Работник прислал заявление об увольнении по электронной почте

Ситуация. С работником заключен трудовой договор на неопределенный срок. Работник направил нанимателю заявление об увольнении по электронной почте.

Должен ли наниматель рассмотреть заявление? Является ли данное заявление основанием для увольнения по желанию работника?

Наниматель при определенных условиях должен рассмотреть заявление, однако основанием для увольнения по желанию работника оно не является.

Согласно ч. 3 п. 209 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 30.04.2024) (далее – Инструкция № 4), прием и отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускаются по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать автора документа, если иное не установлено законодательством.

При пересылке по электронной почте документ в электронном виде прикрепляется в виде приложения (файла) к сообщению электронной почты (п. 214 Инструкции № 4).

Таким образом, законодательством в области делопроизводства допускается пересылка документов в электронном виде по электронной почте без использования ЭЦП в виде приложения (файла) к сообщению электронной почты.

Вместе с тем нормы трудового законодательства не позволяют считать заявление об увольнении по желанию работника поданным в надлежащей форме при его пересылке по электронной почте. В первую очередь следует учитывать, что согласно ч. 1 ст. 40 ТК работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом нанимателя письменно за один месяц. Таким образом, данная норма прямо указывает на необходимость подачи заявления об увольнении по желанию работника в письменной форме.

Кроме того, с 01.01.2024 ТК был дополнен ст. 29-1, определяющей условия совершения сторонами трудовых отношений действий в электронном виде. В соответствии с данной нормой предупреждение работника, получение от него согласия, ознакомление, в т.ч. под роспись, с локальными правовыми актами (ЛПА), приказами (распоряжениями) нанимателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, а также обращение работника к нанимателю и иные действия, предусмотренные ТК, кроме заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности, могут совершаться в электронном виде при условии, что программно-технические средства, используемые нанимателем, позволяют однозначно идентифицировать работника, а также с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП). Решение о совершении указанных действий в электронном виде и порядок их совершения устанавливаются ЛПА.

Таким образом, подача работником заявления об увольнении в электронном виде возможна при одновременном соблюдении следующих условий:

1) наниматель располагает программно-техническими средствами, позволяющими однозначно идентифицировать работника, либо возможностью коммуникации с работниками в электронной форме с использованием ЭЦП. При этом, по мнению автора, сообщение, полученное по электронной почте, не может рассматриваться как средство, позволяющее однозначно идентифицировать работника. В качестве такого средства может выступать подписание документов ЭЦП или их отправка после авторизации в системе электронного документо­оборота, применяемой нанимателем;

2) у нанимателя действует ЛПА, в котором отражено решение о совершении кадровых действий в электронном виде и установлен порядок их совершения. Если у нанимателя отсутствует такой ЛПА, то заявление об увольнении необходимо подавать в письменной форме. Заявление может быть подано работником лично либо направлено в адрес нанимателя посредством почтовой связи.

Вывод: заявление об увольнении, направленное работником по электронной почте, не может рассматриваться в качестве документа, на основании которого наниматель обязан уволить работника по его желанию.

Вместе с тем представляется целесообразным при получении от работника заявления об увольнении по электронной почте сообщить работнику, что данное заявление подано в ненадлежащей форме, и разъяснить правильный порядок подачи заявления (в письменной форме либо с использованием программно-технических средств в случае их применения у нанимателя).

При получении документов в электронном виде проверяются наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, соответствие установленным форматам, отсутствие компьютерных вирусов. При получении документов в электронном виде, подписанных ЭЦП, дополнительно проверяется их целостность и подлинность (п. 210 Инструкции № 4).

В рассматриваемой ситуации, несмотря на то, что заявление об увольнении при его подаче по электронной почте не может расцениваться как основание увольнения по желанию работника, нанимателю не рекомендуется игнорировать такое заявление. Вначале следует проверить письмо на предмет соответствия условиям, перечисленным в п. 210 Инструкции № 4 (возможность воспроизведения файла, отсутствие компьютерных вирусов и др.). При отрицательном результате проверки работнику необходимо сообщить об отказе в приеме заявления. При положительном результате проверки заявление необходимо принять и зарегистрировать, после чего сообщить работнику об отказе в увольнении и разъяснить порядок подачи заявления об увольнении по желанию работника.