Расходы на проезд при возвращении из командировки после установленного срока командировки

Работник направлен в служебную командировку в г. Москва с 28.10.2019 (понедельник) по 01.01.11.2019 (пятница) железнодорожным транспортом. Организация работает по графику пятидневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье. На 04.11.2019 (понедельник) работнику предоставлен отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам. Согласно авансовому отчету проезд из места командировки подтвержден железнодорожным билетом с выездом из г. Москва 04.11.2019 в 23-03 ч. и прибытием в Минск 05.11.2019 в 6-29 ч. Подлежит ли стоимость билета возмещению работнику и включению в затраты, учитываемые при налогообложении?

При направлении в служебные командировки работникам возмещаются расходы, порядок и размеры которых определяются Правительством РБ или уполномоченным им органом (п. 1 ч. 2, ч. 3 ст. 95 ТК¹). Порядок и размеры возмещения командировочных расходов как при командировании в пределах РБ, так и при командировании за границу установлены Положением № 176².

Так, согласно ч. 1 п. 5 данного документа наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:

– по проезду к месту командировки и обратно;

– по найму жилого помещения;

– за проживание вне места жительства (суточные);

– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При командировании за границу командированным работникам возмещаются расходы по проезду к месту командировки и обратно транспортом, которым работник направлен в командировку (абз. 2 ч. 1 подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176). При приобретении командированным работником проездных документов (билетов) самостоятельно расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются на основании подтверждающих документов (п. 10 Положения № 176). При отсутствии у работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения № 176).

Справочно: размер возмещения расходов по проезду при отсутствии подтверждающих проездных документов (билетов) составляет 2,55 руб. (25,5 руб.*0,1%, где 25,5 руб. – размер базовой величины).

Согласно ч. 3 п. 5 Положения № 176 в случаях нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом РБ нерабочими, в т.ч. при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются. Перечень случаев возмещения расходов по проезду является закрытым. Возмещение расходов по проезду в случае нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в дни отпуска законодательством не предусмотрено.

Исходя из вышеизложенного, т.к. командированный работник находился в г. Москва в личных целях не только в выходные дни (2 и 3 ноября), но и в день отпуска (4 ноября), указанные в вопросе расходы по проезду из места командировки возмещению работнику не подлежат.

Однако нанимателям дано право устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде (ч. 3 ст. 7 ТК). Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении или нанимателем размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций (ч. 4 ст. 95 ТК). В случае, если наниматель примет решение возместить работнику расходы на проезд из места командировки, то такие расходы не подлежат включению в состав затрат, учитываемых при налогообложении, т.к. относятся к выплатам физическим лицам, не предусмотренным законодательством (абз. 2 подп. 1.3 п. 1 ст. 173 НК3).

При непредставлении работником железнодорожного билета размер возмещения расходов по проезду составит 2,55 руб. Данная сумма подлежит включению в затраты, учитываемые при налогообложении, в составе нормируемых затрат как расходы на служебные командировки в пределах норм, установленных законодательством (подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК).

¹Трудовой кодекс (ТК).

²Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

³Налоговый кодекс (НК).