Служебные командировки: нюансы возмещения расходов и обложения подоходным налогом в 2018 году (окончание)

 (Окончание, начало см. «ЭГ» № 19 от 13.03.2018, Информбанк, с. 2–4 «Служебные командировки: нюансы возмещения расходов и обложения подоходным налогом в 2018 году»)

3. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно фактически произведены и документально подтверждены.

Ситуация 5. Работник организации (находится в Витебске) с 12 по 14 марта 2018 г. направлен в служебную командировку в Гродно. По возвращении работник представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему командировочным удостоверением и электронным билетом на междугородный маршрутный автобус регулярного сообщения, содержащим все необходимые реквизиты и самостоятельно распечатанным из Интернета на листе бумаги.

При выполнении автоперевозок пассажиров в регулярном сообщении может применяться электронный билет, в котором информация об автомобильной перевозке пассажира представляется в электронно-­цифровой форме (ч. 1 п. 47¹ Правил автомобильных перевозок пассажиров, утв. постановлением Совмина от 30.06.2008 № 972). Электронные билеты реализуются посредством информационных систем, позволяющих обеспечить прямой доступ к базе данных расписаний движения автобусов по маршрутам, наличия свободных мест и иной информации об условиях автоперевозки в регулярном сообщении.

При оформлении электронного билета ему автоматически присваивается номер, по которому осуществляется учет использования данного электронного билета. В этом билете указываются фамилия и имя пассажира. То есть электронная регистрация гарантирует, что билет будет использован определенным лицом. Однако следует учитывать, что электронные билеты принимаются к возмещению в совокупности с иными документами, подтверждающими нахождение работника в командировке (приказ на командирование, счет на проживание в гостинице и т.д.).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации предъявленный работником электронный билет в совокупности с другими обосновывающими расходы на командировочные цели документами является основанием для возмещения ему расходов по проезду к месту служебной командировки и сумма возмещения расходов по проезду до места командирования в пределах фактически произведенных расходов освобождается от подоходного налога.

Ситуация 6.  Возвратившись из служебной командировки в Берлин, руководитель организации в установленные сроки представил отчет с приложением документов, подтверждающих расходы на проезд в вагоне «СВ».

Командированному работнику по общему правилу расходы на проезд до места командирования и обратно возмещаются по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономкласса, на железнодорожном транспорте – «купе», на пассажирских судах – туристического класса) (абз. 2 ч. 1 подп. 11.1.1 п. 11 Ин­струкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115, далее – Инструкция № 115). Вместе с тем ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК установлено, что от подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации с учетом подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК сумма превышения стоимости билета в вагоне «СВ» над стоимостью билета в вагоне «купе» не является для работника его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

При возмещении расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно следует также учитывать, что:

– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно на автомобилях-такси подлежат обложению подоходным налогом.

Ситуация 7. Работник организации (находится в Боб­руйске) с 14.02.2018 г. направлен в командировку в Минск. В связи со срочностью работнику возмещены понесенные им расходы по проезду к месту командирования на такси.

От подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно (ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

Таким образом, доходы в виде возмещения нанимателем расходов работника по оплате проезда в пределах места служебной командировки автомобилем-такси подлежат обложению подоходным налогом;

– при непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством.

Ситуация 8. Работник организации (находится в Минске) по возвращении 15.03.2018 г. из служебной командировки в Барановичи представил авансовый отчет без документов, подтверждающих фактические расходы по оплате проезда на междугородном автобусе, в связи с их утерей.

Наниматель возместил расходы по проезду к месту командирования и обратно возместил работнику в размере минимальной стоимости проезда, рассчитанной исходя из рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами РБ и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса (подп. 4.1 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35, далее – Инструкция № 35).

В рассматриваемой ситуации возмещаемые работнику расходы по проезду до места командирования освобождаются от подоходного налога.

Ситуация 9. Работник организации по возвращении 16.03.2018 г. из служебной командировки в Смоленск представил авансовый отчет без документов, подтверждающих фактические расходы по оплате проезда, в связи с их утерей. При этом вместо оригинала проездного документа он представил справку организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку.

Расходы на проезд возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д. (п. 13 Инструкции № 115).

В рассматриваемой ситуации при наличии письменного подтверждения организации, выдавшей билет и осуществившей перевозку работника, направленного в служебную командировку, сумма возмещения расходов по проезду до места командирования в пределах фактически произведенных расходов освобождается от подоходного налога.

4. Расходы по найму жилого помещения фактически произведены и документально подтверждены.

Возмещенные расходы по найму жилого помещения освобождаются от подоходного налога независимо от того, превысили ли они установленные законодательством нормы. В таких случаях определяющим моментом для освобождения от подоходного налога является наличие документов, подтверждающих фактически понесенные расходы по найму жилья.

Ситуация 10. Сотрудник организации, прибывший в Минск из служебной командировки в Ригу, представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов по найму 13.03.2018 г. жилого помещения (счет из гостиницы). Согласно этому счету проживание в гостинице в сутки составило 115 EUR. Нанимателем принято решение о возмещении работнику всей указанной суммы.

Согласно постановлению Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7) предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки в Риге составляет до 70 EUR. Вместе с тем с учетом подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК сумма превышения норм оплаты по найму жилого помещения в размере 45 EUR (115 – 70) не является для работника его доходом, подлежащим обложению подоходным налогом.

При возмещении расходов по найму жилого помещения следует также учитывать, что при непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату этих расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством.

Ситуация 11. Работник организации (находится в Бресте) с 12 по 13 марта 2018 г. находился в служебной командировке в Белостоке. По возвращению из командировки он представил авансовый отчет, согласно которому сутки проживания в гостинице стоили 340 польских злотых (100 USD в эквиваленте). При этом документы, подтверждающие расходы на проживание (счет гостиницы), в связи с утерей он не представил.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством РБ, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом работникам коммерческих организаций и ИП оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем (п. 16 Инструкции № 115).

Таким образом, в случае непредставления командированным работником документов в оригинале (квитанции, счета, чеки и т.д.), подтверждающих расходы по проживанию в гостинице, наниматель вправе возместить ему расходы по найму жилого помещения только в пределах норм, определенных п. 16 Инструкции № 115.

Для Польши постановлением № 7 предельная норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки установлена в размере до 150 USD в сутки.

Таким образом, если работник организации не пред­ставил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то освобождению от подоходного налога подлежит лишь часть этой суммы в размере, установленном нанимателем, но не более 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Остальная сумма облагается подоходным налогом (при условии, что в установленные законодательством сроки в организацию не сданы неизрасходованные остатки этих сумм и нанимателем эта сумма не удержана с работника).

Ситуация 12. Согласно приказу руководителя организации (находится в Минске) работник с 1 по 2 марта 2018 г. был направлен в командировку в Оршу. Этому работнику до отъезда в командировку выдан денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения в размере 60 BYN (за одну ночь) и суточных в размере 14 BYN (по 7 BYN за каждый день командировки). По возвращении из командировки подтверждающие документы по найму жилого помещения работником не представлены.

Согласно подп. 4.1 и 4.2 п. 4 Инструкции № 35 командированному работнику возмещаются расходы:

– по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа;

– по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.2¹ п. 4 Инструкции № 35. Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании под­линных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством РБ при оказании услуг и расчетах за них.

Без представления подлинных документов, под­тверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

Постановлением Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, при служебных командировках, осуществляемых в пределах РБ, установлен в размере 2,50 BYN в сутки.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации излишне выплаченная сумма расходов по найму жилого помещения составила 57,50 BYN (60 – 2,50).

Поскольку указанная сумма превысила соответствующие нормы, установленные законодательством, эта признается доходом работника и подлежит обложению подоходным налогом (при условии, что работник в установленные сроки не возместит ее или она не будет удержана из его зарплаты).

5. Иные расходы на командировки, оплачиваемые (возмещаемые) в соответствии с законодательством и произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Наряду с расходами по проезду к месту командирования и обратно, по найму жилого помещения, суточными наниматель обязан возместить работнику иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (п. 4 ч. 2 ст. 95 ТК, подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35, п. 8 Инструкции № 115). Таким образом, если у работника возникла необходимость в таких расходах, следует получить разрешение нанимателя или известить его об уже произведенных необходимых расходах.

Ситуация 13. Сотрудник организации (находится в Витебске) в марте 2018 г. направлен в командировку в Брест. По возвращении он представил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах вместе с подтверждающими документами, включая документы по оплате проживания в гостинице и отдельный счет на оплату услуг по пользованию тренажерным залом в этой гостинице на сумму 10 BYN.

При служебных командировках в пределах РБ могут быть возмещены иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы по оплате: провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза; проезда транспортных средств по платным автодорогам; платных стоянок; услуг связи; стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей (подп. 4.6 п. 4 Ин­струкции № 35).

Перечень расходов, подлежащих возмещению командированному работнику при служебных командировках в пределах РБ, закрепленный в Инструкции № 35, является закрытым.

Поскольку нормами Инструкции № 35 не предусмотрено отдельное возмещение работнику расходов по оплате услуг по пользованию тренажерным залом в гостинице, стоимость тих услуг является доходом работника, подлежащим обложению подоходным налогом. С учетом того, что в рассматриваемой ситуации указанные расходы работника не связаны с выполнением им трудовых обязанностей, организация при исчислении подоходного налога вправе применить льготу, установленную подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК.

На основании подп. 1.19 п. 1 ст. 163 НК с учетом норм Указа Президента от 25.01.2018 № 29 «О налогообложении» от подоходного налога освобождаются доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей, в т.ч. в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением путевок, указанных в подп. 1.10¹ п. 1 ст. 163 НК), получаемые от:

– организаций и ИП, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в т.ч. пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у ИП, в размере, не превышающем 1847 BYN, от каждого источника в течение налогового периода (за исключением доходов, указанных в подп. 1.19¹ п. 1 ст. 163 НК);

– иных организаций и ИП, за исключением доходов, указанных в подп. 1.26 п. 1 ст. 163 НК, – в размере, не превышающем 122 BYN, от каждого источника в течение налогового периода.

Ситуация 14. По возвращении в марте 2018 г. из командировки в Литву на автотранспорте нанимателя работник представил в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах (авансовый отчет) в иностранной валюте с приложенными квитанциями, счетами по произведенным за границей расходам, в т.ч. по оплате за автостоянку.

При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя им выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за автостоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (ч. 3 п. 32 Инструкции № 115). Указанные затраты возмещаются по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (ч. 4 п. 32 Инструкции № 115).

В рассматриваемой ситуации работник оплатил стоянку служебного автомобиля за счет денежных средств, полученных под отчет на иные цели. При этом на платной автостоянке, оплаченной за счет средств организации, физическое лицо разместило не личный, а служебный автомобиль.

Следовательно, при представлении нанимателю отчета об израсходовании выданных под отчет на иные цели денежных средств и представления документов, подтверждающих фактическую оплату стоянки служебного автомобиля, стоимость такой стоянки не является доходом работника и не подлежит обложению подоходным налогом.

Ситуация 15. Работник организации по возвращении в марте 2018 г. из командировки в Могилев представил в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных сум­мах вместе с подтверждающими документами, включая счет гостиницы с включенной в него стоимостью завтрака.

Поскольку подп. 4.6 п. 4 Инструкции № 35 при направлении работника в командировку в пределах РБ предусмотрено возмещение работнику с разрешения или ведома нанимателя стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей, такие выплаты освобождаются от подоходного налога, если они были произведены с разрешения или ведома нанимателя.

Ситуация 16. Организация (находится в Минске), занимающаяся пошивом одежды, в марте 2018 г. направила своих работников в Киев для участия в качестве зрителей в показе модной одежды. В расходы организации помимо расходов по проезду, питанию и проживанию вошла также оплата стоимости билетов на посещение указанного мероприятия.

Пунктом 30 Инструкции № 115 определены порядок возмещения командированному работнику иных расходов и перечень иных расходов, подлежащих возмещению работнику. Так, к иным расходам относятся комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина РБ, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, а также расходы, предусмотренные в п.п. 31, 32 Инструкции № 115. Таким образом, стоимость входных билетов на подобное мероприятие в качестве расходов, обязательных к возмещению, Инструкцией № 115 не предусмотрена.

Вместе с тем, поскольку эти расходы напрямую связаны с целью служебной командировки и с деятельностью организации, они также могут быть возмещены работнику по решению нанимателя на основании оригиналов подтверждающих документов.

Отметим, что указанный порядок налогообложения, предусмотренный ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК, применяется и к выплатам организации членам органа управления, прибывающим (выезжающим) для участия в работе соответствующего органа управления этой организации, а также к указанным выплатам организации физическим лицам не по месту основной работы.

Ситуация 17. По решению общего собрания акционеров (ОАО находится в Гродно) в марте 2018 г. члену совета директоров, проживающему в Лиде (не является работником ОАО), на основании подтверждающих документов компенсированы затраты на проезд и проживание в связи с участием в заседаниях не по месту жительства.

В отношении указанной компенсации применяется освобождение от подоходного налога в соответствии с ч.ч. 3 и 4 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК.