобретенным активам, являются для организации налоговыми вычетами и подлежат вычету после их отражения в бухгалтерском учете и книге покупок (в случае ее ведения) на основании ЭСЧФ, полученного от поставщика (специализированной организации) и подписанного ЭСЧФ организации (ч. 1 п. 3, п. 4, подп. 5.1 ст. 132 НК).

 

По вине работника

Отмена служебной командировки по вине работника, как правило, связана с ограничениями для него по выезду за границу, о которых наниматель не был уведомлен.

Так, согласно ст. 7 Закона № 49-З⁶ право гражданина на выезд из РБ может быть временно ограничено, если он не исполняет без уважительных причин имущественные, налоговые или иные обязательства перед РБ, ее административно-территориальными единицами, физическими и юридическими лицами, установленные вступившими в законную силу судебными постановлениями, а также требования, содержащиеся в исполнительных документа.

Граждане, право на выезд которых из РБ ограничено по основаниям, указанным в абзацах 3–8 ст. 7 Закона № 49-З, уведомляются о принятом в отношении их решении о временном ограничении права на выезд из РБ в порядке, установленном законодательством РБ (ст. 10 Закона № 49-З). Такое уведомление граждан производится в порядке, установленном уголовно-процессуальным, уголовно-исполнительным, гражданским процессуальным или хозяйственным процессуальным законодательством РБ (ст. 11 Закона № 49-З).

Сведения об ограничении права на выезд и снятии ограничений включаются в банк данных о гражданах, право на выезд которых из РБ временно ограничено, ведущийся МВД и формирующийся с учетом требований Положения № 643^7.

По общему правилу возмещение командировочных расходов работнику гарантировано законодательством без учета того, выполнено ли задание на командировку или нет. Однако могут быть учтены и некоторые другие аспекты.

Согласно п. 24 Положения № 176 в случае отмены командирования по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, бронированию мест в гостиницах, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов.

Следовательно, по мнению автора, поскольку в рассматриваемой ситуации вина работника является очевидной (знал, но не проинформировал нанимателя), то понесенные организацией расходы компенсируются (возмещаются) работником.

Если командировка не состоялась по вине работника, то стоимость неиспользованного билета (разница между стоимостью билета при его приобретении и суммой денежных средств, возвращенной перевозчиком) не учитывается при налогообложении прибыли ни в составе нормируемых затрат, ни в составе внереализационных расходов на основании подп. 1.1 ст. 171 и п. 3 ст. 173 НК, поскольку такие затраты не имеют производственные характер и направленность.

На субсч. 73-2 «Расчеты по возмещению ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению ущер­ба, причиненного работниками в результате недостач имущества, брака, а также по возмещению других видов ущерба (п. 57 Инструкции № 50). В связи с этим наниматель издает распорядительный документ (приказ, распоряжение), отразив в нем причину досрочного окончания служебной командировки, с указанием источников покрытия понесенных расходов (работником либо за счет прочих текущих расходов) и сроков их погашения, если они будут возмещаться работником.

По общему правилу работник, получивший суммы подотчет, обязан представить авансовый отчет, на основании которого определяются суммы неизрасходованного аванса. Срок его представления – не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117⁸).

Неизрасходованные денежные средства работнику необходимо сдать в бухгалтерию в сроки, установленные для представления авансового отчета, – в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).

 

Пример 3. Работник был командирован из г. Калинковичи в г. Рим с 23 по 27 марта. Билеты на поезд до г. Минска (откуда вылетает самолет) и на самолет оплачены организацией в безналичном порядке в оба направления. Работника в аэропорту не выпустили за границу из-за наличия задолженности по налоговым обязательствам. Он вернулся обратно в г. Калинковичи в день отправления в командировку – 23 марта. Задание не было выполнено.

В данном случае понесенные и не компенсированные при возврате билетов суммы подлежат возмещению работником. Он должен составить авансовый отчет, если им были произведены какие-то расходы (получение виз, заграничного паспорта, бронирование мест в гостиницах и др.). Полученные в подотчет суммы должны быть возвращены в кассу организации или на ее счет в банке в общеустановленные сроки.

По мнению автора, исходя из экономической сути рассматриваемой ситуации, в бухгалтерском учете организации расходы, связанные с приобретением и возвратом билетов, следует отражать следующим образом (п. 57 Инструкции № 50).

Таблица 2

Д-т сч., субсч.	К-т сч., субсч.	Содержание хозяйственной операции
10	60	Отражена стоимость приобретенных билетов без учета «входного» НДС
18	60	Отражена сумма «входного» НДС по приобретенным билетам
68-2	18	Отражено принятие к вычету «входного» НДС по приобретенным билетам
10	60	Отражена стоимость возвращаемых билетов (без НДС) методом сторно
18	60	Отражена сумма «входного» НДС, ранее предъявленная продавцом билетов (за вычетом суммы НДС, относящейся к комиссионным сборам, которые не возвращены), методом сторно
68	18	Отражена принятая к вычету сумма НДС, предъявленная продавцом билетов (за вычетом суммы НДС, относящейся к комиссионным сборам, которые не возвращены), методом сторно
51	60	Отражено поступление денежных средств на расчетный счет в банке за возвращенные билеты (за вычетом суммы комиссионных сборов, которые не возвращены)
73-2	60	Отнесена на подотчетное лицо (командированного работника) сумма комиссионных сборов, которая не возвращена (без НДС)
50, 51, 52, 55	73-2	Внесены в кассу организации, на ее счета в банках полученные суммы аванса и некомпенсированные при возврате билетов суммы

---

¹Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

²Инструкция по применению типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 №50 (далее – Инструкция № 50).

³Налоговый кодекс (НК).

⁴Инструкция по бухгалтерскому учету налога на добавленную стоимость, утв. постановлением Минфина от 30.06.2012 № 41 (далее – Инструкция № 41).

⁵Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).

⁶Закон от 20.09.2009 № 49-З «О порядке выезда из Республики Беларусь и въезда в Республику Беларусь граждан Республики Беларусь» (далее – Закон № 49-З).

⁷Положение о банке данных о гражданах Республики Беларусь, право на выезд которых из Республики Беларусь временно ограничено, утв. указом от 17.12.2007 № 643.

⁸Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).