Служебные командировки: нюансы возмещения расходов и обложения подоходным налогом в 2018 году
С необходимостью направлять своих сотрудников в командировки сталкиваются практически все работодатели. Практика показывает, что у субъектов хозяйствования довольно часто возникают вопросы при возмещении командировочных расходов и обложении подоходным налогом отдельных выплат по таким расходам.
Рассмотрим на основании норм законодательства и конкретных ситуаций порядок выплат возмещений по командировочным расходам и их обложения подоходным налогом с учетом особенностей 2018 г.
Гарантии и компенсации при направлении работников в служебные командировки установлены ст. 95 Трудового кодекса (далее – ТК). Так, за работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и зарплата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы: по проезду к месту командировки и обратно; по найму жилого помещения; за проживание вне места жительства (суточные); иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
Кроме того, дополнительно определены особенности направления работников в служебные командировки и возмещения расходов при таких командировках:
– в пределах РБ:
Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35);
– при командировании за границу:
Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утв. Указом Президента от 13.06.2005 № 274;
Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).
Однако нередко встречаются ситуации, которые вызывают вопросы правомерности определенных выплат, признания их в целях налогообложения, а также применения отдельных льгот.
Освобождение от подоходного налога
От подоходного налога освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совмина компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в том числе связанных с возмещением работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (включая возмещение расходов, выплачиваемое в связи с переездом на работу в другую местность, возмещение расходов при служебных командировках) (подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Указанная льгота может быть применена организацией при соблюдении следующих условий.
1. Выплаты физическим лицам выплаты связаны с направлением их в служебные командировки.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. При этом не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (ст. 91 ТК). Кроме того, следует учитывать, что работником признается лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора (абз. 8 ч. 1 ст. 1 ТК). Поэтому в командировку может быть направлен только работник организации, заключивший с нею трудовой договор.
Освобождение от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК, может быть применимо при возмещении командировочных расходов работникам организации, в т.ч. не по месту основной работы, т.е. совместителям, а также к выплатам членам органа управления организации.
Поездки по служебным делам лиц, выполняющих работы в организации по гражданско-правовым договорам, командировками не признаются. Поездки работников, связанные с выполнением таких работ, должны быть предусмотрены в составе общей стоимости договора и дополнительно организацией не компенсируются.
Ситуация 1. В строительную организацию (заказчик), находящуюся в. Гродно, в марте 2018 г. по договору подряда в составе бригады принят гражданин (подрядчик), не являющийся индивидуальным предпринимателем (ИП), для выполнения работ по отделке помещений в строящемся объекте, находящемся в Гродненском районе. Организация (заказчик), согласно представленным физическим лицом документам, компенсирует его расходы на проезд и проживание в места расположения строительного объекта в период выполнения работ в соответствии с нормами, установленными законодательством, при направлении работников в служебные командировки.
В рассматриваемой ситуации расходы возмещаются организацией лицу, не состоящему с ней в трудовых отношениях. В связи с этим указанная компенсация не является возмещением командировочных расходов и не может быть освобождена от подоходного налога по основанию, предусмотренному подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК. Такая компенсация также не предусмотрена иными законодательными актами и постановлениями Совмина.
В случае если эта компенсация выплачивается в виде материальной помощи при ее налогообложении организация (заказчик) вправе учесть льготу, предусмотренную абз. 3 ч. 1 подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК, согласно которому от подоходного налога освобождаются доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в т.ч. в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп. 1.101 п. 1 ст. 163 НК), получаемые от организаций и ИП, за исключением доходов, полученных от профсоюзных организаций, не являющихся для получателя дохода местом основной работы (службы, учебы), с учетом норм Указа Президента от 25.01.2018 № 29 «О налогообложении (далее – Указ № 29) в размере, не превышающем 122 BYN, от каждого источника в течение налогового периода;
2. Расходы за проживание вне места жительства (суточные) возмещаются в пределах установленных законодательством норм.
Нормы возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточные) определены постановлениями Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 48) (при командировании в пределах РБ) и от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7) (при командировании за границу). Размеры возмещения расходов при командировках могут устанавливаться в коллективном договоре, соглашении или нанимателем. Однако эти расходы не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (ст. 95 ТК).
Наниматель может закрепить в локальных нормативных правовых актах (коллективном договоре, соглашении, положении о командировках и т.п.) дополнительную гарантию для работников наряду с предусмотренными законодательством, а именно возмещение командировочных расходов сверх размеров, установленных законодательством (ч. 3 ст. 7 ТК). Вместе с тем при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории РБ, так и за ее пределы от подоходного налога могут быть освобождены только суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством (ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК). Суточные, выплаченные в размере, превышающем установленные законодательством нормы, в т.ч. в соответствии с локальными нормативными правовыми актами, облагаются подоходным налогом.
Ситуация 2. Руководитель отдела организации с 13 по 15 марта 2018 г. направлен в командировку в Таллинн. Ему выдан аванс в евро, рассчитанный в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными приказом руководителя предприятия, согласно которым нормы расходов за проживание вне места жительства (суточные) для руководителей структурных подразделений организации на 50% превышают нормы, установленные законодательством РБ.
С учетом ст. 95 ТК организация вправе предусмотреть в локальном нормативном правовом акте более высокие нормы командировочных расходов по сравнению с нормами, предусмотренными законодательством. Вместе с тем от подоходного налога могут быть освобождены только суммы суточных, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством (ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации суммы денежных средств, выданные работнику организации, в части расходов за проживание вне места жительства (суточные), превышающие установленные законодательством РБ нормы, являются его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 3. Сотрудник организации в марте 2018 г. направлен в служебную командировку на 4 дня в Санкт-Петербург. По возвращению из командировки этому сотруднику сверх норм суточных, установленных законодательством, согласно представленным подтверждающим документам нанимателем возмещены расходы по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования.
Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции № 115).
С учетом изложенного и того, что в рассматриваемой ситуации сумма расходов по аренде автотранспортных средств для передвижения в пределах пункта командирования возмещена сверх установленных постановлением № 7 норм, эта сумма признается доходом физического лица, подлежащим обложению подоходным налогом.
Ситуация 4. Согласно приказу руководителя организации (находится в Могилеве) работник этой организации 12.03.2018 г. направлен в однодневную служебную командировку для участия в совещании в головной организации, находящейся в Минске. Принимающая сторона в день проведения данного мероприятия обеспечивает командированного работника двухразовым питанием. Этому работнику до отъезда в служебную командировку выдан аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно и суточных в размере 3,50 BYN.
На основании подп. 4.3 п. 4 Инструкции № 35, если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы. С учетом того, что принимающая сторона в день проведения совещания обеспечивала командированного работника двухразовым питанием, сумма излишне выданных ему суточных составила 1,75 BYN.
С учетом того что указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные постановлением Минфина № 53, эта сумма признается доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместит ее или она не будет удержана из его зарплаты).
