Работник поменял фамилию: действия нанимателя

Работник организации сменил фамилию, в результате чего у нанимателя возникли вопросы.

 

1. Необходимо ли вносить сведения об изменении фамилии в документы о трудовой деятельности?

При изменении фамилии, собственного имени, отчества у работника необходимо внести новые, в первую очередь, в кадровые, а затем в бухгалтерские документы. Измененные данные вносятся на основании документов, удостоверяющих лич­ность.

Работник обязан:

1. В течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность (паспорта), с измененными анкетными данными предъявить его работодателю (п. 14 Правил № 837¹).

2. Написать заявление и предъявить нанимателю паспорт для подтверждения факта изменения фамилии.

Образец заявления

 

Бухгалтерия                 Директору                 ООО«ХХХХ»                                  Кондратьеву  О.В.

ЗАЯВЛЕНИЕ 

 05.07.2019

В  связи с замужеством и сменой девичьей фами­лии прошу изменить в документах­ ­ООО­ «ХХХХ» фамилию Зайцева на фамилию Иванова с 26.06.2019.

Приложение: 1.  Копия паспорта на 1 л. в 1 экз.

2. Копия свидетельства о браке на 1 л. в 1 экз.

Бухгалтер 1 категории   Подпись   А.К. Иванова

Главный бухгалтер          Подпись    А.Б. Сидорова

05.07.2019.

 

Наниматель обязан:

 

1. Издать приказ.

На основании заявления и представленных документов наниматель издает приказ.

Образец приказа

 

Общество с ограниченной

ответственностью «ХХХХ»

 

ПРИКАЗ

05.07.2019   № 86-к

г. Минск

Об изменении фамилии

В связи с изменением фамилии

ИЗМЕНИТЬ:

     в документах ООО «ХХХХ» фамилию Зайцевой Анны Кузьминичны, бухгалтера 1 категории, на фамилию ИВАНОВА с 26.06.2019.

Основание: 1. Заявление Ивановой А.К. от 05.07.2019.

2. Копия паспорта МС ЧЧЧЧЧЧЧЧЧ

 

Директор      Подпись               О.В. Кондратьев

Начальник
юридического
отдела            Подпись              В.В.Игнатьев

05.07.2019.

С приказом ознакомлена  Подпись  А.К. Иванова

                        05.07.2019

 

На основании приказа нанимателю следует внести изменения в следующие документы:

– личное дело;

– трудовая книжка;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

– трудовой договор (контракт);

– личная карточка;

– лицевой счет по заработной плате;

– уведомляются соответствующие организации. Например, согласно ч. 2 п. 14 Правил № 837 индивидуального учета изменения в данных о работнике представляются в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней.

 

2. Поменять страховое свидетельство.

Работнику необходимо оформить новое страховое свидетельство государственного социального страхования по форме ПУ-4, установленной в приложении 4 к Правилам № 837.

 Для этого работодатель заполняет форму ПУ-1 (тип формы – изменение анкетных данных) (приложение 1 к Правилам № 837) в течение 5 рабочих дней со дня предъявления застрахованным лицом работодателю документа, удостоверяющего лич­ность, подтверждающего факт изменения анкетных данных (п. 14 Правил № 837), с целью последующего внесения в индивидуальный лицевой счет новых анкетных данных, содержащихся в свидетельстве социального страхования.

При этом ранее выданное застрахованному лицу свидетельство социального страхования подлежит возврату в орган ФСЗН и уничтожению в порядке и сроки, установленные ФСЗН (п. 27 Правил № 837).

 

3. Внести изменения в трудовую книжку.

Изменения записей о работнике (о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, квалификации, специальности), содержащихся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (ч. 1 п. 51 Инструкции о трудовых книжках²).

Справочно: последним местом работы для работающего лица является его текущий наниматель, для неработающего – наниматель, у которого данное лицо трудилось до увольнения.

 

4. Внести изменения в личное дело.

В личное дело работника при изменении фамилии нужно внести следующие изменения:

– старая фамилия работника на обложке личного дела заключается в скобки, а новая записывается над ней (ч. 2 п.18 Инструкции № 2³);

– вкладывается копия (выписка) приказа об изменении фамилии (п. 8 Инструкции № 2).

Справочно: документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 Инструкции № 2).

На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

 

5. Внести изменения в контракт.

Трудовой договор должен содержать в качестве обязательных следующие сведения и условия:

1) данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор;

2) место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу;

3) трудовая функция (работа по одной или не­скольким профессиям, специальностям, долж­ностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам, утверждаемым в порядке, определяемом Правительством РБ;

4) основные права и обязанности работника и нанимателя;

5) срок трудового договора (для срочных трудовых договоров);

6) режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных у нанимателя);

7) условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки (оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Так как трудовой договор должен содержать в качестве обязательных условий данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор следовательно, нанимателю необходимо внести изменения в трудовой договор (контракт) работника путем заключения дополнительного соглашения, во избежание расхождения сведений о личных данных работника и других документах организации (ст. 19 ТК).

 

2. Необходимо ли вносить сведения об изменении фамилии в бухгалтерские документы по начислению заработной платы?

Бухгалтером на основании приказа по организации производится изменение фамилии работника в лицевом счете по заработной плате путем зачеркивания старой фамилии и внесения новой.

---

¹Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утв. постановлением Совмина от 08.07.1997 № 837 (далее  –  Правила № 837).

²Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40.

³Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Сов­мине от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).