Составляем график трудовых отпусков работников
График трудовых отпусков работников (далее – график) является локальным нормативным правовым актом (ЛНПА), который наниматель обязан составить и утвердить.
Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (ч. 1 ст. 168 ТК).
В соответствии с требованиями ст. 168 ТК составление графика является обязательным для организаций независимо от вида деятельности, формы собственности, количества работников и других факторов.
Сложности составления графика в организациях могут быть обусловлены различными факторами, например, сезонными – увеличением продолжительности работы объекта, обслуживающего население, или увеличением объема выполняемых работ в теплое время года и, соответственно, невозможностью предоставления работникам отпусков в период такого сезона.
График составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).
График, составленный своевременно, с учетом пожеланий работников, помогает исключить возможность возникновения трудовых споров относительно даты начала трудового отпуска работника.
Отсутствие в организации утвержденного графика на текущий календарный год является нарушением трудового законодательства. В случае проведения проверки по соблюдению законодательства о труде должностное лицо нанимателя может быть привлечено к административной ответственности в виде штрафа на основании ч. 4 ст. 9.19 КоАП.
Конкретная дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК).
При составлении графика наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время либо в определенный период для отдельных категорий работников, перечисленных в ч. 4 ст. 168 ТК.
Как правило, график составляется по каждому структурному подразделению. Руководителю структурного подразделения необходимо узнать пожелания работников относительно даты начала трудового отпуска, возможного разделения отпуска на две части.
В случае, если в одно и то же время желают пойти в отпуск несколько сотрудников, а по условиям работы организации это невозможно, необходимо предложить работникам найти компромисс по дате предоставления отпуска, в т.ч. предложить им разделить отпуск на части таким образом, чтобы в летний период смогли отдохнуть больше работников.
В организации с небольшим количеством работников составляется один график.
График необходимо согласовать с профсоюзом, но только в случае, если такое согласование установлено коллективным договором организации (ч. 1 ст. 168 ТК).
Наниматель обязан утвердить составленный и при необходимости согласованный с профсоюзом график.
При составлении графика наниматели довольно часто указывают лишь месяц начала трудового отпуска (что не запрещается законодательством), а не точную календарную дату, что может в определенных случаях повлечь негативные последствия как для работника, так и для нанимателя.
Если в графике будет указан календарный месяц начала отпуска, то конкретная дата начала будет определяться по договоренности между работником и нанимателем. В результате может возникнуть спор между работником и нанимателем или между работниками, что может отрицательно сказаться на работе всего коллектива.
Необходимо учитывать требования ч. 1 ст. 169 ТК, согласно которым наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.
Обратите внимание: согласно проекту Закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Республики Беларусь» (далее – Проект) изменения затронут ст. 169 ТК. В соответствии с планируемыми изменениями наниматель не будет обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней в случае, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем.
Наниматель, своевременно составивший график и ознакомивший с ним работников под роспись, тем самым уведомил их о датах начала трудовых отпусков надлежащим образом.
Необходимо отметить, что ст. 168 ТК не содержит обязанности нанимателя знакомить всех работников организации с графиком под роспись. График может быть размещен на видном месте, к которому имеют доступ все работники организации.
При составлении графика необходимо учитывать, что разделение отпуска на части допускается только с согласия работника. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК).
Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно) (ч. 1 ст. 170 ТК).
При составлении графика необходимо учитывать, что для вновь принятых работников трудовые отпуска за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя (ч. 1 ст. 166 ТК), за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 166 ТК.
Обратите внимание: согласно Проекту изменятся правила суммирования трудовых отпусков, установленные ст. 162 ТК. Так, согласно предложенным изменениям при наличии у работника, имеющего основной отпуск более 24 календарных дней, права на несколько дополнительных отпусков и получении в результате суммирования в порядке, предусмотренном ч.ч. 1 и 2 ст. 162 ТК, трудовых отпусков различной продолжительности работнику предоставляется трудовой отпуск большей продолжительности.
Таким образом, составление нанимателем в установленный срок графика с указанием календарной даты начала трудового отпуска работников и ознакомление с ним работников под роспись позволяет нанимателю исключить возможность возникновения трудового спора о конкретной дате начала трудового отпуска, а также исполнить обязанность по уведомлению работника о времени начала трудового отпуска согласно требованиям ст. 169 ТК.
